Version 1.2.0
| Versionsnummer | 1.2.0 |
|---|---|
| Releasedatum | 23.05.2019 |
In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen in ForumOSM Version 1.2.0 beschrieben.
Wie Sie an ein Update zu ForumOSM gelangen.
Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.
Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support
Neue Funktionen und Verbesserungen in ForumOSM
Umbenennungen Auslagerung
Die bisherigen Auslagerungen wurden in Leistungen umbenannt, da es sich nicht bei allen Dienstleistungen auch tatsächlich um Auslagerungen im engeren Sinne handelt.
Die bisherige Risikoanalyse wurde in Klassifizierung umbenannt und beinhaltet nun – neben der eigentlichen Checkliste zur Risikoanalyse – eine Reihe weiterer Checklisten (Quick-Check, Prüfung Zulässigkeit, Analyse sonstiger IT-Fremdbezug) zur umfassenden Bewertung der Dienstleistung.
Bewertung einer Leistung (ehemals Auslagerung)
Im Reiter Bewertung stehen überarbeitete und neue Checklisten zur Erstbewertung sowie der Strategische Überlegungen zum Outsourcing (BVR) zur Verfügung. Die Checkliste „Strategische Überlegungen“ setzt sich detailliert mit dem Auslagerungssachverhalt und dem Dienstleister auseinander. Sie kann als Entscheidungsgrundlage herangezogen werden.
Wenn eine Checkliste aus einem Vorschlag übernommen, aber noch nicht bearbeitet, wurde, wird dem Nutzer ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Erweiterte Checklisten in der Klassifizierung (ehemals Risikoanalyse)
Neue Checklisten in der Klassifizierung erleichtern die Einstufung zur Art der Leistung. Wird keine direkte Bewertung vorgenommen, werden weitere vier Reiter (Quick-Check, Zulässigkeit, Sonstiger IT-Fremdbezug und Risikoanalyse) in der Klassifizierung angezeigt.
Für Dienstleistungen wurde ein Quick-Check implementiert, um die Klassifizierung zu erleichtern. Der Quick-Check kann auch zur Bewertung von Verträgen genutzt werden. Die Zulässigkeit der Auslagerung gemäß MaRisk kann im Reiter Zulässigkeit geprüft werden. Ebenso steht eine neue Checkliste zur Risikobewertung bei sonstigem Fremdbezug von IT-Dienstleistungen (BVR) im Rahmen der Klassifizierung von Leistungen zur Verfügung.
Im letzten Reiter der Checks können Sie die Risikoanalyse zur Bestimmung der Wesentlichkeit von Auslagerungen (BVR) durchführen. Mit der Risikoanalyse erfüllen Sie die Anforderungen der MaRisk AT 9 Tz. 2 und legen eigenverantwortlich fest, welche Auslagerungen von Aktivitäten und Prozessen unter Risikogesichtspunkten wesentlich sind.
An den jeweiligen Checklisten stehen Ihnen umfangreiche Hilfetexte zur Verfügung, welche Sie über die Schaltfläche ? öffnen können.
Sofern in der Klassifizierung einer Leistung bei Überwachung der Wert "nicht erforderlich" gewählt wurde, wird in der Leistung auf dem Reiter "Überwachungsplan" beim Turnus aus der Klassifizierung, in der Übersicht "Klassifizierung" und in der Auswertungen-Ansicht "Sonstiger Fremdbezug von IT-Dienstleistungen" ebenso "nicht erforderlich" stehen (bisher: "nicht festgelegt").
Cockpit für Überwachungen mittels Checkliste
Für die Überwachung von Auslagerungen per Checkliste wurde ein eigenes Cockpit implementiert. In dieser Übersicht können Sie Ihre Überwachungen prüfen und überwachen, um ständig einen Überblick über die Qualität der Überwachungen zu haben.
Kategorien können über die Dreiecksymbole links neben der Bezeichnung auf- und zugeklappt werden. Um alle Kategorien auf- bzw. zuzuklappen nutzen Sie die Symbole + bzw. - im Bereich rechts oberhalb der Tabelle.
