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Version 2020-09.1

Versionsnummer2020-09.1
Releasedatum25.09.2020

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen in ForumOSM Version 2020-09.1 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumOSM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support



Auf dieser Seite:

Inhaltsverzeichnis

Neue Funktionen und Verbesserungen in ForumOSM

Auswertungen

In den Auswertungen gibt es nun die Möglichkeit nach Leistungen ohne Verträge sowie Leistungen ohne Quick-Check zu filtern. In der Auswertung Wesentliche Auslagerungen und Weiterverlagerungen wurde die Spalte Beginn der Leistung hinzugefügt.

Abbildung: Ansicht Klassifizierung an Leistungen

Die neue Auswertung Leistungen mit Klassifizierung wurde implementiert. Neben der Verantwortung wird der Dienstleister mit den jeweiligen Leistungen und Bewertungsergebnis der Klassifizierung ausgegeben.

Abbildung: Leistungen mit Klassifizierung

Berichtsauswertung

Die Ansicht Berichtsauswertungen wurde die Spalte Leitungen erweitert.

Abbildung: Berichtsauswertung

Leistungen - Anpassungen im Reiter Bewertung

Im Reiter Bewertungen hat sich die Reihenfolge verändert. Die Klassifizierung ist nun an erster Stelle.

Abbildung: Anpassungen im Reiter Bewertung

Klassifizierung

Um dem Nutzer die Arbeit zu erleichtern, ist das Bewertungsfeld beim Erstellen einer neuen Klassifizierung mit „siehe Checklisten bzw. Risikoanalyse“ vorbelegt.

Abbildung: Klassifizierung

Vertrag

Im Feld für laufende Kosten an einem Vertrag kann nun zu den Optionen jährlich, pro Quartal und monatlich auch halbjährlich auswählt werden.

Überwachung mittels Checkliste als Listenansicht

Das Cockpit zur Überwachung mittels Checkliste steht nun auch wieder als Listenansicht zur Verfügung, somit ist eine Datumsselektion wieder möglich. Das Umschalten zur Listenansicht ist am unteren Ende der Übersicht über der Schaltfläche Schließen möglich.

Abbildung: Überwachung mittels Checkliste als Listenansicht

Vorschlagsübernahme Diensleister

Wird eine Leistung aus dem Vorschlagsbereich übernommen, wird automatisch auch der entsprechende Dienstleister mit übernommen, wenn dieser noch nicht produktiv ist.

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite 2019-09.1

Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen der Änderungen sind zur Veranschaulichung an unterschiedlichen Beispielen der ForumSuite dargestellt.

Einheitliche Versionierung für alle Apps und der ForumSuite

Die Bezeichnung der Versionsnummern wurde mit diesem Release abgeändert. Ab sofort beinhalten die Versionsnummern Jahr und Monat des Datums der Veröffentlichung des Releases.

Da alle Anwendungen der FORUM in den jeweils neuesten Versionen jetzt Teil der sind, haben wir die Bezeichnungen der Versionsnummern vereinheitlicht und die Handhabung im Umgang von Versionsständen vereinfacht.

Startseiten mit Widgets

Die Widgets auf den Startseiten der Anwendungen ForumISMForumBCM und ForumOSM wurden neu gestaltet. Somit sind die Startseiten übersichtlicher, einheitlicher in der Gestaltung und wichtige Informationen können besser erfasst werden.

Abbildung: Neue Startseiten ForumISM, ForumBCM und ForumBCM

Die Startseiten können individuell angepasst werden. Einzelne Widgets können ausgeblendet oder hinzugefügt werden. Informationen zum Aktivieren sowie Deaktivieren entnehmen Sie bitte die Informationen siehe Screenshots.

Abbildung: Deaktivieren von Widgets

Abbildung: Aktivieren von Widgets
E-Mail Benachrichtigung

Empfänger der Aufgabenzusammenfassung für Anwendungen der ForumSuite bekommen keine „leeren“ Emails mit dem Hinweis „keine fälligen Aufgaben“ gesendet, wenn keine Aufgaben in den jeweiligen Anwendungen existieren.

