Prüfung Gemeinsame Verantwortlichkeit
Um eine Prüfung für Verträge zur gemeinsamen Verantwortlichkeit durchführen zu können, benötigen Sie mindestens die ForumDSM-Vorschläge Version 2024-04 oder aktueller.
Neben der Auftragsverarbeitung sieht die DSGVO auch die "Gemeinsame Verantwortlichkeit" bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten vor.
Auch hier muss es daher ein zusätzliches Vertragswerk geben, in dem die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Vertragspartner festgehalten sind.
Dieses können Sie dann im Bereich der "Prüfung Gemeinsame Verantwortlichkeit" anlegen.
Die Spalte "Status Vertrag" ermöglicht es den Bearbeitern, schnell erkennen zu können, ob ein Vertrag überhaupt noch aktiv ist.
Dokument zur Prüfung der gemeinsamen Verantwortlichkeit
Eine solche Prüfung kann direkt aus der Ansicht "Prüfungen Gemeinsame Verantwortlichkeit" angelegt werden.
Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn eine Kooperation angedacht ist, für die es noch keine unterschriebenen Verträge gibt und die fachlichen und rechtlichen Anforderungen schon im Vorfeld geklärt werden sollen.
Achten Sie in diesem Fall auf eine sprechende und eindeutige Bezeichnung, um die Prüfung später korrekt dem Vertrag zuordnen zu können.
Über die Schaltfläche "Gemeinsame Verantwortlichkeit - Prüfung durchführen ..." wird eine Checkliste aufgerufen, um die einzelnen Elemente der Vertragsinhalte prüfen zu können.
Die Anzahl der Prüfungsfragen und der bereits bearbeiteten Prüfungsfragen bleibt im eingeklapptem Modus sichtbar, komplett abgearbeitete Frageblöcke werden zusätzlich mit einem Häkchen markiert (3).
Initiieren der Prüfung direkt vom Vertrag
Bei der Durchführung einer Prüfung zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit direkt aus dem Vertrag heraus wird der Name des Vertrages bereits in die Bezeichnung übernommen und eine Verknüpfung zum Vertrag hergestellt.
Freigabe der Prüfung
Es wird empfohlen, die "Prüfung gemeinsame Verantwortlichkeit" in den "Einstellungen > Freigabe" mit zu den Dokumenten hinzuzufügen, für die eine Wiedervorlage erstellt wird.
Hintergrund - die Inhalte der Verträge und deren Umsetzung sollten regelmäßig geprüft werden.
Wird die "Gemeinsame Verantwortlichkeit" nicht in diese Wiedervorlagen übernommen, erfolgt eine Freigabe der Dokumente ohne Wiedervorlage.
