Anpassen der Konfiguration

Verknüpfung zu ForumISM

Diese Einstellung gilt nur für HCL Domino und Nutzung der Domino nativen Anwendung ForumISM. Bei Verwendung von ForumISM 4.x entfällt dieser Teil.

Nach erfolgter Aktualisierung werden Sie automatisch zur Konfigurationsseite weitergeleitet.

Passen Sie nun bitte die Pfade zu ForumISM an.

Bitte achten Sie an dieser Stelle unbedingt auf die korrekte Eingabe des \ (Schrägstrich, Eingabe mit ALTGR+ß) bei der Pfadangabe.

Abbildung: Konfiguration Verknüpfung zu ForumISM

Verknüpfung zum Adressbuch und Filter 

Der Regler des Imports muss zum Aktivieren des Imports nach rechts geschoben werden.

Beim Import von Mitarbeitern aus dem Namens- und Adressbuch in der Domino Plattform werden Einträge, wie „Mr.“ und „Mrs.“ für das Feld „Anrede“ bzw. „Personal title“ ignoriert und ggf. auch nachträglich entfernt.

Abbildung: Konfiguration Verknüpfung zum Adressbuch

(Optional) Hinterlegen Sie an dieser Stelle einen Filter in Lotus Notes Formelsprache um nur bestimmte Dokumente aus dem Namens- und Adressbuch zu importieren.

Beispiel:

Im Namens- und Adressbuch wurde im Feld Firma der Wert FORUM Gesellschaft für Informationssicherheit mbH hinterlegt. Beim Import sollen nur Namenseinträge übernommen werden, welche über das Feld Firmenname zugeordnet wurden. Dementsprechend wird der Filter auf das Feld CompanyName und den Teilwert Forum gesetzt:

@Contains(CompanyName;"FORUM")

Berücksichtigung von Single Sign-On

Sofern am Domino-Server ein Single Sign-On aktiviert ist, konnten zuvor in der Benutzerverwaltung keine Anwender erstellt werden, da für diese im Notes Adressbuch kein Internetkennwort hinterlegt ist.

In der Konfiguration besteht nun die Möglichkeit, die Prüfung von Internetkennworten durch die Aktivierung der Option Single Sign-On aktiv zu deaktivieren, so dass neue Systemnutzer ohne Einschränkungen erstellt werden können.

Benachrichtigungen

Die Einstellung gelten global in allen Bereichen der ForumSuite. Ist die Benachrichtigung also in ForumDSM aktiv, werden in allen anderen Anwendungen derForumSuitein Ihrem Unternehmendie Verantwortlichen über fällige Aufgaben informiert, sofern nicht Keine Einzelnachrichten senden aktiviert wurde.

Tipp: Das Versenden von Benachrichtigung über fällige Aufgaben durch Wiedervorlage können Sie in den einzelnen Anwendungen der ForumSuite separat deaktivieren. Im Reiter Workflows & Freigabe können in den Einstellungen der betreffenden Anwendung die standardmäßig hinterlegten Bereiche für die Wiedervorlage bei Freigabe entfernt werden. Durch das Entfernen der Bereiche werden keine Aufgaben zur Wiedervorlage erstellt und keine Benachrichtigungen versendet.

1. In konfigurierbaren Intervallen oder zu konfigurierbaren Stichtagen können Benachrichtigungen verschickt werden, die Nutzer über ihre fällig werdenden Aufgaben und Workflows informieren. Die Vorlaufzeit zur Fälligkeit kann ebenfalls konfiguriert werden (z.B: Aufgaben oder Workflows, die in X Tagen fällig werden).
2. Alle fälligen Aufgaben und Workflows können pro Anwendung an einen konfigurierbaren Anwendungsverantwortlichen versendet werden, in denen alle fälligen Aufgaben der jeweiligen Applikationen zusammenfassend aufgelistet werden.
3. Die Benachrichtigung an einzelne Verantwortliche ist konfigurierbar gestaltet, d.h. es besteht die Möglichkeit, nur eine Zusammenfassung an verschiedene Empfänger zu versenden.
4. Um eine Planungssicherheit in den Anwendungen der ForumSuite zu ermöglichen, kann ein Vorlauf für die Benachrichtigungen konfiguriert werden. Ab sofort kann  auch ein Anlesetext für den Beginn der Mail als Hinweis vordefiniert werden.

   Der Anlesetext kann vordefiniert werden für:

   • Aufgaben Suite-übergreifend

   • Workflows Suite-übergreifend

   • Übungen in ForumBCM

   • Fällige Überwachungen in ForumOSM

   • Vertragsverlängerung in ForumOSM

   Die Eingabe eines Anlesetextes beenden Sie über das grüne Häkchen bzw. brechen Sie über das rote Kreuz an.

   

   Abbildung: Anlesetext für fällige Aufgaben und Übungen in ForumBCM

5. Mögliche Konfigurationswerte sind Aktivierung/Deaktivierung von Aufgaben⁽¹⁾, Aktivierung/Deaktivierung von Workflows ⁽²⁾ , Turnus ⁽³⁾, Empfänger für Zusammenfassungen ⁽⁴⁾ und Unterdrückung von Benachrichtigungen an Verantwortliche ⁽⁵⁾.

