Version 2020-10

Versionsnummer	2020-10
Releasedatum	28.10.2020

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen und Anpassungen in ForumDSM Version 2020-10 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumDSM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support.

Verbesserungen in ForumDSM

Prüfung Auftragsdatenverarbeitung

Die Übersicht der Auftragsdatenverarbeitung wurde um die Anzeige der jeweiligen Dienstleister erweitert. Ebenfalls kann die Übersicht in allen Spalten auf- und absteigend sortiert werden.

Abbildung: Übersicht der Prüfung Auftragsverarbeitung

Auswertung

In ForumDSM gibt es nun durch den Menüpunkt Auswertungen einen schnellen Überblick zu den Verarbeitungstätigkeiten (Freigaben und Dienstleister), Geschäftsprozesse mit personenbezogenen Daten ohne Verarbeitungstätigkeit sowie Risiken ohne Bezugsobjekt. Die jeweiligen Auswertungen sind in drei Reitern unterteilt. Eine Ansicht ist über die Schaltfläche Schließen zu schließen.

Abbildung: Auswertung in ForumDSM

Bitte beachten Sie, dass Sie als Ergebnis im Verarbeitungstätigkeiten nach Freigabedatum den Zeitraum vor mehr als X Monaten freigegeben angezeigt bekommen.

Ansicht Dienstleister

In der Maske des Dienstleisters werden nun auch die verknüpften Verarbeitungstätigkeiten angezeigt.

Abbildung: Einzelansicht eines Dienstleisters

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite 2020-10

Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen der Änderungen sind zur Veranschaulichung an unterschiedlichen Beispielen der ForumSuite dargestellt.

Hinweis zur Verwendung der technischen Plattform

In den Informationsseiten zu den einzelnen Anwendung (Verwaltung > „Über“) wird nun die technische Plattform angezeigt, auf welcher die ForumSuite betrieben wird.

Abbildung: Anzeige Hinweis auf technische Plattform in "Über"-Seiten

Versionsabgleich von Frontend und Backend

Beim Aufruf der FORUM Suite in der Domino Plattform erfolgt nun ein Abgleich der Versionsstände von Frontend und Backend. Um einen fehlerfreien Betrieb zu gewährleisten müssen beide Versionen identisch sein. Bei Abweichungen wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Abbildung: Fehlermeldung bei Versionsabgleich

Benachrichtigung

In der Benachrichtigung per Email an den Nutzer wird unter Bezugsobjekt zunächst der Modeltyp, danach ein Doppelpunkt und dann die Bezeichnung angezeigt. Die Bezeichnung ist entsprechend mit einem Link hinterlegt.

Aktualisierung der Stammdaten

Ist ForumISM noch nicht in die ForumSuite, kann in allen Anwendungen der ForumSuite über eine entsprechende Schaltfläche im unteren linken Seitenbereich ein Abgleich bzw. Aktualisierung der Geschäftsprozesse und Schutzobjekte erfolgen. Voraussetzung ist die aktive Schnittstelle zu ForumISM in der Konfiguration der ForumSuite.

Abbildung: Aktualisierung der Geschäftsprozesse in ForumBCM

Sind in einer neu freigeschalteten Anwendung die Benutzerrechte noch nicht entsprechend vergeben, erfolgt eine Fehlermeldung. Importe und Exporte können nur von Nutzern mit Administratoren-Rechten durchgeführt werden. Im nachfolgenden Beispielen aus ForumBCM sind noch keine notwendigen Rechte vergeben.

Abbildung: Fehlermeldung zu fehelnden Rechten

Die Aktualisierung

Aktualisieren Sie die Geschäftsprozesse bzw. Schutzobjekte, können Sie zusätzlich aus den Einstellungen von ForumISM (Version 3.6.X) die Wesentlichkeitskriterien sowie der Business Impact Analyse über die jeweiligen Checkboxen übernehmen.

Bereits vorhandene Einstellungen zu den Wesentlichkeitskriterien werden hierbei ggf. überschrieben. Dies betrifft die systemweit gültigen Einstellungen der Wesentlichkeitskriterien für Geschäftsprozesse.

Die Übernahme der Einstellungen zur Business Impact Analyse wird nur in der Anwendung ForumBCM angeboten. Für eine Teilmigration ist dies auch in ForumISM möglich.

Abbildung: Aktualisierung und entsprechnde Einstellungen konfigurieren

Aktualisieren Sie auch gleich die Schutzobjekte mit, wählen Sie bitte die zukünftige Verantwortung aus dem bisherigen Feld „Zuständiger Sicherheitsverantwortlicher„ für Schutzobjekte umsetzen auf technische Zuständigkeit oder fachliche Zuständigkeit. Standardmäßig wird der „Zuständiger Sicherheitsverantwortlicher“ auf die technische Zuständigkeit umgesetzt.

Abbildung: Aktualisierung der Schutzobjekte und Zusändigkeiten

Vorschaubilder für Anhänge erstellen

Wählen Sie, ob Vorschaubilder für Anhänge erstellt werden sollen. Die Standardeinstellung ist hier auf inaktiv, da das Erstellen von Vorschaubildern bei einer großen Anzahl von Anhängen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann.

Prüfen

Betätigen Sie bitte die Schaltfläche Prüfen (1).

