Verträge und Leistungsscheine
In dieser Ansicht werden die Verträge und Leistungsscheine mit einigen weiteren Informationen angezeigt. Durch einen Klick auf das Dreieckssymbol am jeweiligen Dienstleisters, der Dienstleistung bzw. des Vertrages können Sie die Ansicht ein- und ausklappen, und sich genauere Informationen zu den Verträgen und Leistungsscheinen anzeigen lassen.
Direkt in der Übersicht wird zu dem jeweiligen Vertrag und Leistungsschein der Vertragsbeginn, die Dienstleistung und die Anzahl der angelegten SLAs angezeigt. Zusätzlich wird an den Verträgen der Status des Vertrags angezeigt.
Die Vertragsverwaltung kann global in ForumOSM abgeschaltet werden. Weitere Informationen finden Sie zu diesem Thema unter Anpassung der Einstellung.
Anlegen und Bearbeiten eines Vertrages
Über die Funktion Vertrag anlegen können Sie einen neuen Vertrag in ForumOSM einfügen. Bei der Erstellung bzw. der Bearbeitung eines Vertrags können verschiedene Verknüpfungen vorgenommen werden. Ein Vertrag wird üblicherweise mit einem Dienstleisterverknüpft, auf welchem er aufbaut.
Das Formular beginnt mit dem Reiter Allgemein, der neben der Bezeichnung auch eine inhaltliche Beschreibung und die entsprechenden Verantwortungen enthält.
Sollte am Dienstleister ein Ansprechpartner hinterlegt sein, ist dieser nach dem ersten Abspeichern des Dokumentes ebenfalls auswählbar.
Anlegen und Bearbeiten der Vertragsdaten
Der Reiter Vertragsdaten enthält alle wichtigen Angaben zum eigentlichen Vertrag, wie die Vertragsart(1), den Vertragstyp(2), den Vertragsbeginn(3), die Mindestlaufzeit(4), eventuelle automatische Vertragsverlängerungen(5), der Kündigungsfrist(6) und entstehende einmalige und laufende Kosten(7).
Bei der Erfassung der Kostenbeträge ist von der Verwendung eines Trennpunktes hinter der Tausenderstelle (z. Bsp. 1.200 €) abzuraten, da es - je nach Browsereinstellung - zu einem Speicherkonflikt kommen kann.
Aus den Angaben Vertragsbeginn, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und ggf. Verlängerungszeitraum wird das Vertragsende bei fristgerechter Kündigung(9) ermittelt. Sie erhalten auch Informationen über den nächstmöglichen spätesten Kündigungszeitpunkt(8) der Vertrags.
Im Feld Zeitpunkt der nächsten Benachrichtigung(10) wird Ihnen das Datum der nächsten Benachrichtigung zum Vertrag - gemäß Ihren Einstellungen - angezeigt. Bitte beachten Sie hierzu auch die in der Konfiguration hinterlegten Einstellungen zur Vertragsbenachrichtigung.
Es steht ein Bemerkungsfeld(11) zur Verfügung, um zusätzliche Informationen zum Vertrag (z. Bsp. Klärungsbedarfe) festhalten zu können.
Überwachung der Vertragsverlängerung
Die Vertragsverlängerung muss in der Konfiguration der Anwendung durch einen Administrator aktiviert sein, um die nachfolgend beschriebene Funktion zu nutzen.
Um eine zusätzliche Planungssicherheit in ForumOSM zu ermöglichen, kann für Vertragsverlängerungen ein Vorlauf für die Erinnerungen in der Konfiguration der Anwendung konfiguriert werden.
In konfigurierbaren Intervallen oder zu konfigurierbaren Stichtagen können Benachrichtigungen verschickt werden, die Nutzer über anstehende Vertragsverlängerungen informieren. Die Vorlaufzeit zur Fälligkeit kann ebenfalls konfiguriert werden (z.B: Überwachungen, die in X Tagen fällig werden).
Mögliche Konfigurationswerte sind Aktivierung/Deaktivierung, Nachrichten nur an Hauptverantwortliche versenden und der Turnus.
