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Umgang mit Benachrichtigungen

In den Anwendungen der ForumSuite ist es möglich, sich komfortabel über Dokumente unterrichten zu lassen, die sich in Wiedervorlage befinden. Ebenso werden bei der Benachrichtigung offene Aufgaben und Workflows berücksichtigt.




Um eine zusätzliche Planungssicherheit zu ermöglichen, kann für offene Aufgaben und Workflows ein Vorlauf für die Erinnerungen konfiguriert werden.
Ebenso kann aus fast jedem Dokument ein Hinweis per E-Mail versendet werden.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick der verfügbaren Benachrichtigungsparameter.

ParameterGültigkeit
Konfiguration → Benachrichtigungen: Fällige Aufgaben

Global für allen Anwendungen der ForumSuite

Konfiguration → Benachrichtigungen: Fällige Workflows

Global für allen Anwendungen der ForumSuite

Konfiguration → Benachrichtigungen: Fällige Überwachungen

nur ForumOSM

Konfiguration → Benachrichtigungen: Vertragsverlängerung

nur ForumOSM

Konfiguration → Benachrichtigungen: Zusammenfassung

Global für allen Anwendungen der ForumSuite

Wenn eine neue Aufgabe anlegt wird und vor dem ersten Speichern mit einer Verantwortung verknüpft, in welcher sich Mitarbeiter oder Organisationen mit Mailadresse bzw. Notes-Adresse befinden, dann erscheint beim Speichern dieser Dialog:

Wird dieser Dialog mit Nein bestätigt, erfolgt kein sofortiger Versand einer Benachrichtigung an den Verantwortung, sondern es erfolgt erst die Benachrichtigung zur Fälligkeit - abzüglich der in der Konfiguration eingestellten Vorlaufs- und Ausführungszeit.

Wird ein Workflow angefordert, erfolgt ein sofortiger Versand einer Benachrichtigung an den Ersteller, den Bearbeiter und den Beobachter, zusätzlich erfolgt die Benachrichtigung zur Fälligkeit abzüglich der in der Konfiguration eingestellten Vorlaufs- und Ausführungszeit.

Konfiguration der Benachrichtigungen in der Anwendung für Aufgaben und Workflows

  1. In konfigurierbaren Intervallen oder zu konfigurierbaren Stichtagen können Benachrichtigungen verschickt werden, die Nutzer über ihre fällig werdenden Aufgaben und Workflows informieren. Die Vorlaufzeit zur Fälligkeit kann ebenfalls konfiguriert werden (z.B: Aufgaben oder Workflows, die in X Tagen fällig werden).
  2. Alle fälligen Aufgaben und Workflows können pro Anwendung an einen konfigurierbaren Anwendungsverantwortlichen versendet werden, in denen alle fälligen Aufgaben der jeweiligen Applikationen zusammenfassend aufgelistet werden.
  3. Die Benachrichtigung an einzelne Verantwortliche ist konfigurierbar gestaltet, d.h. es besteht die Möglichkeit, nur eine Zusammenfassung an verschiedene Empfänger zu versenden.

Mögliche Konfigurationswerte sind Aktivierung/Deaktivierung von Aufgaben(1), Aktivierung/Deaktivierung von Workflows (2) , Turnus (3), Empfänger für Zusammenfassungen (4), Unterdrückung von Benachrichtigungen an Verantwortliche (5) und Anlesetext (6).

Abbildung: Konfiguration Mailing

Ist Keine Einzelnachrichten senden (5) aktiviert, werden Informationen zu Workflows und Aufgaben nur an die jeweiligen Empfänger (4) der Zusammenfassungen gesendet.

Bitte beachten Sie, dass die zeitgesteuerte Verarbeitung von Aufgaben in der Konfiguration des Frontends aktiviert sein muss, um Benachrichtigungen zu erhalten.

Die Konfigurationen der Benachrichtigungen stehen für einige Objekte innerhalb der ForumSuite, in allen Anwendungen zur Verfügung.
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die verfügbaren Benachrichtigungsoptionen.

