Anpassen der Konfiguration
Vor der ersten Benutzung eine Anwendung der ForumSuite muss die Konfiguration angepasst werden, um die jeweilige Anwendung mit der Vorschlagsdaten-/Katalogdatenbank zu verknüpfen.
Der Bereich der Konfiguration ist nur für die technischen Administratoren sichtbar.
Vor der ersten Benutzung muss die Konfiguration angepasst werden.
Um die Verknüpfungen zur Anwendung einzurichten, rufen Sie das Frontend in Ihrem Browser auf.
HCL Domino
http://<Ihr Server1>/<Pfad zur Anwendung2>/<Dateiname.nsf3>
JAVA
http://<Ihr Server1>
Erläuterung:
Die URL zum Aufruf der Anwendung im Browser ist wie folgt aufgebaut:
- IP-Adresse oder vollqualifizierter Servername des HCL Domino Servers / des Servers
- Verzeichnis, in dem die Anwendung bei der Installation auf einem HCL Domino Server abgelegt wurde
- Dateiname, unter welchem die Anwendung auf einem HCL Domino Server abgelegt wurde (Erweiterung .nsf nicht vergessen)
Die Adresse könnte dann beispielsweise so aussehen:
http://bankserver/pfad/forumfrontend.nsf
Beim Aufruf der Anwendung sollte die Login-Maske erscheinen – sofern Sie noch nicht angemeldet sind.
Melden Sie sich mit einer Kennung an, die administrative Berechtigungen besitzt.
Die Schaltfläche Konfiguration ist nur für den technischen Administrator sichtbar.
HCL Domino: Rolle Admin auf Front- und Backend Datenbank
Java: Login Kennung(en) hinterlegt in der Datei application.properties im Parameter application.adminusers
Beim ersten Aufruf der Anwendung muss eine Installationsroutine ausgeführt werden.
Bitte warten Sie, während die Anwendung aktualisiert wird. Dieser Vorgang kann bis zu einer Minute dauern.
Die nachfolgenden Ausführungen behandeln die Nutzung des Workflows in der Anwendung am Beispiel von ForumDSM.
Rufen Sie anschließend über den Link Konfiguration die Einstellungen auf.
Passen Sie die Einstellungen entsprechend den Gegebenheiten in Ihrem Hause an.
Verknüpfung zu ForumISM
Diese Einstellung gilt nur für HCL Domino und Nutzung der Domino nativen Anwendung ForumISM. Bei Verwendung von ForumISM 4.x entfällt dieser Teil.
Nach erfolgter Aktualisierung werden Sie automatisch zur Konfigurationsseite weitergeleitet.
Passen Sie nun bitte die Pfade zu ForumISM an.
Bitte achten Sie an dieser Stelle unbedingt auf die korrekte Eingabe des \ (Schrägstrich, Eingabe mit ALTGR+ß) bei der Pfadangabe.
Verknüpfung zum Adressbuch und Filter
Der Regler des Imports muss zum Aktivieren des Imports nach rechts geschoben werden.
Beim Import von Mitarbeitern aus dem Namens- und Adressbuch in der Domino Plattform werden Einträge, wie „Mr.“ und „Mrs.“ für das Feld „Anrede“ bzw. „Personal title“ ignoriert und ggf. auch nachträglich entfernt.
(Optional) Hinterlegen Sie an dieser Stelle einen Filter in Lotus Notes Formelsprache um nur bestimmte Dokumente aus dem Namens- und Adressbuch zu importieren.
Beispiel:
Im Namens- und Adressbuch wurde im Feld Firma der Wert FORUM Gesellschaft für Informationssicherheit mbH hinterlegt. Beim Import sollen nur Namenseinträge übernommen werden, welche über das Feld Firmenname zugeordnet wurden. Dementsprechend wird der Filter auf das Feld CompanyName und den Teilwert Forum gesetzt:
Importfilter
@Contains(CompanyName;"FORUM")Berücksichtigung von Single Sign-On
Sofern am Domino-Server ein Single Sign-On aktiviert ist, konnten zuvor in der Benutzerverwaltung keine Anwender erstellt werden, da für diese im Notes Adressbuch kein Internetkennwort hinterlegt ist.