Benachrichtigung Workflow

In der Konfiguration der ForumSuite ist nun auch die Benachrichtigung zu Workflows hinterlegt. Ist diese aktiviert, werden die Empfänger (Ersteller, Beobachter oder/und Beteiligte) von Workflows über überfällige bzw. anstehende Umsetzungen per Mail informiert.

Abbildung: Ansicht der Konfiguration Benachrichtigung Workflow
Hinweise per Mail versenden

Für alle Objekte besteht nun die Möglichkeit, Verweise per E-Mail über das Extras-Menü zu versenden. Über Hinweise per E-Mail versenden... gelangen Sie zur Modellierung des Hinweises.

Abbildung: Hinweis per Mail versenden

Ist am betreffende Mitarbeiter oder der Organisation keine E-Mailadresse hinterlegt, wird der Hinweis über die Login-Kennung versendet.

Einstellung der Wesentlichkeitskriterien

Werden in den Einstellungen für Geschäftsprozesse die Definitionen der Wesentlichkeitskriterien geändert, wird ein entsprechender Hinweis, dass eine Deaktivierung keinen Einfluss auf bereits erfolgte Bewertungen hat, angezeigt.

Abbildung: Definition Wesentlichkeitskriterien
Nachträgliche Verknüpfung mit Vorschlägen

Durch aktualisierte Vorschläge ist es möglich, dass neue Objekte in die Vorschläge aufgenommen wurden, die so oder ähnlich schon von den Nutzern im Produktivbereich einer Anwendung der ForumSuite angelegt wurden. Um diese Objekte mit den Vorschlägen zu verknüpfen, kann im Vorschlagsbereich in der Einzelansicht des Vorschlages die Schaltfläche Vorschlag verknüpfen genutzt werden.

Ein Druck auf die Schaltfläche öffnet einen Auswahldialog, in dem der Mitarbeiter das dem Vorschlag entsprechende selbst angelegte Objekt wählen kann. Angezeigt werden in dieser Auswahl Objekte aus dem Produktivbereich, welche noch nicht mit einem Vorschlag verknüpft sind.

Abbildung: Nachträgliche Verknüpfung mit Vorschlägen
PDF-Ausgabe: Auswahldialog mit Optionen

Für die PDF-Ausgabe stehen nun verschieden Möglichkeiten zur Verfügung. Das PDF kann als Tabelle oder mit Daten als einzelnen Dokumente erstellt werden.

Abbildung: PDF-Ausgabe: Auswahldialog mit Optionen

Zusätzlich können bestehende Aufgaben an Objekten mit eingebunden werden sowie eine tabellarische  Zusammenfassung am Ende jedes einzelnen Objektes erstellt werden.

Abbildung: mit tabellarischer Zusammenfassung am Ende jedes Dokuments

Keine Anhänge in PDF übernehmen

Mit dieser Option werden bei der Generierung des PDF alle Anhänge nicht berücksichtigt.

Anhänge einbinden und verlinken

Mit dieser Option ist das PDF zum Beispiel auf einem USB-Stick speicherbar. Die Lesezeichen ermöglichen einen schnellen und gezielten Zugriff auf alle Dokumente.
Um die Funktion der Verlinkung auf einem Tablet oder Smartphone nutzen zu können, bedarf es eventuell zusätzlicher Software auf dem Endgerät.

Die Option Anhänge einbinden und verlinken erstellt ein PDF, in dem sämtliche Anhänge für enthaltene Objekte in die PDF-Datei als sog. PDF-Attachments integriert werden. Im Adobe Reader können Sie diese Anhänge unter dem Büroklammersymbol (1) aufrufen. Zusätzlich werden die Anhänge als Links in der Zusammenfassung unterhalb der Dokumenteninhalte aufgelistet und können von dort aus direkt geöffnet werden.

Abbildung: Anhänge im Adobe Reader unter dem Büroklammersymbol aufrufen

Bitte beachten Sie, dass verschlüsselte oder kennwortgeschützte PDF-Dateien nicht als Anhänge in die erzeugte PDF-Datei aufgenommen werden können.

Abbildung: Link der PDF-Datei zum direkten Öffnen

Bilddateien, die als Anhänge an den jeweiligen Dokumenten in den Formaten JPEG, PNG und GIF vorhanden sind, werden direkt auf der entsprechenden Seite im PDF dargestellt.

