Eingehende Berichte
Der Bereich für die eingehenden Berichte unterteilt sich in den Bereich Risikoberichte, Weiterverlagerungsberichte, Revisionsberichte (intern), Revisionsberichte (extern) und eigene Berichte.
Zur besseren Übersicht ist die Berichtsauswertung in Reitern zusammengefasst. In der Hauptansicht der eingehenden Berichte ist der Reiter Risikobericht bereits einsehbar. Der aktive Reiter wird durch einen farbigen Balken hervorgehoben
Extras Menü
In dieser Ansicht gibt es oben rechts das Menü Extras.
Aus diesem Menü heraus können Sie den Inhalt der Ansicht exportieren.
Es werden nur in der Ansicht sichtbare Objekte exportiert.
- PDF-Datei: alle in der Ansicht sichtbaren Objekte werden als PDF ausgegeben.
- CSV-Liste: alle in der Ansicht sichtbaren Objekte werden als Liste in einer CSV Datei ausgegeben.
Risikoberichte
In dieser Ansicht werden die Risikoberichte mit einigen weiteren Informationen angezeigt. Durch einen Klick auf die Verknüpfung in der jeweiligen Zeilenspalte, können Sie zu den Verknüpfungen gelangen, und sich weitere Informationen zum Risikobericht, der Leistung oder den zugehörigen Reports anzeigen lassen.
Grundlagen
Einen Risikobericht können Sie in einer Leistung im Reiter Berichte(1) über die Schaltfläche Risikobericht anlegen(2) anlegen. Weitere Informationen finden Sie zu Berichten in unserem Handbuch unter Leistungen.
Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung(1) für die Auslagerung an, um Ihnen die spätere Zuordnung bzw. Suche zu erleichtern. Bei der Erstellung bzw. der Bearbeitung eines Risikoberichts können verschiedene Verknüpfungen vorgenommen werden. Ein Risikobericht wird üblicherweise mit einer Auslagerung(3) verknüpft. Nachdem Sie die Auslagerung gewählt haben, für die Sie eine Aktivität anlegen möchten, wird der Dienstleister(4) automatisch eingetragen. Achten Sie auch auf die Vergabe einer Verantwortung(5) und eines Berichtstyps(2). Die übrigen Felder sind zur besseren Übersicht in Reitern(6) zusammengefasst. In der Abbildung ist der Reiter Grundlagen aufgeklappt.
Risiken
Risiken bearbeiten Sie direkt an der Leistung. Bestehende Risiken überprüfen Sie bitte auf ihre Aktualität, denn der Bearbeitungsstand der angezeigten Risiken entspricht dem Stand zum Zeitpunkt der Verknüpfung mit dem Bericht.
Mit dem Risikobericht verknüpfen Sie bitte die zur Leistung gehörigen Risiken. Unter dem Dropdown Menü(1) werden die in der Leistung zugeordneten Risiken zur Auswahl angeboten.
Unter der Schaltfläche Auswahl bearbeiten(2) können Risiken im Bearbeiten-Modus entfernt oder bearbeitet werden.
Auswertung
Unter dem Reiter Auswertung können Sie einen Report zum Risikobericht hinterlegen. Im Bearbeiten-Modus können Sie einen neuen Report anlegen(1). Über den Button Auswahl bearbeiten(2) und per Klick auf das Mülleimer-Symbol können Sie den Report wieder entfernen.
Nach Freigabe eines Risikoberichts steht Ihnen der Überarbeiten-Button zur Verfügung.
Weiterverlagerungsberichte
In dieser Übersicht werden Berichte von Leistungen der Dienstleister (Weiterverlagerung) angezeigt. Die Ansicht zeigt zusätzlich das Erstellungsdatum des Berichts und die zur Weiterverlagerung verknüpfte Leistungen an.
Die Zuordnung einer Leistung ist kein Pflichtfeld mehr im Weiterverlagerungsbericht.
Einen Bericht zur Weiterverlagerung können Sie direkt aus einem Risikobericht oder über die Schaltfläche Weiterverlagerungsbericht anlegen(1) erstellen. Wählen Sie bitte im Reiter Grundlagen im Dropdown Menü(2) den Typ Weiterverlagerungsbericht(3) aus. Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung(4) für den Bericht an, um Ihnen die spätere Zuordnung bzw. Suche zu erleichtern. Achten Sie auch auf die Vergabe einer Verantwortung(5).
Bitte folgen Sie zur weiteren Bearbeitung der übrigen Reiter eines Weiterverlagerungsberichtes den Arbeitsschritten unter den oben genannten Risikoberichte.
