Version 1.2.0

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen in ForumOSM Version 1.2.0 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumOSM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Neue Funktionen und Verbesserungen in ForumOSM

Umbenennungen Auslagerung

Die bisherigen Auslagerungen wurden in Leistungen umbenannt, da es sich nicht bei allen Dienstleistungen auch tatsächlich um Auslagerungen im engeren Sinne handelt.

Abbildung: Ansicht Startseite in ForumOSM

Die bisherige Risikoanalyse wurde in Klassifizierung umbenannt und beinhaltet nun – neben der eigentlichen Checkliste zur Risikoanalyse – eine Reihe weiterer Checklisten (Quick-Check, Prüfung Zulässigkeit, Analyse sonstiger IT-Fremdbezug) zur umfassenden Bewertung der Dienstleistung.

Abbildung: Ansicht Klassifizierung

Bewertung einer Leistung (ehemals Auslagerung)

Im Reiter Bewertung stehen überarbeitete und neue Checklisten zur Erstbewertung sowie der Strategische Überlegungen zum Outsourcing (BVR) zur Verfügung. Die Checkliste „Strategische Überlegungen“ setzt sich detailliert mit dem Auslagerungssachverhalt und dem Dienstleister auseinander. Sie kann als Entscheidungsgrundlage herangezogen werden.

Abbildung: Ansicht der neuen Checklisten

Erweiterte Checklisten in der Klassifizierung (ehemals Risikoanalyse)

Neue Checklisten in der Klassifizierung erleichtern die Einstufung zur Art der Leistung.  Wird keine direkte Bewertung vorgenommen, werden weitere vier Reiter (Quick-Check, Zulässigkeit, Sonstiger IT-Fremdbezug und Risikoanalyse) in der Klassifizierung angezeigt.

Abbildung: Checklisten in den Klassifizierungen

Für Dienstleistungen wurde ein Quick-Check implementiert, um die Klassifizierung zu erleichtern. Der Quick-Check kann auch zur Bewertung von Verträgen genutzt werden. Die Zulässigkeit der Auslagerung gemäß MaRisk kann im Reiter Zulässigkeit  geprüft werden. Ebenso steht eine neue Checkliste zur Risikobewertung bei sonstigem Fremdbezug von IT-Dienstleistungen (BVR) im Rahmen der Klassifizierung von Leistungen zur Verfügung.

Im letzten Reiter der Checks können Sie die Risikoanalyse zur Bestimmung der Wesentlichkeit von Auslagerungen (BVR) durchführen. Mit der Risikoanalyse erfüllen Sie die Anforderungen der MaRisk AT 9 Tz. 2 und legen eigenverantwortlich fest, welche Auslagerungen von Aktivitäten und Prozessen unter Risikogesichtspunkten wesentlich sind.

An den jeweiligen Checklisten stehen Ihnen umfangreiche Hilfetexte zur Verfügung, welche Sie über die Schaltfläche ?  öffnen können.

Abbildung: Hilfetsext an der Entscheidungsschema zum sonstigen Fremdbezug von IT-Dienstleistungen gemäß BAIT (BVR)

Cockpit für Überwachungen mittels Checkliste

Für die Überwachung von Auslagerungen per Checkliste wurde ein eigenes Cockpit implementiert. In dieser Übersicht können Sie Ihre Überwachungen prüfen und überwachen, um ständig einen Überblick über die Qualität der Überwachungen zu haben.

Kategorien können über die Dreiecksymbole links neben der Bezeichnung auf- und zugeklappt werden. Um alle Kategorien auf- bzw. zuzuklappen nutzen Sie die Symbole + bzw. - im Bereich rechts oberhalb der Tabelle.

Abbildung: Neues Cockpit zur Überwachung mittels Checkliste

Aufgabencockpit

Unter dem Menüpunkt Verwaltung wurde das  Aufgabencockpit hinzugefügt. Dem angemeldeten Nutzer werden hier unterteilt in Reitern seine offenen Aufgaben, offenen Workflows und offenen Überwachungen angezeigt.

Abbildung: Ansicht Aufgabencockpit

Zusätzliche Felder an den Verträgen und Leistungsscheinen

Das Erfassen von Zeiträumen ist deutlich erweitert wurden. Die Vertragsverlängerung kann hinterlegt werden. Aus der Vertragslaufzeit berechnet sich das Vertragsende und der hinterlegten Kündigungsfrist wird der späteste Kündigungszeitpunkt berechnet und angegeben. Zusätzlich stehen verschieden Auswahlmöglichkeiten für die Kündigung zum Laufzeitende, Jahresende, Quartalsende sowie dem Monatsende zur Verfügung.

Verantwortliche von Verträgen werden nun vor einer Verlängerung der Laufzeit über ein bevorstehendes Auslaufen der Kündigungsfrist benachrichtigt.

An Verträgen und Leistungsscheinen können nun einmalige und laufende Kosten erfasst werden.