 

Abbildung: JPEG-Bilddatei im PDF-Anhang

PDF-Anhänge an Dokumentenende anfügen

Mit dieser Option können PDF-Dateien, welche als Anhänge zu den einzelnen Dokumenten verknüpft wurden, am Ende angezeigt werden. Damit ist eine einfache Ausgabe der erstellten PDF-Datei auf einem Drucker möglich.

Bitte beachten Sie, dass verschlüsselte oder kennwortgeschützte PDF-Dateien nicht als Anhänge in die erzeugte PDF-Datei aufgenommen werden können.

 Werden PDF-Dateien angefügt, die eigene Lesezeichen haben, tauchen diese an der entsprechenden Stelle innerhalb der Lesezeichen im PDF auf.


PDF-Druck: Verbesserte Prüfung auf leere Felder

Optionsfelder mit leerem Wert werden in einer erzeugten PDF-Datei nicht angezeigt.

Ansicht Workflow-Maske

In der Workflow-Maske erscheint unterhalb des Links auf das Bezugsobjekt ein Hinweis, wenn der Workflow noch offen ist und das Bezugsobjektes des Workflows von der aktuellen Version abweicht. Ebenso wird unter dem Hinweis der Link auf die aktuellere Version angezeigt.

In der Übersicht der Workflows am Seitenende wurde eine neue Spalte mit Titel "abweichende Version" hinzugefügt. Die abweichende Bezugsversion wird mit dem Text : "Version anzeigen" verlinkt. Im Falle eine Abweichung wird der Text bei den offenen Workflows rot hervorgehoben.

Abbildung: Übersicht der Workflows am Seitenende

Im Statusbereich auf der Startseite wird nur noch eine Zusammenfassung angezeigt. Diese wird nur erscheinen, wenn offene Workflows für den angemeldeten User vorhanden sind.

Abbildung: Startseite Anzeige der Workflows

Im Reiter „Von mir zu bearbeitende Workflows“ werden ausschließlich Workflow gelistet, bei denen der Nutzer noch tätig werden muss.

Ansprechpartner und Adressen

Die Felder E-Mail und Website in den Ansprechpartnern bzw. Adressen stehen nun als Textfelder bereit und werden somit automatischen zu einem Link.

 

Abbildung: Ansicht Adressen und Ansprechpartner
Schaltfläche Schließen auf Übersichtsseiten

In vielen Übersichtsseiten ist die Schaltfläche Schließen hinzugefügt wurden.

Abbildung: Schließen Button un Übersichten
Einstellung Risiken: Deutlicher Hinweis auf Auswirkungen bei Änderungen

In den Einstellungen wurde im Reiter Risikokriterien ein deutlicher Hinweis auf die Auswirkungen von Änderungen in diesem Bereich angebracht.

Abbildung: Einstellung Risiken
Verbesserungen bei Einrückungen von Kategorien

Für Übersichten wurde die Einrückung von Kategorien optimiert und Umbrüche verhindert, sowie die Darstellung der Anzahl von Unterobjekten und die Kennzeichnung neu aus Vorschlägen übernommener, aber noch nicht bearbeiteter Objekte verbessert. Neu und noch nicht bearbeitete Vorschläge sind mit einem senkrechten Strich vor der Bezeichnung markiert.

Abbildung: Darstellung neu übernommene Vorschläge
Konsolidierung identischer Verantwortungen

Es wurde eine Möglichkeit zur Konsolidierung identischer Verantwortungen geschaffen. Die Aktion kann von Administratoren über die Ansicht „Verwaltung > Verantwortungen“ über die Schaltfläche Bereinigung durchführen gestartet werden.

 Bitte beachten Sie, dass aus einer Anwendung heraus möglicherweise nicht alle tatsächlichen Verantwortungen aus anderen Anwendungen sichtbar sind – diese werden jedoch trotzdem geändert.

Abbildung: Verantwortung - Bereinigung durchführen

Nachdem die Bereinigung durchgeführt wurde, bekommen Sie eine Erfolgsmeldung und den entsprechenden Hinweis: Bitte laden Sie die Anwendung erneut, um alle Änderungen anzuzeigen.

