Überwachungsaktivitäten

In dieser Übersicht werden alle Überwachungsaktivitäten, deren Datum, ob diese Berichtsrelevant sind, das jeweilige Ergebnis, der Status und die Dauer der einzelnen Überwachungsaktivitäten angezeigt.

Für eine bessere Übersichtlichkeit besteht die Unterteilung in die zugehörige Überwachungsart und deren Kategorien.

Abbildung: Übersicht Überwachungsaktivitäten

Anlegen einer Überwachungsaktivität

Es gibt zwei Möglichkeiten eine Überwachungsaktivität anzulegen. Entweder nutzen Sie die Schaltfläche Überwachungsaktivität anlegen aus der Übersicht der Überwachungsaktivitäten, oder Sie legen die Überwachungsaktivität direkt aus der Überwachungsart an.

Das Dokument der Überwachungsart fungiert wie eine Art Schablone. Alle darin enthaltenen Informationen werden bei der Neuanlage eines Überwachungstermins übernommen. Es empfiehlt sich also eine neue Überwachungsaktivität direkt aus der Überwachungsart heraus anzulegen.  

Eine Möglichkeit zur automatischen Neuanlage der Überwachungsaktivität besteht nicht. Die Termine müssen manuell erstellt werden. Es könnten sich Inhalte, Termine etc. ändern und somit dient dies gleich der Kontrolle.

Abbildung: Übersicht Überwachungsaktivität - Überwachungsaktivität anlegen

Anlegen einer Überwachungsaktivität aus der Übersicht

Bei der Erstellung einer Überwachungsaktivität aus der Übersicht wird üblicherweise der Verantwortliche⁽⁴⁾ verknüpft oder neu angelegt, welcher für diese Überwachungsaktivität zuständig ist. Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung⁽³⁾  für die Überwachungsaktivität an, um Ihnen die spätere Zuordnung bzw. Suche zu erleichtern. Zusätzlich können Sie eine Überwachungsart zuordnen oder neu erstellen⁽²⁾ und das entsprechende Datum⁽¹⁾ der Überwachungsaktivität angeben.

Abbildung: Überwachungsaktivität anlegen

An Überwachungsaktivitäten können unter Geprüfte Maßnahmen aus Standards⁽⁶⁾ auch entsprechende Verknüpfungen zu Prüfungsfragen , Maßnahmen oder Umsetzungshinweisen aus ForumNSR hergestellt werden.

Nutzer, die viel mit eigenen Profilmaßnahmen arbeiten, können diese ebenfalls unter Geprüfte Profilmaßnahmen⁽⁷⁾ mit einer Überwachungsaktivität verknüpfen.

Abbildung: Überwachungsaktivität und Zuordnung von Maßnahmen

Eine Überwachungsaktivität kann außerdem mit Schutzobjektmaßnahmen und/oder übergreifenden Maßnahmen verknüpft werden.

Abbildung: Verknüpfung zwischen Überwachungsaktivitäten und Schutzobjektmaßnahmen

Überwachungsart anlegen

Wird hierüber eine neue Überwachungsart⁽²⁾angelegt (oben im Bild rot eingerahmt), erhält diese automatisch die Kategorien vom Typ Überwachungsart (unten im Bild rot eingerahmt). Alle Kategorien sind unter Verwaltung - Kategorien einseh- und anpassbar. Mehr zum Thema Überwachungsart anlegen, finden Sie unter Aktivitäten - Überwachung - Überwachungsarten.

Abbildung: Überwachungsart anlegen

Verantwortung anlegen

Ebenso kann eine neue Verantwortung⁽⁴⁾ angelegt werden. Über das entsprechende Symbol (rot eingerahmt) gelangen Sie zum Erstellen einer neuen Verantwortung. Was bei einer neuen Verantwortung zu beachten ist, wird unter Umgang mit Verantwortungen erläutert. Die neue Verantwortung wird automatisch mit der Überwachungsaktivität verknüpft.

Abbildung: Verantwortung anlegen

Die neue Überwachungsaktivität kann über die Schaltfläche Planen⁽⁵⁾ in den Status In Planung versetzt werden. Hierzu wird im Dialog mit Ja bestätigt.

Wird der Status der neuen Überwachungsaktivität nicht geändert (auf Geplant) so bleibt ihr Status auf vorgesehen.

Abbildung: Überwachungsaktivität Planen - bestätigen

Status einer Überwachungsaktivität

Die Überwachungsaktivität befindet sich nun im Status In Planung⁽¹⁾ und erhält die Schaltflächen Absagen⁽²⁾ und Auswerten⁽³⁾. Jede Statusänderung über diese Schaltflächen erfordert eine erneute Bestätigung (wie oben beschrieben).