In der Konfiguration besteht nun die Möglichkeit, die Prüfung von Internetkennworten durch die Aktivierung der Option Single Sign-On aktiv zu deaktivieren, so dass neue Systemnutzer ohne Einschränkungen erstellt werden können.
Benachrichtigungen
Die Einstellung gelten global in allen Bereichen der ForumSuite. Ist die Benachrichtigung also in ForumDSM aktiv, werden in allen anderen Anwendungen derForumSuitein Ihrem Unternehmendie Verantwortlichen über fällige Aufgaben informiert, sofern nicht Keine Einzelnachrichten senden aktiviert wurde.
Tipp: Das Versenden von Benachrichtigung über fällige Aufgaben durch Wiedervorlage können Sie in den einzelnen Anwendungen der ForumSuite separat deaktivieren. Im Reiter Workflows & Freigabe können in den Einstellungen der betreffenden Anwendung die standardmäßig hinterlegten Bereiche für die Wiedervorlage bei Freigabe entfernt werden. Durch das Entfernen der Bereiche werden keine Aufgaben zur Wiedervorlage erstellt und keine Benachrichtigungen versendet.
- In konfigurierbaren Intervallen oder zu konfigurierbaren Stichtagen können Benachrichtigungen verschickt werden, die Nutzer über ihre fällig werdenden Aufgaben und Workflows informieren. Die Vorlaufzeit zur Fälligkeit kann ebenfalls konfiguriert werden (z.B: Aufgaben oder Workflows, die in X Tagen fällig werden).
- Alle fälligen Aufgaben und Workflows können pro Anwendung an einen konfigurierbaren Anwendungsverantwortlichen versendet werden, in denen alle fälligen Aufgaben der jeweiligen Applikationen zusammenfassend aufgelistet werden.
- Die Benachrichtigung an einzelne Verantwortliche ist konfigurierbar gestaltet, d.h. es besteht die Möglichkeit, nur eine Zusammenfassung an verschiedene Empfänger zu versenden.
- Um eine Planungssicherheit in den Anwendungen der ForumSuite zu ermöglichen, kann ein Vorlauf für die Benachrichtigungen konfiguriert werden. Ab sofort kann auch ein Anlesetext für den Beginn der Mail als Hinweis vordefiniert werden.
Der Anlesetext kann vordefiniert werden für:
Aufgaben Suite-übergreifend
Workflows Suite-übergreifend
- Übungen in ForumBCM
Fällige Überwachungen in ForumOSM
Vertragsverlängerung in ForumOSM
Die Eingabe eines Anlesetextes beenden Sie über das grüne Häkchen bzw. brechen Sie über das rote Kreuz an.
Abbildung: Anlesetext für fällige Aufgaben und Übungen in ForumBCM Mögliche Konfigurationswerte sind Aktivierung/Deaktivierung von Aufgaben(1), Aktivierung/Deaktivierung von Workflows (2) , Turnus (3), Empfänger für Zusammenfassungen (4) und Unterdrückung von Benachrichtigungen an Verantwortliche (5).
Abbildung: Konfiguration MailingIst Keine Einzelnachrichten senden (5) aktiviert, werden Informationen zu Workflows und Aufgaben nur an die jeweiligen Empfänger (4) der Zusammenfassungen gesendet.
Bitte beachten Sie, dass die zeitgesteuerte Verarbeitung von Aufgaben und Benachrichtigungen in der Konfiguration des Frontends aktiviert sein muss, um Benachrichtigungen zu erhalten.
Protokollierungseinstellungen
Der Pfad zur Protokoll Datenbank(1) ist frei konfigurierbar. Das Niveau(2) der Protokollierung kann Stufenweise angepasst werden.
Bitte achten Sie an dieser Stelle unbedingt auf die korrekte Eingabe des \ (Schrägstrich, Eingabe mit ALTGR+ß) bei der Pfadangabe.
Wenn bei Aufgaben oder Workflows Verantwortungen mit Organisationseinheiten hinterlegt, werden die der Organisationseinheit zugeordneten Mitarbeiter sowie die Mitarbeiter der untergeordneten Organisationseinheiten benachrichtigt.