Je nach Umfang ihrer ForumISM Datenbank kann die Prüfung sowie die anschließende Aktualisierung mehrere Minuten in Anspruch nehmen.

Nach jeder Aktivität zur Aktualisierung besteht über die Schaltfläche Protokoll speichern... (2) die Möglichkeit ein entsprechende Dokumentation zu erstellen. Wird die Prüfung erfolgreich abgeschlossen (3) kann ein Testlauf der Aktualisierung über die Schaltfläche Vorschau vorgenommen werden. Werden Probleme festgestellt, müssen diese für eine erfolgreiche Aktualisierung behoben werden.

Abbildung: Anzeige Fortschritt Aktualisierung

Sofern die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, lösen Sie über die Schaltfläche Vorschau einen Testlauf der Aktualisierung aus.

Abbildung: Fehleranzeige bei Prüfung zur Migration

Hinweise können über einen entsprechenden Link direkt aufgerufen und bearbeitet werden. Sind alle Hinweise bearbeitet kann eine erneute Vorschau erstellt werden.

Abbildung: Link zum Dokument öffnen

Ausgegebene Hinweise zu mehrfachen Verknüpfungen mit Vorschlägen können ignoriert werden.

Haben Sie alle Hinweise entsprechend abgearbeitet, können Sie erneut eine Vorschau ausführen.

Wird Ihnen bei der Prüfung eine Fehlerdiagnose als Datei angeboten, welche auf dem Server gespeichert wird, leiten Sie diese bitte an den Support weiter. Wir setzen uns in diesem Fall zeitnah mit Ihnen in Verbindung.

Aktualisierung durchführen

Nach Fertigstellung der Vorschau prüfen Sie bitte das ausgegebene Ergebnis. Sofern keine Hinweise mehr ausgegeben werden, führen Sie die Aktualisierung bitte über die Schaltfläche Aktualisierung durchführen final aus.

Abbildung: Aktualisierung durchführen

Je nach Umfang Ihrer Datenbank kann die Aktualisierung mehrere Minuten in Anspruch nehmen.

Ist die Aktualisierung abgeschlossen, besteht die Möglichkeit ein Protokoll zur Aktualisierung über die Schaltfläche Protokoll speichern zu erstellen. Wir empfehlen das Abspeichern des Protokolls als Nachweis für die Aktualisierung.

Während Vorschau oder Durchführung der Aktualisierung kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass die Fortschrittsanzeige nicht mehr reagiert. Es handelt sich dabei nur um ein Darstellungsproblem. Die eigentliche Aktualisierung läuft unverändert im Hintergrund weiter. Ein erneutes Laden oder Öffnen der Anwendung in einem neuen Browserfenster oder Tab ist in diesem Fall jedoch ebenfalls nicht möglich und sollte auch nicht versucht werden. Außerdem kann nach kurzer Zeit eine Meldung „Der Server ist nicht erreichbar“ in der Oberfläche erscheinen.

Warten Sie in diesem Fall bitte unbedingt ab, bis die Aktualisierung bzw. Vorschau abgeschlossen ist. Schließen Sie nicht Ihr Browserfenster oder Laden die Seite erneut, da ansonsten keine Hinweise aus der Aktualisierung angezeigt werden können.

Das Protokoll wird nach Abschluss der Funktion entsprechend aktualisiert.

Fehlerbehebung in ForumDSM

Beim Löschen eines Risikos werden keine technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) mit zur Löschung angeboten bzw. gelöscht.
An Geschäftsprozessen können bestehende Verarbeitungstätigkeiten wieder entfernt werden.
Beim Erstellen einer AV-Prüfung aus einem Vertrag wird der Name des Vertrages wieder mit übernommen.
Ein Problem bei der Erfassung des Schutzbedarfs an den Datenkategorien wurde behoben. Statt der normalen Ansicht, erhielt der Anwender bei der Neuerfassung eines Schutzbedarfs eine erweiterte Ansicht, die für ForumDSM nicht relevant ist.
Ein Fehler bei der Neuanlage und Anzeige von Schutzbedarfsanalysen in ForumDSM wurde behoben.

Fehlerbehebungen in der ForumSuite 2020-10

Allgemein

Ein Fehler in der PDF-Ausgabe und der CSV-Ausgabe aus dem Risiko-Cockpit wurde behoben und ist nun wieder möglich.
Es wurde ein Problem behoben, durch welches Hilfstexte an Checklisten bei der Erstellung eigener Checklisten nicht sichtbar waren.
Eine erneutes Freigaben „ohne Wiedervorlage“ löscht eine für die vorhergehende Wiedervorlage mit Freigabe erstellte Aufgabe.
Risiko-Vorschläge werden im Risikocockpit nicht mehr in der Risikomatrix betrachtet.
Bei aktiviertem Datenimport aus ForumISM wird die Übernahme von Vorschlägen für die betroffenen Objektarten unterbunden.
Beim Löschen bestimmter Dokumente werden abhängige Objekte angeboten.
Ein Problem wurde behoben, durch welches Workflows mit Ablehnungen fälschlicherweise als „offen“ angezeigt wurden.
Im Aufgabencockpit wurden fälschlicherweise offene Aufgaben aus Vorschlägen dargestellt. Das Problem wurde korrigiert.