Abbildung: Überwachungsaktivität - Status & Schaltflächen

Auf der Übersichtseite wird der Status In Planung als Geplant dargestellt, sonst sind alle Bezeichnungen identisch.

Abbildung: Übersicht Überwachungsaktivitäten - Status

Überwachungsaktivitäten können folgende Status haben:

Die verschiedenen Reiter beim Anlegen einer Überwachungsaktivität 

Reiter "Allgemein"

Im Reiter Allgemein haben Sie die Möglichkeit den Ort⁽¹⁾, die Dauer⁽²⁾ und die Beschreibung⁽³⁾ der Überwachungsaktivität anzugeben. 

Abbildung: Überwachungsaktivität anlegen - Allgemein

Für die Beschreibung wird ein Freitextfeld zur Verfügung gestellt. Für die Dauer hilft ein Auswahlfeld für Zahlen (hier kann die entsprechende Dauer auch mit Pfeiltasten bearbeitet und angegeben werden), alternativ kann direkt die gewünschte Zahl eingetragen werden.

Maßnahmen, die aus den Standards von ForumNSR stammen, können unter Geprüfte Maßnahmen aus Standards⁽⁴⁾ mit der Überwachungsaktivität verknüpft werden.

Unter Geprüfte Profilmaßnahmen⁽⁵⁾ können eigene Profilmaßnahmen verknüpft werden.

Reiter "Ressourcen"

Im Reiter Ressourcen haben Sie die Möglichkeit die Unterlagen⁽¹⁾, die Beteiligten⁽²⁾, die Teilnehmer⁽³⁾ und die Ressourcen⁽⁴⁾ anzulegen.

Abbildung: Überwachungsaktivität anlegen - Ressourcen

Werden hierüber neue Unterlagen⁽¹⁾angelegt (rot eingerahmtes Symbol), können diese anschließend unter Aktivitäten - Unterlagen eingesehen und angepasst werden. Hier erfahren Sie auch detaillierter, was beim Anlegen der Unterlagen zu beachten ist. Sie können hier aber auch, statt der Neuanlage, die bereits vorhandenen Unterlagen über die Dropdown-Schaltfläche (die Auswahlliste wird ausgeklappt) auswählen und zuweisen.

Abbildung: Unterlage anlegen

Sie können ebenso neue Beteiligte⁽²⁾ als auch Teilnehmer⁽³⁾ anlegen (rot eingerahmtes Symbol), dies sind die bereits bekannten Mitarbeiter. Sie können hier aber auch, statt der Neuanlage, die bereits vorhandenen Mitarbeiter über die Dropdown-Schaltfläche (die Auswahlliste wird ausgeklappt) auswählen und darüber einen oder mehrere Mitarbeiter zuweisen.

Abbildung: Mitarbeiter anlegen

Abbildung: Beteiligte zuweisen

Für die Ressourcen steht Ihnen ein Freitextfeld zur Verfügung.

Reiter "Anleitung"

Im Reiter Anleitung haben Sie die Möglichkeit die Hinweise zur Vorbereitung⁽¹⁾, die Hinweise zur Durchführung⁽²⁾ und die Hinweise zur Nachbereitung⁽³⁾ zu erfassen.

Abbildung: Überwachungsaktivität anlegen - Anleitung

Für alle drei Hinweise stehen Freitextfelder zur Verfügung.

Abbildung: Freitextfelder Hinweise

Reiter "Auswertungen"

Im Reiter Auswertungen haben Sie die Möglichkeit die Angemessenheit⁽¹⁾, die Wirksamkeit⁽²⁾, die Aktualität⁽³⁾, die Mängel⁽⁴⁾, die Möglichkeiten zur Verbesserung⁽⁵⁾, das Ergebnis⁽⁶⁾, eine Bemerkung⁽⁷⁾ und die Angabe zur Berichtsrelevanz⁽⁸⁾ anzugeben.

Abbildung: Überwachungsaktivität anlegen - Auswertungen

Über die Dropdown-Schaltflächen (die Auswahllisten werden ausgeklappt) von Angemessenheit⁽¹⁾, Aktualität⁽²⁾ und Ergebnis⁽⁵⁾ sind folgende Auswahlmöglichkeiten wählbar:

Abbildung: Angemessenheit, Aktualität, Ergebnis im Reiter Auswertungen

Für die Mängel⁽⁴⁾, die Möglichkeiten zur Verbesserung⁽⁵⁾ und die Bemerkung⁽⁷⁾ stehen Freitextfelder zur Verfügung. Ist die Überwachungsaktivität Berichtsrelevant⁽⁸⁾ kann hier der entsprechende Haken gesetzt werden.