Verträge und Leistungsscheine

In dieser Ansicht werden die Verträge und Leistungsscheine mit einigen weiteren Informationen angezeigt. Durch einen Klick auf das Dreieckssymbol am jeweiligen Dienstleisters, der Dienstleistung bzw. des Vertrages können Sie die Ansicht ein- und ausklappen, und sich genauere Informationen zu den Verträgen und Leistungsscheinen anzeigen lassen. 

Direkt in der Übersicht wird zu dem jeweiligen Vertrag und Leistungsschein der Vertragsbeginn, die Dienstleistung und die Anzahl der angelegten SLAs angezeigt. Zusätzlich wird an den Verträgen der Status des Vertrags angezeigt.

Abbildung: Ansicht Verträge und Leistungsscheine

Anlegen und Bearbeiten eines Vertrages

Über die Funktion Vertrag anlegen können Sie einen neuen Vertrag in ForumOSM einfügen. Bei der Erstellung bzw. der Bearbeitung eines Vertrags können verschiedene Verknüpfungen vorgenommen werden. Ein Vertrag wird üblicherweise mit einem Dienstleister verknüpft, auf welchem er aufbaut. 

Das Formular beginnt mit dem Reiter Allgemein, der neben der Bezeichnung auch eine inhaltliche Beschreibung und die entsprechenden Verantwortungen enthält.

Abbildung: Vertragsformular

Anlegen und Bearbeiten der Vertragsdaten

Der Reiter Vertragsdaten enthält alle wichtigen Angaben zum eigentlichen Vertrag, wie die Vertragsart⁽¹⁾, den Vertragstyp⁽²⁾, den Vertragsbeginn⁽³⁾, die Mindestlaufzeit⁽⁴⁾, eventuelle automatische Vertragsverlängerungen⁽⁵⁾, der Kündigungsfrist⁽⁶⁾ und entstehende einmalige und laufende Kosten⁽⁷⁾.

Aus den Angaben Vertragsbeginn, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und ggf. Verlängerungszeitraum wird das Vertragsende bei fristgerechter Kündigung⁽⁹⁾ ermittelt. Sie erhalten auch Informationen über den nächstmöglichen spätesten Kündigungszeitpunkt⁽⁸⁾ der Vertrags.

Abbildung: Vertragsdaten im Vertragsformular

Im Feld Zeitpunkt der nächsten Benachrichtigung⁽¹⁰⁾ wird Ihnen das Datum der nächsten Benachrichtigung zum Vertrag - gemäß Ihren Einstellungen - angezeigt. Bitte beachten Sie hierzu auch die in der Konfiguration hinterlegten Einstellungen zur Vertragsbenachrichtigung.

Es steht ein Bemerkungsfeld⁽¹¹⁾ zur Verfügung, um zusätzliche Informationen zum Vertrag (z. Bsp. Klärungsbedarfe) festhalten zu können.

Angaben zum Informationsregister können im Bereich B_02.01 und B_02.02 Informationen zu vertraglichen Vereinbarungen⁽¹²⁾ erfasst werden.

Überwachung der Vertragsverlängerung

Um eine zusätzliche Planungssicherheit in ForumOSM zu ermöglichen, kann für Vertragsverlängerungen ein Vorlauf für die Erinnerungen in der Konfiguration der Anwendung konfiguriert werden.

In konfigurierbaren Intervallen oder zu konfigurierbaren Stichtagen können Benachrichtigungen verschickt werden, die Nutzer über anstehende Vertragsverlängerungen informieren. Die Vorlaufzeit zur Fälligkeit kann ebenfalls konfiguriert werden (z.B: Überwachungen, die in X Tagen fällig werden).

Mögliche Konfigurationswerte sind Aktivierung/Deaktivierung, Nachrichten nur an Hauptverantwortliche versenden und der Turnus.

Wird eine Vertragsverlängerung im Bearbeitungsmodus über die Schaltfläche Benachrichtigung bearbeiten aktiviert, erhalten sie entsprechende Optionseinstellungen, um die Erinnerungsparameter anzupassen.

Sie haben die Wahl zur

• Automatische Benachrichtigung → nach Aktivierung der Schaltfläche Nächster berechneter Termin wird ein Termin nach den hinterlegten Vertragsdaten vom System vorgegeben. Die automatische Berechnung kann geklickt, und durch den Reset-Button wieder in die Gegenwart zurückgestellt werden.

