Es werden in den Übersichten alle datenschutzrelevanten angelegten Vorgänge angezeigt. In der Übersichten bekommen Sie neben der Bezeichnung, dem Zeitaufwand auch angezeigt, ob der jeweilige Vorgang meldepflichtig bzw. berichtsrelevant ist.
Für die Dokumentation von Vorfällen, die potenziell meldepflichtig werden können, empfehlen wir die Nutzung der Dokumentation über die "Datenschutzvorfälle".
Vorgänge können auch beim Anlegen kategorisiert werden. Auf diese Weise können benötigte Kontaktinformationen Dank einer bessern Strukturierung schneller gefunden werden.
Abbildung: Ansicht Vorgänge Übersicht
Anzeige der Vorgänge
Vorgänge unter dem Menüpunkt Aktivitäten sind zur besseren Übersicht in drei verschieden Übersichten aufrufbar - Offene Vorgänge; Abgeschlossene Vorgänge und Alle Vorgänge.
Abbildung: Vorgänge in drei Ansichtsvarianten
Detaillierte Ansicht Vorgang
Die folgende Abbildung zeigt alle Felder, die in ForumDSM für einen Vorgang erfasst werden können.
Abbildung: Ansicht Vorgang „Daten wurden ungrechtmäßig übermittelt“
Im Feld Bezeichnung sollte eine möglichst eindeutige und aussagekräftige Bezeichnung für das Dokument hinterlegt werden.
Neuanlage eines Vorgangs
Bei einer Neuanlage eines Vorgangs wird automatisch das Erstellungsdatum in das Datumsfeld(1) übernommen. Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für das Formular an, um die weitere Bearbeitung bzw. das Auffinden des Dokuments zu erleichtern.
Abbildung: Neuanlage eines Vorgangs
Der Zeitaufwand(2) wird in ForumDSM in Minuten geführt. Ob ein Verfahren Berichtsrelevant bzw. Meldepflichtig ist, wird durch das Setzen eines Hakens in der jeweiligen Checkbox markiert(3 und 4).
Durch die Schaltfläche Abschließen schließen Sie den Vorgang ab. Der Status eines Objektes wird deutlich sichtbar in einer eigenen Statusleiste(1) unterhalb der Titelseite angezeigt. Ebenso kann dieser Vorgang in der Übersicht Abgeschlossene Vorgänge gefunden werden.
Abbildung: Ansicht Status Abgeschlossen