Abbildung: Erfassen von einmaligen und laufenden Kosten an Verträgen

Als weitere Vertragstypen wurde „Sonstiger Vertrag" und „Partnervertrag“ der Auswahl hinzugefügt.

Im Reiter der Vertragsprüfung haben Sie die Möglichkeit einen Quick-Check zum Auslagerungsmanagement durchzuführen sowie die Checkliste zur Vertragsprüfung nach MaRisk zu nutzen.

Abbildung: Reiter Vertragsprüfung und den Checklisten

Neben den bekannten Schaltflächen in ForumOSM gibt es beim Anlegen eines Leistungsscheines nun die„Neu“-Schaltflächen aktiv und inaktiv.

Schaltfläche	Bezeichnung
	Der Vertrag wird aktiv. Beispiel: Nach Überprüfung der Vertragsdaten wird er von den Vertragspartnern unterzeichnet und in ForumOSM aktiviert.
	Der Vertrag wird inaktiv. Beispiel: In ForumOSM können bereits inaktive Verträge aus der Vergangenheit angelegt und dokumentiert werden

Den jeweiligen Status des Leistungsscheines wird deutlich sichtbar in einer eigenen Statusleiste⁽¹⁾ unterhalb der Titelseite angezeigt und in der Übersichtsseite der Leistungsscheine.

Abbildung: Beispiel Statusanzeige eines freigegebenen und aktiven Leistungsscheines

Die Relevanz Felder, wie es sie bereits an der Leistung (ehemals Auslagerung) gibt, sind nun auch am Vertrag verfügbar.

Abbildung: Relevanzen am Vertrag

Weiterverlagerungen anlegen

An einer Auslagerung kann nun eine Weiterverlagerung direkt angelegt werden.

Abbildung: Anlegen einer Weiterverlagerung an einer Auslagerung

Menüpunkt Auswertung verschoben

Der Menüeintrag "Auswertung" von ehemals Verwaltung ist jetzt unter Reporting zu finden.

Neue Auswertungen

Für Nutzer, welche stark dezentral mit der Software ForumOSM arbeiten, wurde eine Auswertungsmöglichkeit für die nicht freigegebenen bzw. seit langer Zeit freigegebenen aber nicht überarbeiteten Objekte hinzugefügt.

Eine neue Auswertung für Leistungen ohne direkte Dienstleister und und Weiterverlagerungen nach MaRisk wurde ebenfalls implementiert.

Die Auswertungsansicht „Wesentliche Auslagerungen und Weiterverlagerungen“ wurde auch neu hinzugefügt. Dafür ist die Ansicht „Auslagerungen mit Weiterverlagerungen“ entfallen.

Leistungen nach Beginn können ebenso neu ausgewertet werden.

Abbildung: Neue Auswertungen in ForumOSM

Im Reiter der Verträge wurde die Ansicht um die Aufnahme der Vertragsnummer der Verträge in einer Übersicht erweitert.

Der neue Bereich Relevanzen in den Auswertung prüft die Relevanzen unabhängig von Vertrag oder Leistung. Dem Nutzer wird so ein Gesamtüberblick über die Relevanzen an allen Leistungen und allen Verträgen ermöglicht.

Duplizieren von SLAs

Am Leistungsschein kann ein SLA, welches bereits an einem anderen Leistungsschein verwendet wird, über die Schaltfläche SLAs duplizieren dupliziert werden. Über eine anschließend angezeigte Dropdown-Liste kann die Auswahl eines oder mehrerer SLAs erfolgen.

Abbildung: Duplizieren von SLAs

Weitere Möglichkeit zum Anlegen von SLAs

In einer Leistung können SLAs nun direkt in der Übersicht für Verträge und Leistungsscheine erzeugt werden. Dies ist auch aus dem Lesemodus möglich.

Abbildung: Anlegen eines SLAs direkt aus dem Lesemodus im Reiter Verträge

SLA Monitoring

Im SLA-Monitoring werden inaktive und gekündigte Verträge und Leistungsscheine in der Anzeige nicht berücksichtigt.

Weitere Umbenennungen

An einer Leistung (ehemals Auslagerung) wurde  im Register "Bewertung" in der Gruppe "Relevanz"  noch "Auftragsdatenverarbeitung" verwendet. Dies wurde entsprechend abgeändert.

In der Übersicht der Leistungen wurde die Bezeichnung Ergebnisse der Risikoanalyse in Klassifizierung umbenannt.

Benachrichtigung bei Vertragsverlängerung und fälligen Überwachungen

Zu den bekannten Benachrichtigungen von Aufgaben oder Workflows, besteht nun die Möglichkeit der Benachrichtigung zu Vertragsverlängerung und fälligen Überwachungen. Entsprechend Ihrer Einstellung beim Vorlauf von X Tagen, bekommen Sie bei einer anstehenden Vertragsverlängerung X Tage vor dem spätesten Kündigungszeitpunkt eine Benachrichtigung.

