Version 2022-01

Versionsnummer	2022-01
Releasedatum	20.01.2022

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen in ForumOSM Version 2022-01 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumOSM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support

Verbesserungen in ForumOSM

Klassifizierung Leistungen

Quick-Checks an der Klassifizierung einer Leistung können nun aus verknüpften Verträgen kopiert werden. Diese Option steht in der Klassifizierung im Reiter Quick-Check über die Schaltfläche Quick-Check kopieren von... zur Verfügung.

Abbildung: Kopieren einer Klassifizierung im Reiter Quick-Check

Im nachfolgenden Arbeitsschritt bekommen Sie alle verknüpften Verträge angezeigt und bestätigen Ihre Wahl mit dem Setzen des Hakens in der Checkbox⁽²⁾ und schließen den Vorgang mit der Schaltfläche Übernehmen⁽³⁾ ab. Falls viele Verträge zur Auswahl stehen, besteht über das Suchfeld⁽¹⁾ die Möglichkeit durch die Eingabe des Vertragsnamens die Suche zu vereinfachen.

Abbildung: Wahl des verknüpften Vertrages

Erweiterte Risikoanalyse

Zur erweiterten Bewertung des Schadenspotentials wurde in den Einstellungen ein zusätzlicher Bereich geschaffen.

Nach Aktivierung und expliziter Freigabe des Bereichs, ist eine erweiterte Risikoanalyse gemäß der vorgenommenen Einstellungen möglich.

Abbildung: Erweiterte Bewertung Schadenspotential

Abbildung: Aktivierung erweiterte Risikoanalyse

Checklisten

In den Checklisten im Reiter der Klassifizierung wurde der Bezug zum BVR (Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken) entfernt. Die aktuelle Checkliste Risikoanalyse zur Bestimmungen der Wesentlichkeit einer Auslagerung wird Ihnen durch ein Vorschlagsupdate in der 4. Kalenderwoche zur Verfügung gestellt.

Abbildung: Wegfall des Bezuges zum BVR

Auslagerungsregister

Das Auslagerungsregister wurde um drei zusätzliche Felder an der Leistung ergänzt (TZ 55k - geplantes Budget, TZ 54h - Spezifische Art der Cloud-Daten und TZ 54h - Standort der Cloud-Daten). Eine Eingabemöglichkeit für diese Daten wurde mit diesem Update geschaffen.

Notfallkonzepte

ForumOSM Nutzer, welche die Anwendung ForumBCM ebenso im Einsatz haben und Notfallkonzepte an Dienstleistern in ForumBCM hinterlegen, bekommen diese auch im Auslagerungsmanagement angezeigt.

Abbildung: Dienstleister - Reiter Notfallkonzept

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite 2022-01

Allgemein

Änderungshistorie

Der Einstieg in die Änderungshistorie erfolgt über das i in der Titelleiste des Objektes, den Informationen zum aktuellen Objekt im Reiter Änderungshistorie. Wählen Sie ein entsprechendes Datum aus, um sich den Bearbeitungsstand entsprechend anzeigen zu lassen.

Abbildung: Einstieg in die Änderungshistorie

Sie wechseln nun in die historische Ansicht und bekommen dies durch eine Hinweismeldung im oberen Teil der Ansicht angezeigt. Über die Schaltfläche Rückkehr zur normalen Ansicht verlassen Sie die historische Ansicht.

In der Einzelansicht bekommen Sie nun den Bearbeitungsstand des gewählten Zeitstempels angezeigt. Angaben zum gewählten Zeitstempel werden im Hinweisbalken^{(1) (2)} zur historischen Ansicht und unterhalb der Titelleiste⁽³⁾ angezeigt. Die Ansicht des Datenstandes entspricht dem angezeigtem Zeitstempel.

Abbildung: Änderungshistorie Einzelansicht

Die Ansicht verlassen Sie über die Schaltfläche Schließen im unteren linken Teil oder über die Schaltfläche Rückkehr zur normalen Ansicht im gelben Hinweisbalken.

Verlassen Sie die Ansicht über die Schaltfläche Schließen, wird die Archivansicht geschlossen, aber dennoch befinden Sie sich noch in der historischen Ansicht und eine Bearbeitung von Objekten ist nicht möglich.