Konfiguration des Frontends für die zeitgesteuerte Verarbeitung von Aufgaben

Voraussetzungen für die Aktivierung:

Die Funktionalität zur zeitgesteuerten Verarbeitung von Aufgaben (u.a. Benachrichtigung per E-Mail), muss mittels eines IBM Notes Clients durch Anpassung des Konfigurationsdokuments in der Frontend-Datenbank aktiviert(1) werden.

Die Hinterlegung der Adresse des Frontends(2) ist für die Aktivierung zwingend erforderlich.

Für den Zugriff muss ein technischer Benutzer mit einem zugehörigen HTTP-Passwort(4) hinterlegt werden. Der Benutzer benötigt nur das Recht öffentliche Dokumente lesen in der Zugriffskontrollliste der Backend-Datenbank. Es sind keine weiteren Rechte erforderlich. Die hinterlegten Zugangsdaten werden technisch über ein Leserfeld (Datenbankrolle [ADMIN] in der Frontend-Datenbank) vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Zur Anpassung der Konfiguration der Frontend-Datenbank muss diese durch einen Administrator im IBM Notes Client geöffnet werden.

Abbildung: Anpassung Konfiguration - Aktivierung Mailing

Treten bei der zeitgesteuerten Verarbeitung Probleme oder Fehler auf, so werden diese direkt im Konfigurationsdokument unterhalb der Schaltfläche zur Aktivierung protokolliert.

Nach der einmaligen Aktivierung der zeitgesteuerten Aktivitäten kann die Benachrichtigungsfunktion individuell über die Konfigurationsseiten der aktiven Anwendungen im Browser angepasst werden.

ACHTUNG: Bei aktiviertem SSL-Zugriff(3) (verschlüsselte HTTPS-Verbindung) auf den Domino Server funktioniert die Benachrichtigungsfunktion nur mit SSL-Zertifikaten, die von authorisierten Zertifizierungstellen ausgestellt wurden (z.B. Thawte, VeriSign oder Comodo(5)). Aus Sicherheitsgründen lässt die IBM JAVA Server Runtime im Standard keine selbsterstellten Zertifikate zu. Wurde die Verbindung mit einem selbsterstelltem Zertifikat (z.B. durch das Rechenzentrum bereitgestellt) abgesichert, muss das Zertifikat in den Java Keystore des Dominoservers importiert werden. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die Kundenbetreuung Ihres Rechenzentrums.

Gültiges SSL-Zertifikat beim Zugriff auf eine Webseite.

Benachrichtigung - Ansicht in der E-Mail

Die Benachrichtigungen enthalten Fälligkeitsdaten und sind nach Themenbereichen strukturiert.


Abbildung: Ansicht einer Benachrichtigung an einen Verantwortlichen mit Zusammenfassung

Hinweise zu Objekten per Mail versenden

Für alle Objekte besteht nun die Möglichkeit, Verweise per E-Mail über das Extras-Menü zu versenden. Über Hinweise per E-Mail versenden... gelangen Sie zur Modellierung des Hinweises.

Abbildung: Hinweis per Mail versenden

Hinweise kann nur der Empfänger einsehen und sind zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr einsehbar.

Ist am betreffenden Mitarbeiter oder der Organisation keine E-Mailadresse hinterlegt, wird der Hinweis über die Login-Kennung versendet.

Sollen Hinweise zu Objekten per Mail versendet werden, ist das Feld "Empfänger" auszufüllen. Andernfalls ist das Absenden der Mail nicht möglich.

Abbildung: Hinweise auf fehlenden Empfänger

Benachrichtigung: Übersicht über alle aus der Suite gesendeten Nachrichten

Für den Ersteller einer Benachrichtigung (z.B. bei der Aufgabenverteilung) besteht die Möglichkeit zur Auswertung, ob und wann eine Nachricht an den Empfänger versandt wurde. Unter dem Menüpunkt Verwaltung/Benachrichtigung ist in der tabellarischen Ansicht eine Einsicht möglich.

Abbildung: Ansicht Benachrichtigung

Dieser Menüpunkt zur Auswertung der Benachrichtigung ist nur für den Anwendungsadministrator in der jeweiligen Anwendung der ForumSuite ersichtlich und einsehbar.

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