Revisionsberichte (intern)
Das Feld Typ ist in den Berichten ein Pflichtfeld. Sie müssen einen Typ bestimmen, um das Dokument speichern zu können.
In dieser Übersicht werden interne Revisionsberichte der Dienstleister angezeigt, welche Ihnen vom Dienstleister zur Verfügung gestellt werden. Diese Ansicht zeigt zusätzlich das Erstellungsdatum des Berichts, die betreffende Leistung und ggf. zugehörige Reports an.
Einen internen Revisionsbericht legen Sie direkt aus der Auslagerung (Leistung) an oder über die Schaltfläche Revisionsbericht (intern) anlegen(1).
Falls Sie aus der Leistung den Revisionsbericht anlegen, dann klicken Sie im Bearbeiten-Modus der betreffenden Auslagerung (Leistung) im Reiter Berichte auf die Schaltfläche Bericht anlegen...(1). Die Leistung(2) und der Dienstleister(3) sind bereits automatisch hinzugefügt. Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung(5) für den Bericht an, um Ihnen die spätere Zuordnung bzw. Suche zu erleichtern. Achten Sie auch auf die Vergabe einer Verantwortung(6). Wählen Sie bitte für den Typ im Dropdown Menü(4) Revisionsbericht intern, um den Bericht in der Übersicht Revisionsberichte (intern) angezeigt zu bekommen.
Bei Neuanlage eines Revisionsberichts (intern) direkt aus einer Leistung sind die Felder des Dienstleisters und der Leistung bereits automatisch vorbelegt.
Bei Neuanlage eines Revisionsberichts (intern) über die Schaltfläche Revisionsbericht (intern) anlegen ist das Feld Typ bereits vorbelegt und das Feld der Auslagerung ein Pflichtfeld.
Im Bearbeiten-Modus des jeweiligen Dokuments können hinzugefügte Berichte über die Schaltfläche Auswahl bearbeiten(1) per Klick auf den Mülleimer(2) entfernt werden. Die Bearbeitung kann über die Schaltfläche Bearbeitung beenden beendet werden.
Im Reiter Grundlagen können Sie einen entsprechenden Report zum Bericht anlegen.
Nach Freigabe eines Berichts steht Ihnen der Überarbeiten-Button zur Verfügung.
Revisionsberichte (extern)
In dieser Übersicht werden externe Revisionsberichte der Dienstleister angezeigt, welche Ihnen vom Dienstleister zur Verfügung gestellt werden. Diese Ansicht zeigt zusätzlich das Erstellungsdatum des Berichts, die betreffende Leistung sowie ggf. zugehörige Reports an.
Bitte folgen Sie zur weiteren Bearbeitung eines externen Revisionsberichts den oben genannten Arbeitsschritten zur Bearbeitung eines internen Revisionsberichts.
Bei Neuanlage eines Revisionsberichts (extern) direkt aus einer Auslagerung sind die Felder des Dienstleisters und der Auslagerung bereits automatisch vorbelegt.
Bei Neuanlage eines Revisionsberichts (extern) über die Schaltfläche Revisionsbericht (extern) anlegen ist das Feld Typ bereits vorbelegt und das Feld der Auslagerung ein Pflichtfeld.
Eigene Berichte
In dieser Übersicht werden eigene Berichte angezeigt, welche zum Beispiel bei einer Besichtigung beim Dienstleister erstellt werden. Diese Ansicht zeigt zusätzlich das Erstellungsdatum des Berichts, die betreffende Leistung und ggf. zugehörige Reports an.
Bitte folgen Sie zur weiteren Bearbeitung eines eigenen Berichts den oben genannten Arbeitsschritten zur Bearbeitung eines internen Revisionsberichts.
Bei Neuanlage eines Eigenen Berichts direkt aus einer Auslagerung sind die Felder des Dienstleisters und der Auslagerung bereits automatisch vorbelegt.
Bei Neuanlage eines eigenen Berichts über die Schaltfläche Eigener Bericht anlegen ist das Feld Typ bereits vorbelegt.
Sonstige Berichte
Im Reiter Sonstige Berichte können alle weiteren eingehenden Berichte untergeordnet werden, welche den bereits oben genannten Bereichen nicht zugeordnet werden können.
Kopierfunktion für Berichte
Im Extras-Menü steht für jeden Berichtstyp die Funktion Bericht kopieren... zur Verfügung. Da sich eingehende Berichte oft ähneln, kann die Arbeit durch das Duplizieren von Berichten erleichtert werden. Die kopierten Berichte werden durch die vorangestellten Bezeichnung "Kopie von" deutlich kenntlich gemacht und können nachträglich entsprechend bearbeitet werden.
Die Kopierfunktion steht auch für Reports und Risikoberichte zur Verfügung.