Version 2021-04

Versionsnummer	2021-04
Releasedatum	28.04.2021

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen und Anpassungen in ForumDSM Version 2021-04 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumDSM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support.

Neue Funktionen und Verbesserungen in ForumDSM

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

In der aktuellen Version wurden die verknüpften Anwendungen mit im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ausgedruckt. Diese Option ist ab dieser Version frei wählbar und in der Voreinstellung inaktiv.

Abbildung: neue Option am Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Vorgänge

Vorgänge unter dem Menüpunkt Aktivitäten sind zur besseren Übersicht in drei verschieden Übersichten aufrufbar - Offene Vorgänge; Abgeschlossene Vorgänge und Alle Vorgänge. Vorschläge zu den Vorgängen finden Sie unter dem Menüpunkt Alle Vorgänge.

Abbildung: Vorgänge in drei Ansichtsvarianten

Auswertung

Im Report über berichtsrelevante Dokumente werden nun die Vorgangskategorie angezeigt.

Schulungstermine und Audittermine

Schulungstermine als auch Audittermine können nun, neben dem Datum, auch mit einer Uhrzeit versehen werden. Dies erfolgt über das Datumsfeld.

Abbildung: Angabe der Uhrzeit an einem Schulungstermines

Report

Übersichtlichere Darstellung der im Report zusammengestellten berichtsrelevanten Dokumente, insbesondere der Vorgänge

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite 2021-04

Hinweis: Die nachfolgenden Ausführungen zu den Änderungen gelten übergreifend für die gesamte ForumSuite und sind zur besseren Veranschaulichung anhand von Beispielen in unterschiedlichen Anwendungen dargestellt.

Allgemein

Für das Release 2021-04 wurden über 60 neue Funktionen und Verbesserungen in die ForumSuite sowie die einzelnen Anwendungen integriert. Dabei konnten wir erneut zahlreiche Anforderungen unserer Kunden berücksichtigen.

Einen wesentlichen Anteil der Arbeiten nahm die Aktualisierung des für das Frontend der Plattform genutzten Open Source Frameworks in Anspruch. Die Versionsänderung machte die Umstellung und Anpassung zahlreicher weiterer Komponenten von Drittanbietern sowie den Ersatz von nicht mehr durch die Anbieter oder die Open Source Community für die neue Framework-Version bereitgestellten oder gepflegten Funktionen durch Eigenentwicklungen erforderlich. Dieser Prozess konnte nun nach ca. einem Jahr intensiver Entwicklungsarbeiten mit dem vorliegenden Release erfolgreich abgeschlossen werden und erlaubt uns auch in Zukunft, weiterhin auf eine moderne Architektur für das Frontend zu bauen. Als Anwender unserer Softwarelösungen sollten Sie im Idealfall außer einer in Teilbereichen bereits jetzt und zukünftig noch weiter verbesserten Performance keine Änderungen im Umgang mit den Anwendungen bemerken. Falls doch, zögern Sie bitte nicht, uns dies mitzuteilen.

Anlesetexte für Benachrichtigungen

Für Benachrichtigungen per E-Mail können nun Anlesetexte als Hinweise für die Empfänger in der Konfiguration hinterlegt werden. Die Texte werden zu Beginn der versendeten E-Mails angezeigt.

Anlesetexte können vordefiniert werden für:

Aufgaben in allen Anwendungen sowie für Übungen in ForumBCM
Workflows (alle Anwendungen)
Fällige Überwachungen in ForumOSM
Benachrichtigungen zu Vertragsverlängerungen in ForumOSM

Die Eingabe eines Anlesetextes in der Konfiguration beenden Sie über das grüne Häkchen bzw. brechen Sie über das rote Kreuz ab.

Abbildung: Anlesetext für fällige Aufgaben und Übungen in ForumBCM

Verbesserte Vorschlagsübernahme

Es ist nun möglich, nach der Verknüpfung eines Vorschlages mit einem Produktivdokument ausgewählte Inhalte in das Produktivdokument zu übernehmen.

Der Aufruf der Funktion erfolgt im Lesen-Modus über den Menüpunkt Extras in der Titelleiste durch Klick auf die Aktion Abgleich mit Vorschlag.

In der Vergleichsansicht werden die Änderungen farblich hervorgehoben. Auf der linken Seite sehen Sie ihr Produktivdokument und auf der rechten Seite das Vorschlagsdokument. Über die Schaltfläche Änderung ignorieren kann ein anstehendes Vorschlagsupdate ignoriert und der Vorschlag für dieses Objekt als „bearbeitet“ gewertet werden.

Möchten Sie die Änderungen übernehmen, nutzen Sie bitte die Schaltfläche Inhalte aktualisieren. Sie werden im nächsten Schritt gefragt, welche Bereiche bzw. Felder aktualisiert werden sollen.

Hierbei ist zu beachten, dass bei Aktivierung der Inhaltsübernahme vorhandene Inhalte im produktiven Dokument überschrieben werden können.

Ebenso kann die Struktur aktualisiert werden. Bitte beachten Sie, dass hierbei ggf. auch neue Unterobjekte aus dem Vorschlagsupdate übernommen werden.

Abbildung: Aktualisierung und Inhaltsübernahme eines Vorschlages

Neue Inhalte an RichText-Feldern können auch angehangen werden.

