Verträge
Es werden in dieser Übersicht die in ForumDSM benötigten Verträge angezeigt.
Direkt in der Übersicht wird zu dem jeweiligen Vertrag der Typ, die Verantwortung, der Auftragsstatus und die Prüfung der Auftragsverarbeitung bzw. auch der Gemeinsamen Verantwortlichkeit angezeigt. Durch den Einsatz von farbigen Hervorhebungen ist eine übersichtlichere Darstellung der Prüfung der Auftragsverarbeitung oder gemeinsamen Verantwortlichkeit schnell möglich.
Anlegen eines Vertrages
Falls in Ihrem Unternehmen auch das Modul ForumOSM im Einsatz ist, sollte dieses als federführendes System für die Anlage von Verträgen genutzt werden.
Über die Funktion Vertrag anlegen können Sie einen neuen Vertrag in ForumDSM einfügen. Bei der Erstellung bzw. der Bearbeitung eines Vertrags können verschiedene Verknüpfungen vorgenommen werden. Ein Vertrag wird üblicherweise mit einer Verantwortung und einem Dienstleister verknüpft.
Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung(1) für das Formular an, um die weitere Bearbeitung zu erleichtern.
Wird eine "Prüfung der Auftragsdatenverarbeitung" oder eine Prüfung der "Gemeinsamen Verantwortlichkeit" für diesen Vertrag erforderlich(2), werden weitere Bearbeitungsfelder sichtbar.
Weitere Schaltflächen am Vertrag
Nachdem ein Vertrag angelegt wurde, kann er über die "Status-Schaltflächen" auf den aktuellen Status angepasst werden:
| Schaltfläche | Bezeichnung |
|---|---|
| Der Vertrag befindet sich in Vorbereitung. Beispiel: Alle Vertragsdaten werden bereits im Vorfeld der Unterzeichnung des Vertrags in ForumDSM angelegt. |
| Der Vertrag wird aktiv. Beispiel: Nach Überprüfung der Vertragsdaten wird er von den Vertragspartnern unterzeichnet und in ForumDSM aktiviert. |
| Der Vertrag wird inaktiv. Beispiel: In ForumDSM können bereits inaktive Verträge aus der Vergangenheit angelegt und dokumentiert werden |
| Der Vertrag ist gekündigt. |
| Der Vertrag wird geprüft. Beispiel: Der Vertrag wird von den Vertragspartnern geprüft und steht kurz vor der Unterzeichnung. |
Den jeweiligen Status des Vertrages wird deutlich sichtbar in einer eigenen Statusleiste(1) unterhalb der Titelseite angezeigt und in der Übersichtsseite der Verträge.
Prüfung der Auftragsdatenverarbeitung / Prüfung der Gemeinsamen Verantwortlichkeit
Wird ein Vertrag für eine Prüfung der Auftragsverarbeitung oder für eine Prüfung der Gemeinsamen Verantwortlichkeit markiert, können Sie über die Schaltfläche Prüfung Auftragsverarbeitung anlegen... bzw. eine Prüfung anlegen.Prüfung Gemeinsame Verantwortlichkeit anlegen...
Die Notwendigkeit der Prüfung eines Vertrages auf die Kriterien zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) bzw. zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO) ist jeweils nicht mit einer einfachen "Ja/Nein - Entscheidung" abgedeckt, sondern wird mit passenden Checklisten in eigenen Dokumenten abgebildet.
Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für den Vertrag an und speichern den Vertrag einmal ab, bevor Sie eine Prüfung anlegen. Bei der Anlage einer Prüfung ist die Bezeichnung dann bereits korrekt benannt.