Beachten Sie bitte, dass bei aktiven SLA-Monitoring nur Leistungen mit gesetztem Turnus oder existierenden Überwachungen angezeigt werden (1).
Aufgabencockpit
Unter dem Menüpunkt Verwaltung wurde das Aufgabencockpit hinzugefügt. Dem angemeldeten Nutzer werden hier unterteilt in Reitern seine offenen Aufgaben, offenen Workflows und offenen Überwachungen angezeigt.
Zusätzliche Felder an den Verträgen und Leistungsscheinen
Das Erfassen von Zeiträumen ist deutlich erweitert wurden. Die Vertragsverlängerung kann hinterlegt werden. Aus der Vertragslaufzeit berechnet sich das Vertragsende und der hinterlegten Kündigungsfrist wird der späteste Kündigungszeitpunkt berechnet und angegeben. Zusätzlich stehen verschieden Auswahlmöglichkeiten für die Kündigung zum Laufzeitende, Jahresende, Quartalsende sowie dem Monatsende zur Verfügung.
Verantwortliche von Verträgen werden nun vor einer Verlängerung der Laufzeit über ein bevorstehendes Auslaufen der Kündigungsfrist benachrichtigt.
An Verträgen und Leistungsscheinen können nun einmalige und laufende Kosten erfasst werden.
In Verträgen und Leistungsscheinen werden bestehende Zeiträume, welche bisher als Freitexte erfasst wurden, in maschinenlesbare Zeiträume in die Version 1.2.0 migriert. Der Anwendungsadminsitrator wird per interner Nachricht über eventuell auftretende Probleme bei der Migration informiert.
Als weitere Vertragstypen wurde „Sonstiger Vertrag" und „Partnervertrag“ der Auswahl hinzugefügt.
Im Reiter der Vertragsprüfung haben Sie die Möglichkeit einen Quick-Check zum Auslagerungsmanagement durchzuführen sowie die Checkliste zur Vertragsprüfung nach MaRisk zu nutzen.
Neben den bekannten Schaltflächen in ForumOSM gibt es beim Anlegen eines Leistungsscheines nun die„Neu“-Schaltflächen aktiv und inaktiv.
| Schaltfläche | Bezeichnung |
|---|---|
| Der Vertrag wird aktiv. Beispiel: Nach Überprüfung der Vertragsdaten wird er von den Vertragspartnern unterzeichnet und in ForumOSM aktiviert. |
| Der Vertrag wird inaktiv. Beispiel: In ForumOSM können bereits inaktive Verträge aus der Vergangenheit angelegt und dokumentiert werden |
Den jeweiligen Status des Leistungsscheines wird deutlich sichtbar in einer eigenen Statusleiste(1) unterhalb der Titelseite angezeigt und in der Übersichtsseite der Leistungsscheine.
Die Relevanz Felder, wie es sie bereits an der Leistung (ehemals Auslagerung) gibt, sind nun auch am Vertrag verfügbar.
Weiterverlagerungen anlegen
An einer Auslagerung kann nun eine Weiterverlagerung direkt angelegt werden.
Menüpunkt Auswertung verschoben
Der Menüeintrag "Auswertung" von ehemals Verwaltung ist jetzt unter Reporting zu finden.
Neue Auswertungen
Für Nutzer, welche stark dezentral mit der Software ForumOSM arbeiten, wurde eine Auswertungsmöglichkeit für die nicht freigegebenen bzw. seit langer Zeit freigegebenen aber nicht überarbeiteten Objekte hinzugefügt.
Eine neue Auswertung für Leistungen ohne direkte Dienstleister und und Weiterverlagerungen nach MaRisk wurde ebenfalls implementiert.
Die Auswertungsansicht „Wesentliche Auslagerungen und Weiterverlagerungen“ wurde auch neu hinzugefügt. Dafür ist die Ansicht „Auslagerungen mit Weiterverlagerungen“ entfallen.
Leistungen nach Beginn können ebenso neu ausgewertet werden.
Im Reiter der Verträge wurde die Ansicht um die Aufnahme der Vertragsnummer der Verträge in einer Übersicht erweitert.