Ebenso können Anhänge nachträglich bzw. erneut aus dem Vorschlagsobjekt übernommen werden. Als Beispiel für Kunden aus dem genossenschaftliche Bereich können hier die SiKos von Schutzobjekten genannt werden, welche aktuell als PDF von der Rechenzentrale geliefert und als Anhang an einem Vorschlag für ForumISM ausgeliefert werden. Diese (geänderten) Anhänge können nun gezielt aus dem produktiven Schutzobjekt heraus übernommen bzw. zu aktualisiert werden.

Im nachfolgenden Screenshot wird durch das gesetzte Häkchen nur der Anhang, also das aktualisierte Siko im produktiven Bereich geändert.

Abbildung: Aktualisierung des Anhanges durch ein Vorschlagsupdate

Risiken - Hinweise auf Änderungen

In den Einstellungen wurde der Hinweis auf die Konsequenzen von Änderungen der Parameter zur Risikobewertung deutlicher hervorgehoben, da Änderungen in diesem Bereich alle Anwendungen der ForumSuite betreffen und zudem eine Neubewertung sämtlicher bereits erfasster Risiken zur Folge hat.

Abbildung: Hinweis auf Änderung in der Risikoeinstellung in den Einstellungen

Sofern hier trotzdem Änderungen vorgenommen werden, müssen diese individuell für jedes einzelne, bereits erfasst Risiko bestätigt und übernommen werden.

In der Risiko-Maske wird ein entsprechender Hinweis auf geänderte Parameter nun gut sichtbar im oberen Bereich angezeigt und kann dadurch nicht mehr übersehen werden. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus, müssen die aktualisierten Schwellwerte über die Schaltfläche aktualisieren aktualisiert werden, bevor am Objekt weiter gearbeitet werden kann.

Abbildung: Hinweis auf Änderung in der Risikoeinstellung am einzelnen Risiko

Risiken - Anzeige von Abweichungen

Werden in den Einstellungen für die Risikobewertung Änderungen an der Matrix durchgeführt und diese Änderungen nicht an den einzelnen erfassten Änderungen aktualisiert, werden diese im Risiko-Cockpit gesondert tabellarisch dargestellt. So ist nach einer Änderung in den Einstellungen die Anzahl der zu bearbeitenden Objekte schnell ersichtlich.

Änderungen in den Einstellungen der Risikokriterien wirken sich auf alle aktiven Anwendungen der ForumSuite aus. Bereits erfasste Risiken müssen nach Anpassungen an der Risikomatrix erneut bearbeitet werden.

Risiken mit abweichendem Schema können zu falschen Darstellungen in den Risikomatrizen führen. Bitte aktualisieren Sie die angezeigten Risiken entsprechend.

Abbildung: Anzeige Risiken mit abweichendem Schema

Richtext-Editor

Der Richtext-Editor wurde auf die neueste vom Hersteller verfügbare Version aktualisiert. Neben einem neuen Design ist nun auch das Hochladen und Einfügen beliebiger Anhänge möglich, um Vorgänge mit Verweisen auf Anhänge nachvollziehbarer dokumentieren zu können.

Das Hochladen von Bildern und Anhängen ist erst nach dem erstmaligen Speichern eines neuen Objektes möglich.

Abbildung: Die Darstellung lehnt sich an die bekannte Form der Darstellung von Attachments in HCL Notes an

PDF-Erstellung

Die PDF-Ausgabe von Inhalten wurde durch eine geringfügige Verringerung der Schriftgröße etwas kompakter gestaltet.

Der Titel von Objekten in der Detailausgabe verlinkt nun auf das entsprechende Objekt in der ForumSuite.

Zusammenführung von Datenbanken

Wünschen Sie eine Zusammenführung von Datenbanken, zum Beispiel aufgrund einer Fusion, treten Sie bitte mit uns in Verbindung, um die Möglichkeiten im Einzelnen zu besprechen. Für diesen Service fallen gesonderte Kosten an.

IBM/HCL Domino Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die HCL Domino Plattform betreffen.

Verbesserung Import Mitarbeiter aus dem Notes Adressbuch

Beim Import von Mitarbeitern aus dem Namens- und Adressbuch in der Domino Plattform werden Einträge, wie „Mr.“ und „Mrs.“ für das Feld „Anrede“ bzw. „Personal title“ ignoriert und ggf. auch nachträglich entfernt.

Abbildung: Verzicht auf zusätzliche Einträge beim Import

Java Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die Java Plattform betreffen.

Verbesserung Import Mitarbeiter aus dem Active Directory

Die Importfunktion von Mitarbeitern aus dem Active Directory für die Java Plattform wurde um eine optionale Vernachlässigung der Groß- und Kleinschreibung bei der Prüfung von Primär-IDs erweitert. Dies vereinfacht die Migration aus der Domino-Umgebung in die Java Plattform, sofern die Mitarbeiter-Kennungen aus dem Domino Adressbuch von den im Active Directory hinterlegten Kennungen hinsichtlich der Schreibweise abweichen.

Single-Sign-On über Kerberos

Für die Java Plattform besteht nun die Möglichkeit zur Einrichtung eines Single-Sign-Ons für die ForumSuitemittels Kerberos. Bei korrekter Konfiguration ist dadurch keine gesonderte Eingabe eines Nutzernamens und Kennwortes zur Nutzung der Anwendungen der ForumSuite mehr erforderlich.