Mailversand an Organisationseinheiten

Der Versand von zeitgesteuerten Benachrichtigungen an Verantwortungen mit verknüpften Organisationseinheiten wurde angepasst:

  • Ist an der Organisationseinheit eine E-Mail- bzw. Notesadresse hinterlegt, wird diese für die Benachrichtigung genutzt.
  • Ansonsten werden – sofern vorhanden – die direkt an der Organisationseinheit verknüpften Mitarbeiter benachrichtigt.
  • Es erfolgt keine weiter Suche zu ggf. untergeordnete Organisationseinheiten mehr.
PDF: Überschrift für „Aufgaben, Workflows und Anhänge“

Die Überschrift im PDF Ausdruck für „Aufgaben, Workflows und Anhänge“ wurde angepasst. Werden bei der PDF Erstellung die Optionen Workflow und Aufgaben sowie Anhänge mit ausgewählt, sind diese auch in der PDF enthalten. Die Überschrift passt sich nach vorhandenen Inhalten an. Im nachfolgenden Beispiel gibt es keine Aufgaben und Anhänge, also beinhaltet die Überschrift nur Workflows, da nur Workflows am Dokument Auswertung IT-Risikobericht derFiducia & GAD IT AG Q4/2019 enthalten sind.

Abbildung: Ansicht PDF Ausdruck - Überschrift Workflow
Letzte Änderungen

Beim Aufruf der letzten Änderungen unter dem Menüpunkt Verwaltung werden entsprechende Ergebnisse erst angezeigt, wenn ein Zeitfenster bzw. die Checkbox nur Löschungen anzeigen selektiert wurde sowie die Auswahl über die Schaltfläche Aktualisieren bestätigt wurde.

Ansicht von Masken

Die Darstellung des Bereichs „Aufgaben, Workflows und Anhänge“ innerhalb von Masken wurde vereinheitlicht.

Hinweis auf Auswirkungen bei Änderungen der Risikokriterien

In den Einstellungen wurde im Reiter Risikokriterien ein deutlicher Hinweis auf die Auswirkungen von Änderungen in diesem Bereich innerhalb der ForumSuite  angebracht.

Abbildung: Änderungen der Risikokriterien
Ansicht Letzte Änderungen

In der Ansicht „Letzte Änderungen“ wird nun die Anwendung dargestellt, in welcher das Objekt zuletzt bearbeitet wurde.

Abbildung: Ansicht Letzte Änderungen
Datenexport für alle Inhalte

Eine Möglichkeit zum Datenexport der kompletten Inhalte der ForumSuite wurde integriert. Zum Export gelangen Sie über die Startseite einer der Anwendungen der ForumSuite und fügen am Ende der Browserzeile ein /export ein, um auf der entsprechenden Seite den Datenexport durchzuführen.

Abbildung: Datenexport aller Inhalte

Der Administrator hat innerhalb einer Anwendung der ForumSuite das Recht, einen Export durchzuführen.

Je nach Umfang aller Datenbanken kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.

Währen des Exportes bekommen Sie den Fortschritt und den erfolgreichen Abschluss des Exports angezeig. Zusätzlich bekommen Sie die erfolgreiche Erstellung auch in der blauen Box rechts oben im Bild angezeigt. Sie können die Datei nun herunterladen oder direkt vom Server kopieren. Nach dem Download wird die Datei automatisch vom Server gelöscht.

Bitte stellen Sie sicher, dass die Vorschläge nach einem Import der hier exportierten Daten wieder bereitgestellt bzw. eingespielt werden.

IBM/HCL Domino Plattform
  • Offizielle Unterstützung für HCL Domino Version 10.x und 11.0.
Java Plattform
  • In der Java-Plattform ist eine Anmeldung nun mit beliebiger Groß- / Kleinschreibung möglich, sofern das genutzte Verzeichnis (Active Directory oder LDAP) dies unterstützt.


Fehlerbehebung in ForumOSM

  • Ein Problem beim Anlegen eines Notfallkonzeptes an Leistungen wurde behoben.

  • In der Auswertungsansicht Leistung nach Beginn wird in der Spalte Klassifizierung auch der Wert des Feldes Klassifizierung aus der Risikoanalyse angezeigt.