• Manuelle Benachrichtigung → Sie bestimmen im Feld Nächste manuelle Erinnerungsmail am: einen selbst gewählten Termin

• Keine Benachrichtigung → kein Versand von Erinnerungsmails

Abbildung: Änderung der Erinnerungsparameter

Wird über die Schaltfläche Speichern die Einstellung abgeschlossen, wird Ihnen das Ergebnis der Vertragsverlängerung als blauer Hinweis entsprechend angezeigt.

Abbildung: Hinweismeldung zur akzeptierten Vertragsverlängerung

Vertragsprüfung

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit verschiedene Informationen zur Vertragsprüfung zu hinterlegen. Neben den drei Reitern und entsprechenden Checklisten können Sie auch in den Freitextfelder Bemerkungen eingeben sowie auch Ergebnisse der jeweiligen Prüfung hinterlegen.

Im Reiter "Vertragsprüfung nach Dora" stehen Checklisten stehen Ihnen in zwei Bereichen die "Vertragsprüfung für alle IKT-Dienstleistungen" und die "Vertragsprüfung für IKT-Dienstleistungen, die kritische oder wichtige Funktionen unterstützen" mit Fragen zur Beantwortung bereit.

Abbildung: Vertragsprüfung nach DORA

Sobald die Fragen zur Vertragsprüfung beantwortet wurden, wird Ihnen dies in bekannter Art durch die Anzahl der Antworten (1/1) und der Häkchen übersichtlich dargestellt. Das Ergebnis der Vertragsprüfung können Sie mit dem Ergebnis "voll erfüllt", "teilweise erfüllt", "nicht erfüllt" oder auch als "nicht DORA-relevant" ausgegeben werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation zur Einstufung des Ergebnisses runden die Prüfung ab.

Die Fragen in der Checkliste "Vertragsprüfung für IKT-Dienstleistungen, die kritische oder wichtige Funktionen unterstützen" wurden ergänzt bzw. angepasst.

Abbildung: DORA Vertragsprüfung und Ergebnis

Die Checkliste zur Vertragsprüfung für wesentliche Auslagerungen gemäß MaRisk wurde entsprechend der MaRisk 2021 eingearbeitet. Die Punkte werden aus der aktuellen MaRisk 2021 AT9 Tz7 direkt aus dem Text der neuen MaRisk entnommen.

Abbildung: Vertragsprüfung

Die genauen Arbeitsschritte zum Anlegen und Bearbeiten von Checklisten  erfahren Sie im Handbuch unter dem Menüpunkt  Umgang mit Checklisten.

Anlegen und Bearbeiten der Leistungsscheine

Ein Leistungsschein kann nur aus einem Vertrag angelegt werden, daher besteht also immer eine Verknüpfung zu einem Vertrag. Es gibt in ForumOSM an dem jeweiligen Vertrag keine Beschränkung zur Anzahl der Leistungsscheine.

Abbildung: Leistungsscheine und SLAs

Anlegen und Bearbeiten von SLAs

Die genauen Arbeitsschritte zum Anlegen und Bearbeiten von Service-Level-Agreements erfahren Sie im Handbuch unter dem Menüpunkt SLAs.

Hinterlegen von Relevanzen

Eine vorliegende Relevanz zum Vertrag kann über die vorgegebenen Punkte eingetragen und mit entsprechenden Bemerkungen versehen werden.

Abbildung: Vertragsformular, Relevanzen

Nachfolgend eine Übersicht der einzelnen Relevanzen und deren Bedeutungen:

Vertragsstatus angeben

Neben den bekannten Schaltflächen in ForumOSM gibt es beim Anlegen eines Vertrages eine Reihe von „Neu“-Schaltflächen, welche zum Anlegen eines Vertrages bestimmt sind.

Den jeweiligen Status des Vertrages wird deutlich sichtbar in einer eigenen Statusleiste⁽¹⁾ unterhalb der Titelseite angezeigt und in der Übersichtsseite der Verträge und Leistungsscheine.

Abbildung: Beispiel Statusanzeige eines freigegebenen und aktiven Vertrages

Deaktivierung der Ansicht Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung⁽¹⁾ kann global in ForumOSM abgeschaltet werden. Bestehende Dokumente werden nicht mehr über die Menüleiste angezeigt. Bereits angelegte Dokument bleiben in der Anwendung bestehen und sind bei späterer Aktivierung des Bereiches sichtbar.. In ForumOSM werden Weiterverlagerungen trotz einer inaktiven Vertragsverwaltung in der Übersicht der Leistungen angezeigt.

Abbildung: SLA-Monitoring in den Einstellungen der Anwendung inaktiv