Version 2023-07

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen und Anpassungen in ForumOSM Version 2023-07 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumOSM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support

Verbesserungen in ForumOSM

Aktivitäten-Reiter mit OSM-Journal für den Auslagerungsbeauftragten

In Anlehnung an das ISB-Journal aus ForumISM wurde in ForumOSM das OSM-Journal zur Dokumentation aller Aktivitäten des Auslagerungsbeauftragten ergänzt. 

Hierzu wurde der Menü-Punkt Aktivitäten geschaffen, unter dem alle anfallenden Aktivitäten, Vorfälle, Änderungen und Abstimmungen des Auslagerungsbeauftragen festgehalten werden können. 

Erfassung von Änderungen und Vorfällen an Leistungen, Referenz nach MVP

Gemäß der Anzeigenverordnung besteht eine Meldepflicht für neue Auslagerungen, für wesentliche Veränderungen und für schwerwiegende Vorfälle innerhalb einer bestehenden Auslagerung. Diese Meldepflicht wird in ForumOSM durch einige Neuerungen unterstützt.

An Leistungen können nun Vorfälle und Änderungen erfasst werden. Dazu wurden eigene Reiter in der Leistungs-Maske implementiert. Die erstellten Dokumente fließen anschließend in die gleichnamigen Übersichten Vorfälle und Änderungen im neu erstellten Menü-Punkt Aktivitäten mit ein. Die Sortierung der Änderungen und Vorfälle in den Übersichten erfolgt nach Datum. 

Es ist möglich, die Änderungen und Vorfälle anzulegen, ohne die zugehörige Leistung überarbeiten zu müssen.

Die erfassten Vorfälle und Änderungen beim Dienstleister in Bezug zu Auslagerungen (Leistungen) können bewertet und im Nachgang - sofern erforderlich - an die Aufsicht gemeldet werden. 

Für Änderungen und Vorfälle wurden eigene Checklisten erstellt, welche per Vorschlag in die Anwendung eingebunden werden können. Am Ende dieser Checklisten-Analyse erfolgt eine Auswertung, ob es zu einer Meldung kommen sollte oder nicht. Das Ergebnis der Auswertung, d.h. ob ein schwerwiegender Vorfall bzw. schwerwiegende Änderung oder ein nicht schwerwiegender Vorfall bzw. nicht schwerwiegende Änderung vorliegt, wird in das betreffende Feld Ergebnis der Analyse per Checkliste übertragen.

Bei einem schwerwiegendem Vorfall bzw. einer schwerwiegenden Änderung ist eine Meldung erforderlich ist. Das Datum der Meldung kann ebenfalls im eigens dafür vorgesehenen Reiter hinterlegt werden.

Wenn eine Meldung erforderlich ist, wird diese Melde-ID in das Feld Referenz nach MVP an der Leistung im Reiter Allgemein hinterlegt. 

Neues Widget für Vorfälle

Für die Vorfälle zu Auslagerungen wurde ein Widget auf der Startseite integriert.

Übersicht Verträge und Leistungsscheine - Verantwortung wird angezeigt

In der Übersicht der Verträge und Leistungsscheine wurde eine zusätzliche Spalte "Verantwortung" ergänzt, um die jeweils zugeordnete Verantwortung leichter erkennen zu können.

Kopierfunktion für Berichte, Risikoberichte und Reports

Da sich die jährlich wiederkehrenden Berichte oft stark ähneln, wurde eine Kopierfunktion für alle Berichtstypen und Reports geschaffen. Diese Funktion steht über das Extras-Menü zur Verfügung.

Neue Berichtsart: Sonstige Berichte

Ein weiterer Berichtstyp Sonstige Berichte steht mit diesem Release bereit. Im neuen Reiter Sonstige Berichte sind diese Berichtstypen in bekannte Weise übersichtlich zu finden.

Somit können eingehende Berichte, die nicht eindeutig einem der bestehenden Reiter zuzuordnen sind, besser abgelegt werden. 

Umbenennung und Erweiterung der Auswertung Leistung "Exit-Strategie vorhanden"

In der bisherigen Auswertung zur Exit-Strategie „Leistungen mit vorhandenen Exit-Strategien“ wurden bislang erneut alle in ForumOSM angelegten Leistungen angezeigt mit der Angabe, ob eine Exit-Strategie erforderlich ist oder nicht. Aus dieser Auswertung konnte nicht entnommen werden, ob für die Leistung auch eine Exit-Strategie notwendig ist oder nicht.

Die Auswertung unter Reporting > Leistungen "Exit-Strategien vorhanden" wurde nun umbenannt in Leistungen mit erforderlichen/vorhandenen Exit-Strategien. Jetzt ist ersichtlich, ob Exit-Strategien für Leistungen erforderlich und vorhanden sind. Hierzu wurde das Ergebnis in der Spalte Exit-Strategie erforderlich/vorhanden angepasst:

• grün = erforderlich und vorhanden
• rot = erforderlich und nicht vorhanden
• schwarz = nicht erforderlich und nicht vorhanden, nicht erforderlich und vorhanden, nicht festgelegt und nicht vorhanden, nicht festgelegt und vorhanden

Somit kann schnell die aus der Leistung kommende Information (Leistung > Reiter "Risikomanagement"), ob eine Exit-Strategie erforderlich ist (ja/nein) eingesehen werden und ob diese verknüpft ist. Wird nein ausgewählt, bedeutet dies, dass keine Exit-Strategie erforderlich ist. 