Der neue Bereich Relevanzen in den Auswertung prüft die Relevanzen unabhängig von Vertrag oder Leistung. Dem Nutzer wird so ein Gesamtüberblick über die Relevanzen an allen Leistungen und allen Verträgen ermöglicht.
Duplizieren von SLAs
Am Leistungsschein kann ein SLA, welches bereits an einem anderen Leistungsschein verwendet wird, über die Schaltfläche SLAs duplizieren dupliziert werden. Über eine anschließend angezeigte Dropdown-Liste kann die Auswahl eines oder mehrerer SLAs erfolgen.
Weitere Möglichkeit zum Anlegen von SLAs
In einer Leistung können SLAs nun direkt in der Übersicht für Verträge und Leistungsscheine erzeugt werden. Dies ist auch aus dem Lesemodus möglich.
SLA Monitoring
Im SLA-Monitoring werden inaktive und gekündigte Verträge und Leistungsscheine in der Anzeige nicht berücksichtigt.
Weitere Umbenennungen
An einer Leistung (ehemals Auslagerung) wurde im Register "Bewertung" in der Gruppe "Relevanz" noch "Auftragsdatenverarbeitung" verwendet. Dies wurde entsprechend abgeändert.
In der Übersicht der Leistungen wurde die Bezeichnung Ergebnisse der Risikoanalyse in Klassifizierung umbenannt.
Benachrichtigung bei Vertragsverlängerung und fälligen Überwachungen
Zu den bekannten Benachrichtigungen von Aufgaben oder Workflows, besteht nun die Möglichkeit der Benachrichtigung zu Vertragsverlängerung und fälligen Überwachungen. Entsprechend Ihrer Einstellung beim Vorlauf von X Tagen, bekommen Sie bei einer anstehenden Vertragsverlängerung X Tage vor dem spätesten Kündigungszeitpunkt eine Benachrichtigung.
Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite V1.4.0
Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen der Änderungen sind zur Veranschaulichung am Beispiel der Anwendungen ForumDSM sowie ForumOSM dargestellt.
Erweiterte Zeiterfassung
Das Erfassen von Zeiträumen ist deutlich erweitert wurden. Die Vertragsverlängerung kann hinterlegt werden. Aus der Vertragslaufzeit berechnet sich das Vertragsende und der hinterlegten Kündigungsfrist wird der späteste Kündigungszeitpunkt berechnet und angegeben. Zusätzlich stehen verschieden Auswahlmöglichkeiten für die Kündigung zum Laufzeitende, Jahresende, Quartalsende sowie dem Monatsende zur Verfügung.
Aufgabencockpit
Unter dem Menüpunkt Verwaltung wurde das Aufgabencockpit hinzugefügt. Dem angemeldeten Nutzer werden hier unterteilt in Reitern seine offenen Aufgaben und offenen Workflows angezeigt.
Vorschlagsmodus
Im Vorschlagsmodus wurde ein Hinweis hinzugefügt, dass es sich bei den angezeigten Modellen um Vorschläge handelt, welche angepasst werden müssen.
Ritchtext-Editor
Die Version des integrierten Richtext-Editors wurde angehoben, um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern.
Informationen auf der „Über“-Seite
Die Informationen auf der „Über“-Seite wurde aufgrund der Sitzverlegung nach Dresden entsprechend angepasst.
Umleitung auf korrekte Zielseite für externe Links für nicht angemeldete Nutzer
Ein nicht angemeldeter Nutzer der ForumSuite erhält einen Link (z.B. in einer E-Mail) auf ein bestimmtes Zielobjekt in der ForumSuite. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt der Nutzer nun zum gewünschtem Zielobjekt und nicht mehr auf der Startseite der ForumSuite. Zur manuellen Anpassung eines Links für eine gewünschte „Zielseite“ lesen Sie bitte weitere Informationen in unsere FAQ.
Hinweistext bei nicht erfasster Checkliste im Lesemodus
Hinweistexte zeigen nun im Lesemodus dem Nutzer an, dass eine zur Verfügung stehende Checkliste noch nicht übernommen bzw. bearbeitet wurde.