Über die Schaltfläche Rückkehr zur normalen Ansicht in der Hinweismeldung unter der Menüleiste der Anwendung verlassen Sie die historische Ansicht, laden die Seite neu und können die Arbeit im Tool fortsetzen. Ein entsprechender Hinweis wird Ihnen angezeigt und muss durch die Schaltfläche Neu laden bestätigt werden.

Abbildung: Historische Ansicht verlassen

Vergleich zweier Versionen eines Dokumentes in der Änderungshistorie

Es wurde ein visueller Vergleich zweier unterschiedlicher Bearbeitungsstände eines Objektes implementiert. Diese Funktion ist über die Informationen zum aktuellen Objekt im Reiter Änderungshistorie möglich.

Abbildung: Informationen zum Objekt - Änderungshistorie

Sie wählen die beiden zu vergleichenden Versionen über das Setzen der Haken in den Checkboxen und bestätigen Ihre Wahl über die Schaltfläche Ausgewählte Versionen vergleichen.

Sie wechseln nun in die historische Ansicht und bekommen dies durch eine Hinweismeldung⁽¹⁾ im oberen Teil der Ansicht angezeigt. Über die Schaltfläche Rückkehr zur normalen Ansicht verlassen Sie die historische Ansicht.

Vom gewählten Objekt bekommen Sie nun beide zu vergleichenden Versionen angezeigt, wobei auf der linken Seite stets die ältere Version einzusehen ist. Unterhalb der Titelleiste⁽²⁾ werden Ihnen die Versionsnummern angezeigt sowie den Datums- und Zeitstempel der letzten Versionsbearbeitung. Die Revisionen geben Ihnen Auskunft zur Anzahl der Freigaben des Objektes. Die Änderungen der zu beiden Versionen werden Ihnen farblich hervorgehoben⁽³⁾. Diese Auswahl ist standardmäßig aktiv und kann über die Checkbox abgewählt werden.

Abbildung: ergleich zweier Versionen eines Dokumentes in der Änderungshistorie

Die Ansicht verlassen Sie über die Schaltfläche Schließen im unteren linken Teil oder über die Schaltfläche Rückkehr zur normalen Ansicht.

Verlassen Sie die Ansicht über die Schaltfläche Schließen, wird die Vergleichsansicht geschlossen, aber dennoch befinden Sie sich noch in der historischen Ansicht und eine Bearbeitung von Objekten ist nicht möglich.

Über die Schaltfläche Rückkehr zur normalen Ansicht in der Hinweismeldung unter der Menüleiste der Anwendung verlassen Sie die historische Ansicht, laden die Seite neu und können die Arbeit im Tool fortsetzen. Ein entsprechender Hinweis wird Ihnen angezeigt und muss durch die Schaltfläche Neu laden bestätigt werden.

Abbildung: Historische Ansicht verlassen

Hinweise zur weiteren Arbeit in der historischen Ansicht

Wechseln Sie innerhalb der historische Ansicht in einen anderen Menüpunkt, kann Ihnen in einzelnen Bereichen zusätzlich der Hinweis angezeigt werden, dass die historische Ansicht in diesem Bereich nicht unterstützt wird.

Abbildung: Hinweis auf nicht unterstützte historische Ansicht im Bereich der Abweichungen in ForumISM

Die betroffenen Bereiche sind:

ForumISM	ForumBCM	ForumOSM	ForumDSM	ForumNSR	ForumCMS
Konfiguration Einstellungen Benutzerverwaltung Aufgabencockpit Auswertung „letzte Änderungen" Kalender-Übersichten Bedrohungscockpit Abweichungen (im Menüpunkt Schutzbedarf) berichtsrelevantes Reporting Gap-Risiken Max. Schutzbedarf aus Prozessen (in Schutzobjekten im Reiter Schutzniveau) Abweichungen (in Schutzobjekten im Reiter Schutzniveau)	Konfiguration Einstellungen Benutzerverwaltung Aufgabencockpit Auswertung „letzte Änderungen" Kalender-Übersichten Übungscockpit Druckversion des Notfallhandbuches	Konfiguration Einstellungen Benutzerverwaltung Aufgabencockpit Auswertung „letzte Änderungen" Kalender-Übersichten Auslagerungsregister	Konfiguration Einstellungen Benutzerverwaltung Aufgabencockpit Auswertung „letzte Änderungen" Kalender-Übersichten berichtsrelevantes Reporting Druckversion vom Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten	Konfiguration Einstellungen Benutzerverwaltung Aufgabencockpit Auswertung „letzte Änderungen" Kalender-Übersichten Übersichten zum Reifegrad Startseite -> Bereich "Kataloge"	Konfiguration Einstellungen Benutzerverwaltung Aufgabencockpit Auswertung „letzte Änderungen" Kalender-Übersichten Kontroll-Cockpit

In den genannten Bereichen ist weiterhin eine Bearbeitung möglich, zum Beispiel das Erstellen eines Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten in ForumDSM. Eine Bearbeitung sollte trotz der bestehenden Möglichkeiten aus der Historischen Ansicht heraus nicht vorgenommen werden. Bitte kehren Sie über die Schaltfläche Rückkehr zur normalen Ansicht in die normale Ansicht zurück.

Die historische Ansicht in den Sollmaßnahmenprofilen in ForumISM und in dem SLA-Monitoring in ForumOSM steht mit diesem Release noch nicht zur Verfügung und wird im kommenden Jahr in den betreffenden Anwendungen bereit stehen.

In der historischen Ansicht werden Ihnen folgende Hinweise in der Statuszeile zum betreffenden Objekt nicht angezeigt:

Hinweis „zur aktuellen Version"
Hinweis „zur letzten freigegebenen Version"
Hinweis „Der Vorschlag für dieses Objekt wurde aktualisiert."
Hinweise zu Workflowdokumenten (Workflows werden auch nicht im unteren Teil der Aufgaben, Workflows und Anhänge angezeigt)

Abbildung: Beispiele zu möglichen Hinweisen in der Statuszeile, die nicht angezeigt werden

Volltextsuche

Die überarbeitete Volltextsuche ist über das Symbol der Lupe rechts neben dem Benutzerprofile zu aktivieren. Es ist möglich, Suchbegriffe mit Verknüpfung der Suchbegriffe mit ODER (sonst UND), in historischen Ständen und/oder in archivierten Objekten zu suchen Im nachfolgenden Beispiel wurde in der Anwendung ForumBCM mit dem Suchbegriff nuk zusätzlich in archivierten (also auch gelöschten) Objekten gesucht. Die Suche kann durch die Funktionstaste Enter oder über die Schaltfläche Suchen begonnen werden.

Abbildung: Volltextsuche

Wenn keine der drei Optionen gewählt wurde, wird nur in den aktuellen Objekten nach dem eingegebenen Begriff bzw. Begriffen gesucht. Wird eine Option gewählt, werden diese Ergebnisse zusätzlich mit ausgegeben.

Erweiterte Risikoanalyse

Zur erweiterten Bewertung des Schadenspotentials wurde in den Einstellungen ein zusätzlicher Bereich geschaffen. Nach Aktivierung und expliziter Freigabe des Bereichs ist eine erweiterte Risikoanalyse gemäß der vorgenommenen Einstellungen möglich.

Abbildung: Erweiterte Risikoanalyse

Objektspezifische Berechtigung

Der Dialog zur Erstellung und Bearbeitung von objektspezifischen Berechtigungen wurde um einen deutlichen Hinweis auf mögliche Folgen ergänzt und die Bearbeitung durch Verantwortliche mit Leser-Rechten unterbunden.

Abbildung: Hinweis auf objektspezifische Berechtigung

Nachträgliche Verknüpfung mit Vorschlägen für alle Objekte möglich

Es ist nun in der ForumSuite möglich, beliebige Objekte aus den Vorschlägen nachträglich mit bereits manuell erstellten Objekten im Produktivbereich über die Schaltfläche Vorschlag verknüpfen zu verknüpfen. Für einige Objekte wie z. Bsp. Risiken und Notfallpläne (in ForumBCM) war das bislang noch nicht möglich.