Abbildung: Einstellungen bei Benachrichtigung bei Vertragsverlängerung und Überwachungen

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite V1.4.0

Erweiterte Zeiterfassung

Das Erfassen von Zeiträumen ist deutlich erweitert wurden. Die Vertragsverlängerung kann hinterlegt werden. Aus der Vertragslaufzeit berechnet sich das Vertragsende und der hinterlegten Kündigungsfrist wird der späteste Kündigungszeitpunkt berechnet und angegeben. Zusätzlich stehen verschieden Auswahlmöglichkeiten für die Kündigung zum Laufzeitende, Jahresende, Quartalsende sowie dem Monatsende zur Verfügung.

Abbildung: Laufzeit bei der Vertragserfassung

Aufgabencockpit

Unter dem Menüpunkt Verwaltung wurde das  Aufgabencockpit hinzugefügt. Dem angemeldeten Nutzer werden hier unterteilt in Reitern seine offenen Aufgaben und offenen Workflows angezeigt.

Abbildung: Ansicht Aufgabencockpit

Vorschlagsmodus

Im Vorschlagsmodus wurde ein Hinweis hinzugefügt, dass es sich bei den angezeigten Modellen um Vorschläge handelt, welche angepasst werden müssen.

Abbildung: Hinweis im Vorschlagsmodus

Ritchtext-Editor

Die Version des integrierten Richtext-Editors wurde angehoben, um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern.

Informationen auf der „Über“-Seite

Die Informationen auf der „Über“-Seite wurde aufgrund der Sitzverlegung nach Dresden entsprechend angepasst.

Umleitung auf korrekte Zielseite für externe Links für nicht angemeldete Nutzer

Ein nicht angemeldeter Nutzer der ForumSuite erhält einen Link (z.B. in einer E-Mail) auf ein bestimmtes Zielobjekt in der ForumSuite. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt der Nutzer nun zum gewünschtem Zielobjekt und nicht mehr auf der Startseite der ForumSuite. Zur manuellen Anpassung eines Links für eine gewünschte „Zielseite“ lesen Sie bitte weitere Informationen in unsere FAQ.

Hinweistext bei nicht erfasster Checkliste im Lesemodus

Hinweistexte zeigen nun im Lesemodus dem Nutzer an, dass eine zur Verfügung stehende Checkliste noch nicht übernommen bzw. bearbeitet wurde.

Abbildung: Hinweistext bei nicht erfasster Checkliste im Lesemodus

Steht am Objekt nur eine Checkliste zur Auswahl, steht keine Auswahlliste mehr zur Verfügung, da von Seiten des Anwenders kein Handlungsbedarf zur Auswahl besteht. Somit gelangt man direkt zur gewünschten Checkliste.

Abbildung: Es steht nur eine Checkliste zur Verfügung

Unternehmensspezifische Anpassung von Vorschlägen

Sollten Daten in der Anwendung aus Vorschlägen kommen und noch nicht bearbeitet sein, bekommen Sie nachfolgenden Hinweis zur unternehmensspezifischen Anpassung angezeigt. Der Hinweis wird erst ausgeblendet, wenn Sie über die Schaltfläche Prüfung der Daten bestätigen die Prüfung bestätigt haben.

Abbildung: Unternehmensspezifische Anpassung von Vorschlägen

Umbenennung in der Verantwortung

In der Maske Verantwortung wurde die bisherige Bezeichnung „Vertreter“ in „Weitere Verantwortliche“ geändert.

Abbildung: Umbenennung in der Verantwortung

Durch die oben benannte Umbenennung erfolgte eine Anpassung in der Konfiguration der Benachrichtigung. „Vertreter nicht benachrichtigen“ wurde in „Nachrichten nur an Hauptverantwortliche“ umbenannt. Bereits getroffene Einstellungen müssen bei gleichbleibend gewünschter Funktionalität nicht verändert werden.

Abbildung: Umbenennung bei Benachrichtigung an Hauptverantwortliche

Verbesserte Eingabe des Datums

In Datumsfeldern ist nun die Eingabe zweistelliger Jahreszahlen möglich.

Abbildung: Eingabe zweistelliger Jahreszahlen bei Wiedervorlage

PDF Generierung

Bei der PDF-Ausgabe eines Anhang-Dokuments vom Typ Bild, also ein angehängtes JPG, GIF oder PNG, wird nun die eigentliche Bilddatei auch in der PDF-Datei integriert.

Fehlerbehebung in ForumOSM

• In der PDF Listen Generierung für Verträge und Leistungsscheine wird der Dienstleister wieder berücksichtigt.

• Ein Fehler wurde behoben, bei dem manchmal die Anzahl der mit einem Vertrag oder Leistungsschein verknüpften SLAs nicht korrekt angezeigt wurde.

• In der PDF-Ausgabe von SLA-Überwachungen werden die Ergebnisse nun ebenfalls farblich hervorgehoben.

• In den Reports sind Verknüpfungen zu Berichten bei Umschaltung der Berichtsart wieder sichtbar.