Steht am Objekt nur eine Checkliste zur Auswahl, steht keine Auswahlliste mehr zur Verfügung, da von Seiten des Anwenders kein Handlungsbedarf zur Auswahl besteht. Somit gelangt man direkt zur gewünschten Checkliste.
Unternehmensspezifische Anpassung von Vorschlägen
Sollten Daten in der Anwendung aus Vorschlägen kommen und noch nicht bearbeitet sein, bekommen Sie nachfolgenden Hinweis zur unternehmensspezifischen Anpassung angezeigt. Der Hinweis wird erst ausgeblendet, wenn Sie über die Schaltfläche Prüfung der Daten bestätigen die Prüfung bestätigt haben.
Umbenennung in der Verantwortung
In der Maske Verantwortung wurde die bisherige Bezeichnung „Vertreter“ in „Weitere Verantwortliche“ geändert.
Durch die oben benannte Umbenennung erfolgte eine Anpassung in der Konfiguration der Benachrichtigung. „Vertreter nicht benachrichtigen“ wurde in „Nachrichten nur an Hauptverantwortliche“ umbenannt. Bereits getroffene Einstellungen müssen bei gleichbleibend gewünschter Funktionalität nicht verändert werden.
Verbesserte Eingabe des Datums
In Datumsfeldern ist nun die Eingabe zweistelliger Jahreszahlen möglich.
PDF Generierung
Bei der PDF-Ausgabe eines Anhang-Dokuments vom Typ Bild, also ein angehängtes JPG, GIF oder PNG, wird nun die eigentliche Bilddatei auch in der PDF-Datei integriert.
Fehlerbehebung in ForumOSM
In der PDF Listen Generierung für Verträge und Leistungsscheine wird der Dienstleister wieder berücksichtigt.
- Ein Fehler wurde behoben, bei dem manchmal die Anzahl der mit einem Vertrag oder Leistungsschein verknüpften SLAs nicht korrekt angezeigt wurde.
- In der PDF-Ausgabe von SLA-Überwachungen werden die Ergebnisse nun ebenfalls farblich hervorgehoben.
In den Reports sind Verknüpfungen zu Berichten bei Umschaltung der Berichtsart wieder sichtbar.
Fehlerbehebungen in der ForumSuite V1.4.0
- Ein Fehler in der PDF-Ausgabe, Objekte mit ungültigen Links, wurde behoben.
- Ein Fehler bei PDF-Erstellung für Auslagerungen mit Verträgen wurde behoben.
- In der Mailbenachrichtigung sind Aufgaben ohne Titel wieder anklickbar.
- Eine kleine Korrektur bei der PDF-Erzeugung der Checkliste zur regelmäßigen Überprüfung einer Leistung wurde durchgeführt.
- Ein Darstellungsproblem des Richtext-Editors auf iOS Geräten wurde behoben.
- Ein Problem wurde behoben, durch das Eingaben in Business-Impact-Analysen im Geschäftsprozess nach einem Wechsel des aktiven Reiters nicht korrekt gespeichert wurden.
- Ein Fehler, bei dem Benutzergruppen beim Setzen einer Verantwortung gespeichert wurden, wurde behoben.
- Ein Darstellungsproblem bei Dateianhängen wurde behoben.
- Ein Problem bei der PDF-Ausgabe einzelner Übersichten wurde behoben.
- Ein Problem beim Import von inkonsistenten Datenstrukturen aus ForumISM wurde behoben.
- Der CSV-Export von Berechtigungen wurde korrigiert.
- Ein Problem beim Entfernen von Verknüpfungen in Auswahldialogen wurde behoben.
- Dem Bearbeiter eines Workflows werden seine eigenen Bemerkung nun auch dann angezeigt, während der Workflow noch aktiv ist.
- Ein Fehler wurde behoben, bei dem eine Benutzergruppe nach dem Abbrechen der Bearbeitung kurzzeitig nicht mehr in der Übersicht aufgetaucht ist.
- Ein kleinerer Darstellungsfehler bei der Mehrfachauswahl von Dateianhängen wurde behoben.