Damit die Benachrichtigung ermöglicht wird, muss in einem der Felder Mindestvertragslaufzeit, Verlängerungszeitraum, Kündigungsfrist oder Kündigung zum... ein Wert enthalten sein.
Das Feld zum Zeitpunkt der nächsten Benachrichtigung berechnet sich immer zusätzlich unter Berücksichtigung der eingestellten Vorlaufzeit zur Benachrichtigung der Vertragslaufzeit in der Konfiguration der Anwendung.
|
|
|---|---|
| In der Konfiguration ist in der Benachrichtigung der Vertragsverlängerung ein Vorlauf von 10 Tagen eingestellt. Somit berechnet sich die Möglichkeit zur Benachrichtigung für eine Kündigung zum 21.11.2021 | In der Konfiguration ist in der Benachrichtigung der Vertragsverlängerung ein Vorlauf von 10 Tagen eingestellt. |
Wird eine Vertragsverlängerung im Bearbeitungsmodus über die Schaltfläche Benachrichtigung bearbeiten aktiviert, erhalten sie entsprechende Optionseinstellungen, um die Erinnerungsparameter anzupassen.
Sie haben die Wahl zur
- Automatische Benachrichtigung → nach Aktivierung der Schaltfläche
Nächster berechneter Terminwird ein Termin nach den hinterlegten Vertragsdaten vom System vorgegeben. Die automatische Berechnung kann geklickt, und durch den Reset-Button wieder in die Gegenwart zurückgestellt werden. - Manuelle Benachrichtigung → Sie bestimmen im Feld Nächste manuelle Erinnerungsmail am: einen selbst gewählten Termin
- Keine Benachrichtigung → kein Versand von Erinnerungsmails
Wird über die Schaltfläche Speichern die Einstellung abgeschlossen, wird Ihnen das Ergebnis der Vertragsverlängerung als blauer Hinweis entsprechend angezeigt.
Beachten Sie bitte, dass der Zeitpunkt der nächsten Benachrichtigung durch die gesetzte Vorlaufzeit zur Vertragsverlängerung in der Konfiguration zum berechneten Wert abweichen kann.
Als Ausgangsbasis für einen Verlängerungszeitraum ist immer der Vertragsbeginn. Also bei einem Vertragsbeginn im Jahr 2004 und einem Verlängerungszeitraum von 3 Jahren ist die angezeigten Wert unter Vertragsende 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und schlussendlich 2022).
Beachten Sie bitte, dass der Zeitpunkt der nächsten Benachrichtigung durch eine nachträgliche Bearbeitung vom angezeigten Vertragsverlängerungstermin in der blauen Hinweisbox abweichen kann!
Vertragsprüfung
In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit verschiedene Informationen zur Vertragsprüfung zu hinterlegen. Neben den drei Reitern und entsprechenden Checklisten können Sie auch in den Freitextfelder Bemerkungen eingeben sowie auch Ergebnisse der jeweiligen Prüfung hinterlegen.
Im Reiter "Vertragsprüfung nach Dora" stehen Checklisten stehen Ihnen in zwei Bereichen die "Vertragsprüfung für alle IKT-Dienstleistungen" und die "Vertragsprüfung für IKT-Dienstleistungen, die kritische oder wichtige Funktionen unterstützen" mit Fragen zur Beantwortung bereit.
Sobald die Fragen zur Vertragsprüfung beantwortet wurden, wird Ihnen dies in bekannter Art durch die Anzahl der Antworten (1/1) und der Häkchen übersichtlich dargestellt. Das Ergebnis der Vertragsprüfung können Sie mit dem Ergebnis "voll erfüllt", "teilweise erfüllt", "nicht erfüllt" oder auch als "nicht DORA-relevant" ausgegeben werden. Eine nachvollziehbare Dokumentation zur Einstufung des Ergebnisses runden die Prüfung ab.
Die Fragen in der Checkliste "Vertragsprüfung für IKT-Dienstleistungen, die kritische oder wichtige Funktionen unterstützen" wurden ergänzt bzw. angepasst.