Ergebnis der Klassifizierung - sonstiger IT-Fremdbezug mit erhöhtem / niedrigem Risiko

An den Klassifizierungen wurden zwei neue Optionswerte ergänzt und die betreffenden Auswertungen erweitert. Es stehen nun als Klassifizierung auch sonstiger Fremdbezug von IT-Dienstleistungen (BAIT) mit niedrigem Risiko und sonstiger Fremdbezug von IT-Dienstleistungen (BAIT) mit erhöhtem Risiko zur Auswahl.

Erweiterung der Checklisten um Fragen zu den Nachhaltigkeitsrisiken / ESG-Risiken

Die Checklisten zur vereinfachten sowie zur detaillierten Risikoanalyse wurden um drei Fragen zu den ESG-Risiken erweitert.

6.1 Wie hoch sind die Risiken in Bezug auf die Umweltauswirkungen der ausgelagerten Aktivitäten und Prozessen (Environmental)?

 6.2 Wie hoch sind die Risiken in Bezug auf die Sozialverträglichkeit der ausgelagerten Aktivitäten und Prozessen (Social)?

 6.3 Wie hoch sind die Risiken bezüglich der Einhaltung rechtlicher Anforderungen und ethischer Grundsätze im Hinblick auf die ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse (Governance)?

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite 2023-07

Allgemein

Verbesserung des Workflow-Cockpits

Unter Verwaltung > Workflows stehen nun für die verschiedenen Workflow-Ansichten PDF- und CSV-Exporte zur Verfügung, welche über das Extras-Menü abgerufen werden können.

In den einzelnen Ansichten kann nun innerhalb der einzelnen Spalten die Suchfunktion genutzt werden. Es ist möglich, das Datum der Fälligkeit nach einem bestimmten Zeitraum zu filtern.

In der Ansicht der Abgeschlossenen Workflows wird das Ergebnis anhand anschaulicher Icons dargestellt. 

In der Ansicht Workflow-Vorlagen kann außerdem mit ein-/ausklappbaren Kategorien gearbeitet werden, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Änderungshistorie: Anzeige des Status und der Freigabe des Objektes

In der Änderungshistorie eines Objektes kann man nun in der zusätzlichen Spalte "Status" erkennen, welche Version Freigegeben ist oder "nur" den Status In Bearbeitung wiedergibt.

Freigegebene Versionen werden dabei mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.

Darstellung der Organisationen

In der Übersicht der Orga-Einheiten werden übergeordnete Einheiten nun mit Symbol angezeigt. Die Hierarchie ist somit besser erkennbar.

Kopieren von Risiken

Beim Kopieren von Risiken werden die Verantwortlichen nicht mehr mit übernommen.

IBM/HCL Domino Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die HCL Domino Plattform betreffen.

• keine

Java Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die Java Plattform betreffen.

• keine

Fehlerbehebungen in ForumOSM

• Die Anzeige von einem Sollmaßnahmenprofile ohne Bezeichnung an einer Leistung wird nun mit der Bezeichnung „Sollmaßnahmenprofil (neu)“ angezeigt.

• Die fehlerhafte Darstellung der Verantwortung in der Anzeige der Leistung im ForumOSM Report wurde behoben.

  

  Bitte beachten Sie, dass durch die drei neuen Fragen zu den ESG-Risiken das Objekt ggf. einen höheren Scorewert erhält!

• Der Filter für die Auswertung „Berichte ohne Reports“ wurde korrigiert, er zeigt nun Berichte, welche auch tatsächlich keine Reports haben.

Fehlerbehebungen in der ForumSuite 2023-07

Allgemein

• Ein Problem in Zusammenhang mit der Übernahme von RichText-Inhalten aus Workflow-Vorlagen wurde behoben.
• Ein Fehler beim Aufruf des Workflow-Panels, welcher zum Absturz des Frontends führte, wurde behoben.
• Einem abgelehnten Workflow mit dem Ergebnis „abgelehnt“ kann über die Schaltfläche Ablehnung zurückziehen die Ablehnung entzogen werden.
• Die Anlage von Verknüpfungen, Aufgaben, Workflows bzw. ggf. Neuanlagen an archivierten Objekten ist nicht mehr möglich.
• Die Einstellungen zur Business Impact Analyse dürfen nur mit passenden Zugriffsrechten geändert werden.
• Im HTML-Editor der Richtext-Felder wurden Darstellungsprobleme bzgl. Untermenüs zur Formatierung korrigiert.
• Der Menüeinstieg "Externe Kennung..." ist an archivierten Objekten sichtbar.

PDF-Ausgabe

• keine

IBM/HCL Domino Plattform

• Ein Problem bei der Migration der Notes-Version von ForumISMund ForumBCM 1.x wurde behoben.

Java Plattform

• keine