Es werden alle Mitarbeiter aufgelistet.
Zusätzlich werden die im jeweiligen Verzeichnis (Notes-Adressbuch, Active Directory, LDAP) hinterlegten Zusatzdaten aufgeführt, um Ihnen einen schnellen Überblick zu ermöglichen.
Abbildung: gefilterte Ansicht Mitarbeiter
Import von Mitarbeitern aus einem existierenden Verzeichnis
Statt der manuellen Erfassung und Pflege von Mitarbeitern empfehlen wir die Aktivierung der Importfunktion aus dem jeweiligen Verzeichnis (Notes-Adressbuch, Active Directory, LDAP).
Die ForumSuite nutzt dadurch direkt die im Verzeichnis vorhandenen Mitarbeiter.
Active Directory und/oder LDAP stehen nur in der JAVA Version der ForumSuite zur Verfügung.
Die Mitarbeiter sollten im jeweiligen Verzeichnis erstellt und gepflegt werden.
In der ForumSuite können, bei aktivem Import, die entsprechenden Mitarbeiter aktualisiert, jedoch nicht bearbeitet werden.
Sofern nur ein eingeschränkter Kreis von Mitarbeitern übernommen werden soll, setzen Sie bitte in der Konfiguration einen entsprechenden Filter.
Abbildung: HCL Domino Version - Einstellungen in der Konfiguration zum Mitarbeiterimport
filter: '(memberOf=CN=FORUMSuite,DC=forum-is,DC=lan)'
Bitte beachten Sie, dass beim Importvorgang sämtliche im jeweiligen Verzeichnis vorhandenen Personen in die ForumSuite importiert werden, sofern nicht ein optionaler Filter gesetzt wird.
Für weitere Unterstützung kontaktieren Sie bitte unseren Support, um mit Ihnen gemeinsam eine geeignete Lösung zu erarbeiten.
Abbildung: Ansicht Mitarbeiter bei aktiven Import
Während eines laufenden Imports kann kein weiterer Importvorgang ausgeführt werden.
Manuelle Erfassung von Mitarbeitern in der ForumSuite
Sollten Sie sich nicht für den Import und Abgleich der Mitarbeiter eines verfügbaren Verzeichnisses entscheiden, können Sie diese manuell in den Anwendungen der ForumSuite erfassen und bearbeiten.
Die folgende Abbildung zeigt alle möglichen Informationseinträge, die ein Mitarbeiter besitzen kann. Die zugehörigen Verantwortungen, mit denen der Mitarbeiter direkt verknüpft ist, werden in dieser Maske ebenfalls angezeigt.
Abbildung: Mitarbeiter in Detailansicht
Umgang mit personengebundenen Titeln
Im Mitarbeiterformular können im Feld Titel alle Arten von akademischen, nicht akademischen und Ehrentiteln hinterlegt werden.
Abbildung: Ansicht Mitarbeiter mit akademischen Titel
Dabei wird der Titel stets als Erweiterung des Nachnamens verstanden und steht direkt vor dem Nachnamen. Dabei wird die Erweiterung bei der alphabetischen Sortierung in Listen jedoch nicht berücksichtigt, bleibt aber für dem Nachnamen stehen.
Abbildung: Ansicht Mitarbeiter mit akademischen Titel
Löschen von Mitarbeitern
Ist ein Mitarbeiter nicht mehr im verknüpften Adressbuch vorhanden, kann er aus der Anwendung gelöscht werden.
Abbildung: Anzeige eines Mitarbeiters, welcher nicht in der Quelldatei vorhanden ist
Der betreffende Mitarbeiter darf für das Löschen in den Anwendungen der ForumSuite keine Verknüpfungen zu Verantwortungen aufweisen. Bitte sprechen Sie den Löschvorgang auch mit den Administratoren der anderen Anwednungen der ForumSuite ab.
Ein Mitarbeiter darf in ForumBCM für eine Löschung nicht mit einem Ersthelfer-, Räumungs- oder Brandschutzbereich verknüpft sein.
Pflege der Qualifikation
Die Qualifikationen eines Mitarbeiters werden direkt am Mitarbeiter über die Schaltfläche Qualifikationen wählen... hinzugefügt. Anschließend kann hinter der jeweiligen Qualifikation in das Feld Erworben am das betreffende Datum zum Erhalt der Qualifikation eingefügt werden. Über die Schaltfläche Speichern und schließen oder Abbrechen kann die Eingabe bestätigt bzw. abgebrochen werden.
Abbildung: Pflege der Qualifikationen am Mitarbeiter
Hinterlegen von Notfallrufnummern
Zum Hinterlegen von privaten Notfallrufnummern an Mitarbeitern, welche nicht im Adressbuch eingebunden sind, nutzen Sie bitte in ForumBCM nachfolgende Verfahrensweise.
Voraussetzung zur Bearbeitung der Konfiguration ist, dass Sie die notwendigen Rechte in der Anwendung haben. In der allgemeinen Zugriffskontrollliste im Backend sowie im Frontend benötigen Sie den Zugriff Manager sowie die Rolle [ADMIN].
Über Ihr persönliches Menü gelangen Sie in die Konfiguration der Anwendung ForumBCM. Den Zugriff auf das Notes-Adressbuch bzw. den Import von Mitarbeitern aus Verzeichnis (Active Directory bzw. LDAP) inaktivieren Sie bitte.
Abbildung: Ansicht der Konfiguration - Deaktivierung Import Adressbuch
In der Einzelansicht des betreffenden Mitarbeiters können Sie nun über die Schaltfläche Bearbeiten die gewünschte Telefonnummern hinterlegen.
Abbildung: Einzelansicht des Mitarbeiters
Nach dem Hinterlegen der Telefonnummern aktivieren Sie bitte wieder in der Konfiguration den Zugriff auf das Notes-Adressbuch bzw. den Import von Mitarbeitern aus Verzeichnis (Active Directory bzw. LDAP).
Bei einer erneuten Aktualisierung der Mitarbeiter werden die manuell hinterlegten Informationen nicht überschrieben, wenn die jeweiligen Felder Telefon, Telefon privat und Mobiltelefon) in der names.nsf leer und unbeschrieben bleiben.