  • Die Zählung der vorhandenen Quick-Checks für wesentliche Auslagerungen auf der Startseite wurde korrigiert.

  • Korrektur diverser Schreibfehler wurde durchgeführt.
  • Ein Farbfehler in der PDF-Ausgabe der Klassifizierung wurde behoben.

Fehlerbehebungen in der ForumSuite 2019-09.1

Allgemein

  • Ein Problem beim Vergleich umfangreicher Inhalte mit Inline-Bildern wurde behoben.
  • Die Prüfung ungültiger Freischaltschlüssel wurde verbessert.
  • Zähler in Widgets auf der Startseite wurden überarbeitet und einige Fehler behoben.

  • Ein Fehler bei der Freigabe der Business Impact Analyse ignoriert nicht mehr die Hilfstexte.

  • Ein Problem bei der Darstellung von Auswahldialogen wurde behoben. Zuvor konnten diese Verweise enthalten, die beim Aufruf aus dem Dialog ein unerwünschtes Verhalten verursachen.
  • Ein Fehler beim Anlegen von Workflows mit einer nicht gespeicherten Verantwortung wurde behoben.

  • In gruppierten Übersichten erfolgte keine korrekte Zählung von Unterobjekte für Unterkategorien der einzelnen Gruppen. Die Zählung wurde auf die Gruppen beschränkt.
  • Auch Aufgaben ohne Titel werden nun bei der E-Mail-Benachrichtigung mit einem klickbaren Link versehen.
  • Das Name des Labels Workflow und Freigabe in den Einstellungen wurde in Freigabe umbenannt.
  • Es ist möglich eine neue Business Impact Analyse anzulegen, auch wenn vorab die Vorschläge übernommen wurden.
  • Ein Problem wurde behoben, durch welches Schaltflächen zur Bearbeitung von Verknüpfungen nur im Lesen-Modus anstatt im Bearbeiten-Modus dargestellt wurden.
  • Das Löschen von Notizen ist nur im Bearbeitungsmodus möglich.

PDF-Ausgabe

  • Ein Problem bei der PDF-Ausgabe von Checklisten mit konsolidiertem Datenformat wurde behoben.

  • Ein Problem mit ungültigen Zeichen in Feldern bei der PDF-Erstellung wurde behoben.
  • Ein Problem bei der PDF-Ausgabe von eingebetteten Übersichten von Objekten mit Sonderzeichen in der Bezeichnung wurde behoben.

IBM/HCL Domino Plattform

  • In der Domino Plattform wurde ein Problem behoben, dass zuvor genutzte Vorschlagsdatenbanken in der Übersicht der Vorschläge noch als vorhanden angezeigt wurden, obwohl diese zwischenzeitlich nicht mehr korrekt verknüpft waren.
  • Ein Problem beim Betrieb der FORUM Suite unter HCL Domino V10.x und V11.x aufgrund einer von HCL als Bestandteil des Servers mitgelieferten, jedoch veralteten Java-Bibliothek wurde behoben.

Java Plattform

  • Beim Versand von Nachrichten wird nun an allen Stellen bevorzugt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters genutzt, sofern diese hinterlegt wurde. Ist keine Adresse erfasst, wird eine Zustellung an die Login-Kennung (Java Plattform) vorgenommen.

  • Ein Problem bei der Volltext-Indizierung wurde behoben, welches zur Folge hatte, dass nicht alle Felder durchsucht werden konnten.

  • Ein Problem mit der Reset-Funktion in der Java-Plattform wurde behoben.
  • In der Benutzerverwaltung kommt der Hinweis "keine Notesadresse" angezeigt, dies wurde in "keine Login-Kennung" umbenannt.

  • Die Fehlerbehandlung bei Problemen während der Installation von Vorschlägen in der Java Plattform wurde verbessert.

  • Ein Problem beim zeitgesteuerten Backup wurde korrigiert, welches das Einspielen in eine noch nicht initialisierte Datenbank verhinderte.
  • Der Anwender wird nach Eingabe einer URL in der Adresszeile des Browsers oder dem Klick auf einen Link auf ein bestimmtes Objekt in der FORUM Suite nun auch nach einem erforderlichen Login auf die korrekte Seite weitergeleitet.
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