Version 2021-04

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen in ForumOSM Version 2021-04 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumOSM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support

Verbesserungen in ForumOSM

Auslagerungsregister am Dienstleister und Auslagerungsverzeichnis

Um die benötigten Informationen für das Auslagerungsverzeichnis (EBA) ausgeben zu können, wurden zusätzliche Felder am Dienstleister und der Leistung hinzugefügt.

Ebenso können nun auch Informationen für das Auslagerungsregister (EBA) an der Leistung erfasst werden.

Für das Erstellen eines Auslagerungsverzeichnis (EBA) wurde unter dem Reiter Reporting ein separater Bereich geschaffen. Hier ist die Erstellung eines PDF für das Auslagerungsverzeichnis gemäß EBA-Leitlinien möglich.

Auswertung Weiterverlagerungen

Die grafische Übersicht von Weiterverlagerungen dient der besseren Übersichtlichkeit von Weiterverlagerungen, sie ist interaktiv und anwenderfreundlich.

Die Auswertungen "Leistungen nach Freigabedatum" und  "Klassifizierung nach Freigabedatum" wurden um die Spalte der Klassifizierung erweitert.

Verträge und Leistungsscheine

In der Übersicht „Verträge und Leistungsscheine“ werden nun auch Leistungsscheine ohne zugeordneten Vertrag angezeigt. In der Spalte „Typ“ erfolgt eine entsprechende Kennzeichnung sowie eine farbliche Hervorhebung der betroffenen Einträge.

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite 2021-04

Allgemein

Für das Release 2021-04 wurden über 60 neue Funktionen und Verbesserungen in die ForumSuite sowie die einzelnen Anwendungen integriert. Dabei konnten wir erneut zahlreiche Anforderungen unserer Kunden berücksichtigen.

Einen wesentlichen Anteil der Arbeiten nahm die Aktualisierung des für das Frontend der Plattform genutzten Open Source Frameworks in Anspruch. Die Versionsänderung machte die Umstellung und Anpassung zahlreicher weiterer Komponenten von Drittanbietern sowie den Ersatz von nicht mehr durch die Anbieter oder die Open Source Community für die neue Framework-Version bereitgestellten oder gepflegten Funktionen durch Eigenentwicklungen erforderlich. Dieser Prozess konnte nun nach ca. einem Jahr intensiver Entwicklungsarbeiten mit dem vorliegenden Release erfolgreich abgeschlossen werden und erlaubt uns auch in Zukunft, weiterhin auf eine moderne Architektur für das Frontend zu bauen. Als Anwender unserer Softwarelösungen sollten Sie im Idealfall außer einer in Teilbereichen bereits jetzt und zukünftig noch weiter verbesserten Performance keine Änderungen im Umgang mit den Anwendungen bemerken. Falls doch, zögern Sie bitte nicht, uns dies mitzuteilen.

Anlesetexte für Benachrichtigungen

Für Benachrichtigungen per E-Mail können nun Anlesetexte als Hinweise für die Empfänger in der Konfiguration hinterlegt werden. Die Texte werden zu Beginn der versendeten E-Mails angezeigt.

Anlesetexte können vordefiniert werden für:

• Aufgaben in allen Anwendungen sowie für Übungen in ForumBCM

• Workflows (alle Anwendungen)

• Fällige Überwachungen in ForumOSM

• Benachrichtigungen zu Vertragsverlängerungen in ForumOSM

Die Eingabe eines Anlesetextes in der Konfiguration beenden Sie über das grüne Häkchen bzw. brechen Sie über das rote Kreuz ab.

Verbesserte Vorschlagsübernahme

Es ist nun möglich, nach der Verknüpfung eines Vorschlages mit einem Produktivdokument ausgewählte Inhalte in das Produktivdokument zu übernehmen.

In der Vergleichsansicht werden die Änderungen farblich hervorgehoben. Auf der linken Seite sehen Sie ihr Produktivdokument und auf der rechten Seite das Vorschlagsdokument. Über die Schaltfläche Änderung ignorieren kann ein anstehendes Vorschlagsupdate ignoriert und der Vorschlag für dieses Objekt als „bearbeitet“ gewertet werden.

Möchten Sie die Änderungen übernehmen, nutzen Sie bitte die Schaltfläche Inhalte aktualisieren. Sie werden im nächsten Schritt gefragt, welche Bereiche bzw. Felder aktualisiert werden sollen.