   

   Abbildung: Konfiguration Mailing
   

   Ist Keine Einzelnachrichten senden ⁽⁵⁾ aktiviert, werden Informationen zu Workflows und Aufgaben nur an die jeweiligen Empfänger ⁽⁴⁾ der Zusammenfassungen gesendet.

   

   Bitte beachten Sie, dass die zeitgesteuerte Verarbeitung von Aufgaben und Benachrichtigungen in der Konfiguration des Frontends aktiviert sein muss, um Benachrichtigungen zu erhalten.

Protokollierungseinstellungen

Der Pfad zur Protokoll Datenbank⁽¹⁾ ist frei konfigurierbar. Das Niveau⁽²⁾ der Protokollierung kann Stufenweise angepasst werden.

Bitte achten Sie an dieser Stelle unbedingt auf die korrekte Eingabe des \ (Schrägstrich, Eingabe mit ALTGR+ß) bei der Pfadangabe.

Abbildung: Konfiguration Log Datenbank

Für die Produkte aus dem Compliance-Bereich (ForumCMS, ForumNMS, ForumTCM und ForumWPC) gilt unabhängig von der Plattform die Anleitung der Java Version.

Aktualisierung der Vorschläge in der JAVA-Version

Zum Einspielen neuer Vorschläge bzw. für die Aktualisierung bestehender Vorschläge gehen Sie bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie in der Jeweiligen Anwendung unter Verwaltung  den Bereich Vorschläge 

Abbildung: Einstieg Vorschläge Beispiel ForumISM

Ziehen Sie das an Sie übermittelte ZIP Archiv mit den Vorschlägen via Drag'n'Drop⁽¹⁾ oder durch Auswahl aus den Dateisystem⁽²⁾ in die Anwendung.

Abbildung: Import Vorschläge

Warten Sie, während die neuen Vorschläge eingespielt werden.

Aktualisierung der Vorschläge in der HCL-Domino-Version

Nachfolgend wird die Umstellung der Bereitstellung sowie Aktualisierung von Vorschlägen der ForumSuite für die Domino Plattform beschrieben. Die für die HCL Domino bekannten nsf-Dateien werden ab dieser Version nicht mehr angeboten und erfordern einmalig ein neues Einspielen der genutzten Vorschläge in den Anwendungen ForumBCM, ForumDSM, ForumISM, ForumNSR und ForumOSM.

Hierzu sind Administrator-Rechte erforderlich.

Die Änderung der Verfahrensweise zum Einspielen von Vorschlägen (nachfolgend Schritt 1-3) muss in den Produkten ForumBCM, ForumDSM, ForumISM, ForumNSR und ForumOSM vorgenommen werden.

Bitte stellen Sie sicher, dass die ForumSuite zuvor auf Version 2024-08 oder höher aktualisiert wurde.

Die Schritte 1-3 der Anleitung müssen nur einmalig ausgeführt werden – alle zukünftigen Aktualisierungen erfolgen wie in den Schritten 3-5 beschrieben und können durch den Anwendungs-Administrator eigenständig ausgeführt werden.

Bitte beachten Sie die nachfolgende Anleitung, um eine störungsfreie Weiterarbeit in den Anwendungen der ForumSuite sicherzustellen.

1.) Öffnen Sie die Konfiguration der jeweiligen Anwendungen über das persönliche Benutzermenü oben rechts.

2.) Vermerken Sie bitte den hinterlegten Datenbankpfad sowie ggf. den Server für die Vorschlagsdatenbank (Screenshot oder Notiz). Diese Information wird zum späteren Entfernen der Datei vom Server benötigt.
Entfernen Sie anschließend sämtliche Einträge für die Vorschlagsdatenbank (Servername, Replika-ID sowie den Datenbankpfad) aus der Konfiguration.
Betätigen Sie die Aktion jeweils durch drücken des grünen Hakens rechts unterhalb des Eingabefeldes.

Abbildung: Pfad zur Vorschlagsdatenbank in der Konfiguration leeren

Führen Sie bitte einen Reset der Anwendung aus – bitte stimmen Sie sich unbedingt zuvor mit eventuellen weiteren Nutzern der ForumSuite ab, um Datenverluste zu vermeiden (siehe gelber Hinweis: Bitte beachten Sie, dass während eines Resets der Anwendung und der anschließenden erneuten Initialisierung ggf. Änderungen durch andere aktive Nutzer nicht korrekt gespeichert werden können.).

Abbildung: Reset ausführen

3.) Begeben Sie sich bitte zum Einstieg Verwaltung → Vorschläge



Abbildung: Aufruf Übersicht Vorschläge

4.) Wählen Sie bitte die ZIP Datei der Vorschläge vom Dateisystem und aktivieren Sie die Schaltfläche Hochladen.