Die Checkliste zur Vertragsprüfung für wesentliche Auslagerungen gemäß MaRisk wurde entsprechend der MaRisk 2021 eingearbeitet. Die Punkte werden aus der aktuellen MaRisk 2021 AT9 Tz7 direkt aus dem Text der neuen MaRisk entnommen.
Die genauen Arbeitsschritte zum Anlegen und Bearbeiten von Checklisten erfahren Sie im Handbuch unter dem Menüpunkt Umgang mit Checklisten.
Anlegen und Bearbeiten der Leistungsscheine
Ein Leistungsschein kann nur aus einem Vertrag angelegt werden, daher besteht also immer eine Verknüpfung zu einem Vertrag. Es gibt in ForumOSM an dem jeweiligen Vertrag keine Beschränkung zur Anzahl der Leistungsscheine.
Ein neuer Leistungsschein ist immer mit einem bestehenden Vertrag und entsprechenden Dienstleister vorbelegt.
Anlegen und Bearbeiten von SLAs
Die genauen Arbeitsschritte zum Anlegen und Bearbeiten von Service-Level-Agreements erfahren Sie im Handbuch unter dem Menüpunkt SLAs.
Hinterlegen von Relevanzen
Eine vorliegende Relevanz zum Vertrag kann über die vorgegebenen Punkte eingetragen und mit entsprechenden Bemerkungen versehen werden.
Nachfolgend eine Übersicht der einzelnen Relevanzen und deren Bedeutungen:
| Relevanz | Erläuterung |
|---|---|
| MaRisk-Relevanz | Ist die Dienstleistung entscheidungs- / steuerungsrelevant entsprechend der MaRisk? |
| GoB-Relevanz | Relevanz für die Buchführung / das Rechnungswesen |
| Auftragsverarbeitung | Erfolgt im Rahmen der Leistung eine Auftragsverarbeitung gemäß BDSG? |
| Zeitkritischer Prozess | Ist die Dienstleistung mit einem zeitkritischen Geschäftsprozess verbunden? |
| MiLog-relevant | Relevanz für die Mindestlohn-Einhaltung |
| Handelt es sich bei der Leistung um ein Software-Verfahren, System oder anderweitiges Schutzobjekt im Sinne des BSI-Standards 100-2? |
Vertragsstatus angeben
Neben den bekannten Schaltflächen in ForumOSM gibt es beim Anlegen eines Vertrages eine Reihe von „Neu“-Schaltflächen, welche zum Anlegen eines Vertrages bestimmt sind.
| Schaltfläche | Bezeichnung |
|---|---|
| Der Vertrag befindet sich in Vorbereitung. Beispiel: Alle Vertragsdaten werden bereits im Vorfeld der Unterzeichnung des Vertrags in ForumOSM angelegt. |
| Der Vertrag wird aktiv. Beispiel: Nach Überprüfung der Vertragsdaten wird er von den Vertragspartnern unterzeichnet und in ForumOSM aktiviert. |
| Der Vertrag wird inaktiv. Beispiel: In ForumOSM können bereits inaktive Verträge aus der Vergangenheit angelegt und dokumentiert werden |
| Der Vertrag ist gekündigt. |
| Der Vertrag wird geprüft. Beispiel: Der Vertrag wird von den Vertragspartnern geprüft und steht kurz vor der Unterzeichnung. |
Den jeweiligen Status des Vertrages wird deutlich sichtbar in einer eigenen Statusleiste(1) unterhalb der Titelseite angezeigt und in der Übersichtsseite der Verträge und Leistungsscheine.
Deaktivierung der Ansicht Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung(1) kann global in ForumOSM abgeschaltet werden. Bestehende Dokumente werden nicht mehr über die Menüleiste angezeigt. Bereits angelegte Dokument bleiben in der Anwendung bestehen und sind bei späterer Aktivierung des Bereiches sichtbar.. In ForumOSM werden Weiterverlagerungen trotz einer inaktiven Vertragsverwaltung in der Übersicht der Leistungen angezeigt.
Deaktivieren sie die Vertragsverwaltung wird ebenfalls das SLA-Monitoring(2) deaktiviert!