Ebenso kann die Struktur aktualisiert werden. Bitte beachten Sie, dass hierbei ggf. auch neue Unterobjekte aus dem Vorschlagsupdate übernommen werden.

Ebenso können Anhänge nachträglich bzw. erneut aus dem Vorschlagsobjekt übernommen werden. Als Beispiel für Kunden aus dem genossenschaftliche Bereich können hier die SiKos von Schutzobjekten genannt werden, welche aktuell als PDF von der Rechenzentrale geliefert und als Anhang an einem Vorschlag für ForumISM ausgeliefert werden. Diese (geänderten) Anhänge können nun gezielt aus dem produktiven Schutzobjekt heraus übernommen bzw. zu aktualisiert werden.

Im nachfolgenden Screenshot wird durch das gesetzte Häkchen nur der Anhang, also das aktualisierte Siko im produktiven Bereich geändert.

Risiken - Hinweise auf Änderungen

In den Einstellungen wurde der Hinweis auf die Konsequenzen von Änderungen der Parameter zur Risikobewertung deutlicher hervorgehoben, da Änderungen in diesem Bereich alle Anwendungen der ForumSuite betreffen und zudem eine Neubewertung sämtlicher bereits erfasster Risiken zur Folge hat.

Sofern hier trotzdem Änderungen vorgenommen werden, müssen diese individuell für jedes einzelne, bereits erfasst Risiko bestätigt und übernommen werden.

In der Risiko-Maske wird ein entsprechender Hinweis auf geänderte Parameter nun gut sichtbar im oberen Bereich angezeigt und kann dadurch nicht mehr übersehen werden. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus, müssen die aktualisierten Schwellwerte über die Schaltfläche aktualisieren  aktualisiert werden, bevor am Objekt weiter gearbeitet werden kann.

Risiken - Anzeige von Abweichungen

Werden in den Einstellungen für die Risikobewertung Änderungen an der Matrix durchgeführt und diese Änderungen nicht an den einzelnen erfassten Änderungen aktualisiert, werden diese im Risiko-Cockpit gesondert tabellarisch dargestellt. So ist nach einer Änderung in den Einstellungen die Anzahl der zu bearbeitenden Objekte schnell ersichtlich.

Richtext-Editor

Der Richtext-Editor wurde auf die neueste vom Hersteller verfügbare Version aktualisiert. Neben einem neuen Design ist nun auch das Hochladen und Einfügen beliebiger Anhänge möglich, um Vorgänge mit Verweisen auf Anhänge nachvollziehbarer dokumentieren zu können.

PDF-Erstellung

Die PDF-Ausgabe von Inhalten wurde durch eine geringfügige Verringerung der Schriftgröße etwas kompakter gestaltet.

Der Titel von Objekten in der Detailausgabe verlinkt nun auf das entsprechende Objekt in der ForumSuite.

Zusammenführung von Datenbanken

IBM/HCL Domino Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die HCL Domino Plattform betreffen.

Verbesserung Import Mitarbeiter aus dem Notes Adressbuch

Beim Import von Mitarbeitern aus dem Namens- und Adressbuch in der Domino Plattform werden Einträge, wie „Mr.“ und „Mrs.“ für das Feld „Anrede“ bzw. „Personal title“ ignoriert und ggf. auch nachträglich entfernt.

Java Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die Java Plattform betreffen.

Verbesserung Import Mitarbeiter aus dem Active Directory

Die Importfunktion von Mitarbeitern aus dem Active Directory für die Java Plattform wurde um eine optionale Vernachlässigung der Groß- und  Kleinschreibung bei der Prüfung von Primär-IDs erweitert. Dies vereinfacht die Migration aus der Domino-Umgebung in die Java Plattform, sofern die Mitarbeiter-Kennungen aus dem Domino Adressbuch von den im Active Directory hinterlegten Kennungen hinsichtlich der Schreibweise abweichen.

Single-Sign-On über Kerberos

Für die Java Plattform besteht nun die Möglichkeit zur Einrichtung eines Single-Sign-Ons für die ForumSuitemittels Kerberos. Bei korrekter Konfiguration ist dadurch keine gesonderte Eingabe eines Nutzernamens und Kennwortes zur Nutzung der Anwendungen der ForumSuite mehr erforderlich.

