Überwachungsplan mittels Checkliste
Im Reiter Überwachung mittels Checkliste erhalten Sie in ForumOSM eine umfangreiche Checkliste für die durchzuführenden Überwachungen von Leistungen zur Verfügung gestellt.
Die Überwachungsaktivität kann global in ForumOSM abgeschaltet werden. Weitere Informationen finden Sie zu diesem Thema unter Anpassung der Einstellung.
Es stehen in dem Bereich Überwachung mittels Checkliste zwei Ansichten zur Verfügung:
- Monitoring
- Listenansicht
Monitoring
Das Monitoring Überwachung mittels Checkliste, welches sich im Aufbau am SLA-Monitoring orientiert, zeigt Ihnen die Leistungen nach Dienstleistern sortiert an. Sie können über die Dreiecksymbole(1) links neben den Dienstleistern die zugehörigen Leistungen zur bessern Übersichtlichkeit ein-/aufklappen.
Sie erhalten in der Monitoring-Ansicht die Anzahl(2) der zum Dienstleister gehörigen Leistungen, das Ergebnis der Überprüfung(3) sowie die nächste Fälligkeit(4) zur Überwachung angezeigt.
In der Übersicht ist gut zu erkennen, wie die Ergebnisse der Leistungserbringung ausgefallen sind. Eine "ordnungsgemäß" durchgeführte Leistungserbringung ist grün, eine "teilweise ordnungsgemäße" gelb und eine "nicht ordnungsgemäße" Leistungserbringung ist rot dargestellt.
Das Datum für überfällige Überwachungen wird in der Spalte Fälligkeit rot dargestellt.
Das Symbol 
zeigt Ihnen an, dass für eine Leistung noch keine Überwachungsaktivität existiert, die Leistung jedoch einen Turnus aufweist.
Über das Symbol
In der Monitoring-Ansicht werden nur Leistungen mit gesetztem Turnus oder existierenden Überwachungen ausgewiesen.
Listenansicht
Per Klick auf den Link zur Listenansicht am unteren Rand können Sie aus dem Monitoring heraus in die Listenansicht wechseln, welche eine Übersicht der Überwachungsaktivitäten sortiert nach Leistungen anzeigt.
In der Übersicht bekommen Sie das Erstellungsdatum der Überwachung, die Bezeichnung, die Verantwortung, den Status und das Ergebnis der Überwachung, sowie den Turnus aus der Leistung angezeigt.
Die Leistungen können über die Symbole - /+ links neben der Bezeichnung auf- /zugeklappt(1) werden. Um alle Leistungen auf- /zuzuklappen nutzen Sie die Symbole +(2) bzw. -(2) im Bereich rechts oberhalb der Tabelle.
Sie können aus der Listenansicht keine neuen Überwachungsaktivitäten anlegen. Dies ist jedoch über die Monitoring-Ansicht möglich.
Anlegen einer Überwachung
Mittels der Schaltfläche Überwachungsaktivität anlegen können Sie eine neue Überwachung mittels Checkliste zu einer spezifischen Auslagerung anlegen. Beim Erstellen einer neuen Überwachungsaktivität wird das Datumsfeld(2) automatisch mit dem Tagesdatum versehen. Um eine Überwachung durchführen zu können, muss eine Auslagerung/Leistung (3) ausgewählt werden.
Nach Zuordnung einer Leistung, wird der mit der Leistung verknüpfte Dienstleister automatisch hinzugefügt(4). Die automatisch gesetzte Bezeichnung(1) "Überwachungsaktivität (Checkliste)" sollte mit einem sprechenden Namen ersetzt oder erweitert werden, um Ihnen auch bei der späteren Bearbeitung hilft. bzw. Ihnen die Suche erleichtert.
Achten Sie auch auf die Vergabe einer Verantwortung(6). Ebenfalls übernommen wir der Turnus aus der Leistung(5).
Über die Schaltfläche Überwachung durchführen... (7) können Sie die Bearbeitung der Liste beginnen.
Bewertung
Die Fragen der Checkliste sind standardmäßig im zugeklappten Zustand dargestellt. Die Checkliste kann zusätzlich über die Schaltflächen + und - auf- und eingeklappt(3) werden bzw. kann zusätzlich über das Dreieckssymbol der jeweiligen Bereiche(2) einzeln geschlossen oder geöffnet werden. Soll eine übernommene Checkliste wieder entfernt werden, können Sie diese im Bearbeiten-Modus über das Mülleimer-Symbol(1) wieder entfernen und anschließend eine neue Checkliste einfügen.
Ein umfangreiche nummerierte Checkliste zur Überprüfung wird Ihnen zur Verfügung gestellt. Die Anzahl der bereits bearbeiteten Checkfragen bleibt trotzdem sichtbar(2), komplett abgearbeitete Frageblöcke werden zusätzlich mit einem Häkchen markiert(1).
Nachdem die Fragen der Checkliste bearbeitet wurden, können Sie die Bewertung der Leistungserbringung durchführen. Sie können zwischen nicht ordnungsgemäß, teilweise ordnungsgemäß bzw. ordnungsgemäß wählen. Über die Schaltfläche X(1) ist die Bewertung zurücksetzbar und über das Dreieckssymbol(2) ist ein anderes Ergebnis auswählbar.
Unter der Bemerkung sollte eine ausführlich Beschreibung zur Überwachungsaktivität hinterlegt werden.
Sollte es passieren, dass zwei Checklisten in der Erstbewertung abgespeichert werden, bekommen Sie einen entsprechenden Hinweis eingeblendet. Bitte vergewissern Sie sich vor dem Entfernen, welche der Checklisten entfernt werden soll.
Benachrichtigung
Grundvoraussetzungen für den Versand von E-Mails sind:
- Turnus ist an der Auslagerung erfasst
- sofern eine Risikoanalyse vorhanden ist, darf das Feld "Überwachung erforderlich" nicht auf nein stehen
Sind keinerlei Überwachungsaktivitäten vorhanden, so wird in jedem Fall benachrichtigt, wenn ein Turnus vorhanden ist.
Sobald mindestens eine nicht erledigte Überwachungsaktivität gefunden wird, sind nur diese für die Prüfung des Fälligkeitsdatums relevant. Der Turnus wird in diesem Fall nicht geprüft, sondern es wird direkt das Datum aus der ältesten nicht erledigten Überwachung genutzt, da ansonsten keine mehrjährige Planung möglich wäre.
Sind keine unerledigten Überwachungsaktivitäten vorhanden, wird die jüngste Aktivität zur Prüfung genutzt. Hierbei wird der Turnus aus der Auslagerung zum Datum der Aktivität addiert.
Wurde eine Überwachungsaktivität mittels Checkliste angelegt und abgearbeitet, muss danach manuell eine neue Überwachungsaktivität angelegt werden. Es erfolgt jedoch eine Erinnerung per E-Mail, dass eine Überwachung ansteht, jedoch noch nicht angelegt wurde.