Abbildung: neue Vorgehensweise zur Einspielung/zum Update von Vorschlägen/Katalogen

5.) Die Aktualisierung der Vorschläge ist nach dem Hochladen der Datei beendet und die neuen Vorschläge stehen unmittelbar zur Verfügung.

6.) Entfernen Sie nun die NSF-Datei mit den Vorschlägen sowie eventuelle Vorgängerversionen derselben vom Domino-Server mit Hilfe der oben notierten Informationen (Server + Pfad). Diese Datenbanken werden nicht mehr benötigt.

Aktualisierung Vorschläge ForumSuite Version < 2024-08

In der nachfolgenden Anleitung werden die folgenden Platzhalter verwendet:

• <app> .. Platzhalter für das Kürzel der betroffenen Anwendung
• <x.y.z.> .. Platzhalter für die aktuelle Versionsnummer
• <katalog> .. Platzhalter für Katalogbezeichnung
• <JJJJ>-<MM> .. Platzhalter für Jahr und Monat

1. Kopieren der Datenbank auf den Server

   Entpacken Sie das Updatearchiv für die Forum<APP> Vorschläge in ein lokales Verzeichnis. Kopieren Sie danach die Datenbank <app>_vorschlaege_<JJJJ>-<MM>.nsf/<app>_katalog_<katalog>_<JJJJ>-<MM>.nsf in das lokale Datenverzeichnis Ihres IBM Notes Clients.
   Erstellen Sie anschließend über die Notes Funktion Anwendung > Neue Kopie eine Kopie der Datenbank <app>_vorschlaege_<JJJJ>-<MM>.nsf/<app>_katalog_<katalog>_<JJJJ>-<MM>.nsf auf Ihrem Domino Server.

   

   Übertragen Sie die Datenbank nicht direkt über das Dateisystem auf den Domino Server, da diese hierbei beschädigt werden kann.

   Signieren Sie die Anwendung <app>_vorschlaege_<JJJJ>-<MM>.nsf/<app>_katalog_<katalog>_<JJJJ>-<MM>.nsf mit einer vertrauenswürdigen Notes-ID. Hierzu wird entweder die ID eines speziellen Freigabe-Nutzers, eines Administrators oder die ID des Servers genutzt.
   
   

2. Zugriffskontrollliste Forum<APP> Vorschläge anpassen

   Passen Sie die Zugriffskontrollliste (ACL) der soeben erstellten Kopie der Datenbank Forum<APP> Vorschläge entsprechend den Einstellungen der alten Version der Vorschläge für Forum<APP> an.

   

   Mit Hilfe des IBM Domino Administrators und der Funktion Zugriffskontrolle > Kopieren  können Sie die komplette Zugriffskontrollliste der alten Version der Vorschläge in die Zwischenablage kopieren und mittels der Funktion Zugriffskontrolle > Einfügen auf die neue Version der Vorschläge übertragen.

   Empfohlener Zugriff

   Nachfolgende wird der empfohlene Zugriff auf die Vorschlags/Katalog Datenbank dargestellt.
   
   Server oder Servergruppe = Manager
   Administratorengruppe und BankSigner = Manager
   Default = Leser
   Anonymous = kein Zugriff
   
   Erweiterte Zugriffskontrollliste Vorschläge/Kataloge
   Öffnen Sie den Bereich Erweitert der Zugriffskontrollliste und setzen Sie den Wert für „Max. Internetnamens- und Kennwortzugriff“ auf Leser.

   

   Abbildung: Anpassung erweiterte Zugriffskontrollliste

3. Vorschläge verknüpfen

   

   Die folgenden Einstellungen können nur durch technische Administratoren durchgeführt werden.

   Wählen Sie den Speicherort der zuvor auf den Server kopierten Vorschläge-Datenbank für die Anwendung.

   Der Servername muss nur angegeben werden, sofern dieser vom Server des FORUM Backends abweicht.

   Anstelle des Datenbankpfades können Sie alternativ auch die Replika-ID der jeweiligen Domino Datenbank angeben.

   

   Beachten Sie bei der Angabe des Datenbankpfades, dass dieser nicht mit einem Schrägstrich (/) oder Backslash (\) beginnen darf.

   

   Abbildung: Verknüpfung Vorschläge

   Betätigen Sie bitte jeweils das Häkchensymbol rechts unterhalb der Eingabefelder, um die Werte zu übernehmen.
   
   

4. Reset der Anwendung

   Sofern Sie eine Vorschläge-Datenbank neu hinterlegt haben, klappen Sie bitte den Abschnitt Wartung im oberen Bereich der Konfiguration auf.

   

   Abbildung: Informationen zur Speichernutzung

   Betätigen Sie nun die Schaltfläche Reset. Die Vorschläge stehen nun in der Anwendung zur Verfügung.

   

   Abbildung: Wartung im Konfigrationsdokument

   Informationen zur Speichernutzung erhalten Sie die Schaltfläche .
   
   

5. Bitte informieren Sie die betreffende Fachabteilung, dass in der jeweiligen Anwendung neue Vorschläge für die Bearbeitung zur Verfügung stehen.