Fehlerbehebung in ForumOSM

• Ein Fehler in der Benachrichtigung der Überwachungsaktivitäten mittels Checkliste wurde behoben.
• Ein Fehler in der Benachrichtigung der Vertragsverlängerung wurde behoben.
• Ein Fehler in der Benachrichtigung der Vertragsverlängerung bei gekündigten Verträgen wurde behoben.
• Ein Fehler in der Zählung der Verträge auf der Startseite wurde behoben.
• In der Übersicht "Eingehende Berichte" gibt es nun die Möglichkeit zur PDF- und CSV-Ausgabe.
• Die R1-Risiken werden als Vorschläge an die Kunden ausgeliefert. die aktuellen Inhalte können nun in bestehenden Risiken übernommen werden.

• Es wurde ein Problem bei der PDF-Ausgabe bestimmter Checklisten mit Bedingungen festgestellt. Dieses betrifft Checklisten mit einem veralteten Datenformat, welche nach bereits erfolgter Migration der Datenstruktur aus ebenfalls veralteten Vorschlägen übernommen wurden.
  Im Bereich Konfiguration wurde eine Möglichkeit für den Administrator geschaffen, eine erneute Migration der Datenstruktur der betroffenen Checklisten auszulösen.

  

  Abbildung: Mäglichkeit zur Migration von Checklisten

Fehlerbehebungen in der ForumSuite 2021-04

Allgemein

• Ein Fehler in der Zusammenfassung der Benachrichtigung von Workflows wurde behoben
• Bearbeiter von Workflows erhalten nun keine Benachrichtigung nachdem deren Eingabe (Zustimmung, Ablehnung oder Kenntnisnahme) bereits erfolgt ist.
• Ein Fehler beim Zuweisen eines Workflows zur aktuelleren Version des Objektes wurde behoben.
• Ein Problem bei der Verarbeitung von Zeiträumen mit Wochen-Angaben wurde behoben.
• Ein Problem bei der Verarbeitung von Kategorien mit zyklischen Verknüpfungen wurde behoben.
• Ein Fehler in der Jahreszahlergänzung in Datumsfeldern wurde behoben.
• Die Performance beim Umgang mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern und OUs wurden verbessert.
• Das Hochladen von Bildern durch Drag'n'Drop in RichText-Felder für noch nicht gespeicherte Objekte wurde unterbunden.
• Ein Problem bei der Zuordnung von Organisationseinheiten aus der Maske für die Bearbeitung von Mitarbeitern wurde behoben. Es erfolgt nur noch eine Anzeige der zugeordneten Organisationseinheit, die Zuordnung erfolgt nun über die Auswahl von Mitarbeitern an der gewünschten Organisationseinheit.
• Beim Datenexport der kompletten Anwendung werden nun auch bereits erzeugte Vorschaubilder und ggf. vorhandene, verkleinerte Druckversionen von Anhängen mit berücksichtigt.

PDF-Ausgabe

• In der PDF-Ausgabe eines Workflows werden nun wieder alle Inhalte dargestellt.
• Ein Fehler bei der PDF-Ausgabe eines Dokumentes mit Anhang ohne Zusammenfassung wurde behoben.
• Ein Problem bei der PDF-Erzeugung aufgrund unbekannter CSS Style-Angaben durch Kopieren und Einfügen von Inhalten aus Microsoft Word wurde behoben.
• Ein Fehler in der Darstellung der PDF-Ausgabe von Listenansichten wurde behoben.

IBM/HCL Domino Plattform

• Ein Problem bei der Migration bzw. dem Import von Geschäftsprozessen aus ForumISM (Notes) wurde behoben, welches bei defekten Feldern aus Business Impact Analysen zum Abbruch der Funktion führte.
• Ein Problem bei der Verarbeitung von Einstellungsdokumenten mit zahlreichen großen Textfeldern aus ForumISM (Notes) im Rahmen der Migration bzw. beim Import von Objekten wurde behoben.
• Ein fehlerhafter Hinweis auf eine fehlende Mail-Adressen beim Versand von Hinweisen entfällt.

Java Plattform

• Ein Problem beim Hochladen sehr großer Anhänge wurde behoben.
• Ein Problem bei der Prüfung auf Admin-Kennungen beim Login mittels Active Directory bzw. LDAP wurde behoben.
• Ein Problem bei der Erzeugung von PDF- und Excel-Dateien beim Betrieb in einer Docker-Umgebung wurde beseitigt.