Abbildung: Nachträgliche Verknüpfung mit Vorschlägen - Notfallplänen

IBM/HCL Domino Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die HCL Domino Plattform betreffen.

In der Domino Plattform wurde die Möglichkeit geschaffen, Vorschläge in Form von ZIP-Dateien direkt über das Frontend einzuspielen. Die Funktionalität steht zunächst nur in ForumCMS zur Verfügung.

Java Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die Java Plattform betreffen.

In der Java Plattform ist die Anmeldung auch für Systemnutzer aus der FORUM Suite ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung beim Nutzernamen möglich.

Fehlerbehebung in ForumOSM

Bei fälligen Überwachungen per Checkliste wird die E-Mail zur Erinnerung jetzt auch dann erzeugt, wenn der zuständige Sachbearbeiter nicht direkt aus der zugehörigen Leistung ermittelt werden kann, sondern nur indirekt aus dem verknüpften Dienstleister.
Bisher wurden, wenn zu einer Leistung mehrere Überwachungen per Checkliste angelegt waren und hierfür unterschiedliche Verantwortliche zuständig waren, diese Verantwortlichen an alle Überwachungen der Leistung erinnert, auch an solche, für die sie nicht zuständig waren. Jetzt erhält der Verantwortliche in der E-Mail nur noch diejenigen Überwachungen angezeigt, für die er selbst zuständig ist.
Der Menüpunkt zur Ausgabe des EBA-Auslagerungsregisters steht jetzt nur noch dann zur Verfügung, wenn der entsprechende Funktionsbereich in den Einstellungen auch tatsächlich aktiviert wurde.

Fehlerbehebungen in der ForumSuite 2022-01

Allgemein

Wird eine Vorlage zum Workflow mit der Funktion "Bearbeitung blockieren" angelegt, dann wird beim Auswählen des Vorschlags die Aktivierung der "Bearbeitung blockieren" nicht wieder entfernt. Dieser Fehler ist behoben.
Ein Fehler in der Ansicht Benachrichtigungen wurde behoben, welcher das Anlegen neuer Benachrichtigungen ermöglichte. Es handelt sich in dieser Übersicht um eine reine Ansicht
Im Aufgabencockpit wird das Fälligkeitsdatum für erledigte Aufgaben nicht mehr rot hervorgehoben, wenn dieses in der Vergangenheit liegt.
Ein Fehler beim Löschen von Aufgaben ohne Bezugsobjekte konnten behoben werden.
Bei der Erzeugung von Reports zu berichtsrelevanten Objekten wurde ein Problem in Bezug auf die Datumsselektion behoben.
Ein Problem bei Migration von ForumISM (Notes) in Zusammenhang mit fehlerhaften Anhängen wurde behoben.

PDF-Ausgabe

Ein Problem bei der PDF-Ausgabe in Zusammenhang mit nicht verarbeitbaren CSS-Attributen in HTML-Inhalten wurde behoben.
Bei der PDF-Ausgabe wurde ein Fehler beseitigt, der dazu führte, dass offene Aufgaben von Objekten nicht mehr ausgegeben werden konnten.
Verschiedene Probleme bei der detaillierten PDF-Ausgabe in Zusammenhang mit der Darstellung von Gruppen wurden korrigiert.

IBM/HCL Domino Plattform

In der Domino Plattform wurde ein weiterer Workaround für ein immer noch bestehendes Problem beim Auslesen der Versionsnummer im Backend in Zusammenhang mit dem Betrieb von Drittanwendungen auf dem selben Domino-Server implementiert.

Java Plattform

Ein Problem im Zusammenhang mit dem Einspielen von Vorschlägen in der Java Plattform nach vorherigem Import von Daten aus der Domino Plattform wurde behoben.
Eine Problem bei der Volltextsuche in der Java Plattform wurde behoben und die Suchmöglichkeiten durch eine zusätzliche Parametrisierung in beiden Plattformen verbessert.
Ein Problem bei der Authentifizierung über Active Directory wurde behoben: Sofern ein Server nicht erreichbar ist, wird der nächste angegebene Server bzw. Authentifizierungsmechanismus versucht anstatt dass der Vorgang komplett abbricht.