Umgang mit Verantwortungen
Zur Abbildung von Zuständigkeiten werden spezielle Objekte, sogenannte Verantwortungen, genutzt.
Innerhalb einer Verantwortung können ein Hauptverantwortlicher(1) und beliebig viele weitere Verantwortliche (2) hinterlegt werden. Hierbei kann sowohl auf Organisationseinheiten (sofern definiert) als auch auf Mitarbeiter verwiesen werden.
Die Kombination aus Hauptverantwortung und Vertretern bildet das Verantwortungsobjekt.
Verweis auf Verantwortungen
An den einzelnen Objekten wird im Feld Verantwortung auf die erstellten Verantwortungsobjekte verwiesen, wie in der nachfolgenden Abbildung beispielhaft verdeutlicht.
Auswahl von Verantwortungen
Für eine Auswahl aus bestehenden Verantwortungen klicken Sie einfach im Bearbeiten-Modus direkt in das Feld Verantwortung (1), oder nutzen Sie die Dropdown-Schaltfläche(2) zum Ausklappen der Auswahlliste. Wählen Sie einen passenden Eintrag mit Hilfe der Maus oder der Tastatur.
Durch Eingabe von Zeichen mit der Tastatur können Sie innerhalb der Liste suchen.
Neuanlage von Verantwortungen
Sofern keine passende Verantwortung vorhanden ist, können Sie über eine kleine Schaltfläche direkt aus einem Objekt eine neue Verantwortung erstellen.
Bevor Sie eine neue Verantwortung erstellen, prüfen Sie bitte unbedingt, ob nicht bereits eine passende Verantwortung vorhanden ist, um unnötige Dopplungen zu vermeiden.
Bei der Neuanlage wird automatisch die Maske für das neue Verantwortungsobjekt geöffnet. Legen Sie den Hauptverantwortlichen und die Vertreter wie oben beschrieben fest und betätigen Sie Speichern und Schließen. Die neue Verantwortung wird erstellt und ist sofort mit dem Ausgangsobjekt verknüpft.
Bearbeiten von Verantwortungen
Die Arbeit mit Verantwortungen hat den Vorteil, dass Sie sehr einfach Änderungen (bedingt z.B. durch den Wechsel von Zuständigkeiten) vornehmen können, ohne alle betroffenen Objekte einzeln bearbeiten zu müssen. Auch Vertreter können auf diese Weise einfach geändert werden.
Beachten Sie, dass sich Änderungen an Verantwortungen direkt auf alle verknüpften Objekte auswirken. In der Maske wird daher im Bearbeiten-Modus ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Da eine Verantwortung, unabhängig von Zugangs- bzw. Bearbeitungsrechten, in allen Anwendungen der ForumSuite gilt, wirkt sich eine Änderung an der Verantwortung auch in allen Anwendungen der ForumSuite aus.
Möchten Sie die Verantwortungen aus nur einer Anwendung der ForumSuite auf einen anderen Mitarbeiter übertragen, müssen Sie die der Verantwortung zugeordneten Dokumente öffnen und den neuen Verantwortlichen eintragen. Mit dieser Vorgehensweise bleiben die Zuordnungen in den anderen Anwendungen erhalten.
Hat sich z.B. ein Vertreter geändert, entfernen Sie einfach den bisherigen durch Klick auf das kleine Mülltonnen-Symbol(1) links neben der Bezeichnung des Mitarbeiters bzw. der Organisationseinheit und wählen durch Klick in das Auswahlfeld oder Betätigung der Dropdown-Schaltfläche(2) einen neuen Mitarbeiter aus.
Im Beispiel wurde der Mitarbeiter Otto Organisation durch Sascha Schalter im Bereich Vertretung ersetzt.
Anzeige vererbter Verantwortungen
In einzelnen Objekten werden die Nutzer aufgelistet, die (ggf. durch Vererbung) für das Objekt verantwortlich sind. Um alle Nutzer einzusehen, klicken Sie auf das Dreieckssymbol.
Konsolidierung identischer Verantwortungen
Es wurde eine Möglichkeit zur Konsolidierung identischer Verantwortungen geschaffen. Die Aktion kann von Administratoren über die Ansicht Verwaltung > Verantwortungen über die Schaltfläche Bereinigung durchführen gestartet werden.
Bitte beachten Sie, dass aus einer Anwendung heraus möglicherweise nicht alle tatsächlichen Verantwortungen aus anderen Anwendungen sichtbar sind – diese werden jedoch trotzdem geändert.
Nachdem die Bereinigung durchgeführt wurde, bekommen Sie eine Erfolgsmeldung und den entsprechenden Hinweis: Bitte laden Sie die Anwendung erneut, um alle Änderungen anzuzeigen.
Zählung der Verantwortungen
Die in der Übersicht angezeigte Anzahl der Verantwortungen kann mit der aufgeführten Anzahl der Bezugsobjekte Differenzen aufzeigen. Dies kommt durch die technischen und fachlichen Zuständigkeiten an den Schutzobjekten zum Tragen. In der Einzelansicht wird eine identisch vergebene fachliche und technische Verantwortung am selben Schutzobjekt mit nur einem Bezugsobjekt angezeigt.
