Version 2024-01

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen und Anpassungen in ForumISM Version 2024-01 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumISM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support

Verbesserung in ForumISM

ISB-Aktivität: Angabe in Tagen/Stunden/Minuten möglich

Die Dokumentation der Dauer der ISB-Aktivität ist nun auch in Tagen, Stunden und Minuten möglich. Dafür wurden separate Auswahlfelder in der Maske der ISB-Aktivität geschaffen.

In der Übersicht "ISB-Journal" wird die Zeit entsprechend dargestellt.

Abbildung: Dauer der ISB-Aktivität in Tagen, Stunden und Minuten

Risiken:

Die Felder Risiko-Nr. und Sortierung sind nach individuellen Vorgaben befüllbar, der Inhalt wird in Risiko-Auswertungen berücksichtigt.

Abbildung: Risiko

Reporting Risiken

neue Auswertung nach Nummer anhand Bezeichnung

Die Ansicht zeigt die fortlaufende Nummerierung sowie die Risikonummer, die aus dem Feld Bezeichnung generiert wird, die Bezeichnung des Risikos, das Bezugsobjekt, die Risikoklasse, die Restrisikoklasse, den Umgang mit dem Restrisiko und die Verantwortung. Gruppiert und sortiert wird die Ansicht anhand der fortlaufenden Nummer. Sofern im Feld Sortierung eine von der Bezeichnung abweichender Inhalt eingepflegt wurde, wird dieser vorrangig bei der Gruppierung berücksichtigt.

Anpassung Auswertung nach Risiko-Nummer

Für Anwender, die sämtliche Risiken mit einer individuellen Risiko-Nummer versehen möchten, wurde für das Reporting eine zusätzliche Ansicht implementiert. Diese zeigt den im Feld Risiko-Nr. hinterlegten Eintrag (alphanumerisch), die Bezeichnung des Risikos, das Bezugsobjekt, die Risikoklasse, die Restrisikoklasse, den Umgang mit dem Restrisiko und die Verantwortung. Sortiert wird die Ansicht anhand der Angaben im Feld Risiko-Nr., es gibt keine Gruppierung.

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite 2024-01

Löschen von Vorschlägen aus dem Vorschlagsbereich (nur Java-Plattform)

Die Löschung wird nur in der Java-Plattform sowie für die Compliance-Produkte auch unter Domino angeboten.

Es gibt nun die Möglichkeit der Löschung von nicht mehr verwendeten Vorschlagsdatenbanken. Relevant beispielsweise, wenn Sie Vorschlagsdatenbanken wie ISO oder BSI getestet und sich dann doch im Haus gegen die Umsetzung entschieden haben. Während Sie in der Notes-Version die Datenbank einfach aus der Konfiguration entfernen können, war das in der Java-Version bisher nicht möglich. Mit Version 2024-01 bieten wir Ihnen daher die Möglichkeit, ungenutzte Vorschlagsdatenbanken wieder aus der Anwendung entfernen zu können. Diese Vorschläge werden damit nicht mehr für Mitarbeiter zur Auswahl angeboten.

Der Aufruf der Funktion ist für App-Manager aus der Ansicht Verwaltung → Vorschläge innerhalb der einzelnen Standards möglich.

Die Vorschläge werden durch die Aktion physisch aus der Datenbank gelöscht. Bereits bestehende Verknüpfungen zwischen Vorschlägen und übernommenen Produktivobjekten bleiben jedoch unverändert erhalten. 

In der Übersicht der Vorschläge bleibt der Standard weiter angezeigt. Die Vorschläge werden aber nicht mehr auf Dokumentebene als Vorschlag angeboten.

Abbildung: Vorschläge aus dem Vorschlagsbereich löschen (Java)

Workflow-Cockpit: neue Spalte "Typ des Bezugsobjektes"

Um im Workflow-Cockpit besser erkennen zu können, ob z. Bsp. zu einem Änderungsdokument ein Workflow besteht, wurde eine zusätzliche Spalte "Typ des Bezugsobjekts" implementiert. In dieser Spalte ist eine Filterung nach dem Typ des Bezugsobjektes möglich. Somit können z. Bsp. alle Workflows zu Änderungsdokumenten schneller gefiltert werden.

Abbildung: Workflow-Übersichten "Typ des Bezugsobjektes"

Verbesserung der Bearbeitungshinweise

In der Maske der Bearbeitungshinweise werden die Hinweistexte nun auf hellem Hintergrund dargestellt, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Abbildung: Bearbeitungshinweise auf hellem Grund

Klarer Hinweis auf Unterscheidung bei der Nutzung der "Löschen"-Schaltfläche

Immer wieder bekommen wir Anfragen von Kunden, die irritiert sind, wenn sie mit dem "Mülleimer-Symbol" eine Verknüpfung entfernen und dabei befürchten, das komplette Dokument zu löschen.

Daher würde beim "Maus-Over" über der Schaltfläche bei der Entfernung von Verknüpfungen ein entsprechender Hinweis implementiert, der nochmal darauf hinweist, dass wirklich nur die Verknüpfung gelöst wird.

Abbildung: Hinweis auf Löschung der Verknüpfung

Auflistung mit den verschiedenen Hinweisen bzw. Meldungen

Die unterschiedlichen Hinweise und Meldungen sind im Handbuch zur Benutzeroberfläche an einem Ort zusammengeführt und erläutert.

Abbildung: Meldungstypen

HCL Domino Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die HCL Domino Plattform betreffen.

• keine

Java Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die Java Plattform betreffen.

• keine

Fehlerbehebungen in ForumISM

• ForumDSM und ForumISM: Ein Problem mit der anwendungsübergreifenden Sichtbarkeit von Überwachungsaktivitäten wurde behoben.
• In den Auswertungen “Überprüfung Schutzbedarf Datenklassen” und “Überprüfung Schutzbedarf Geschäftsprozesse” war das Extras-Menü nicht mehr sichtbar. Diese Auswertungen können nun wieder über das Extras-Menü exportiert werden.

Fehlerbehebungen in der ForumSuite 2024-01

• Ein Fehler bei der Nutzung des Suchfelds in der Benutzerverwaltung wurde behoben.
• In freigegebenen Schutzobjekten konnten keine Änderungsdokumente angelegt werden, da der Button im Lese-Modus nicht angezeigt wurde.
  Der Button zur Anlage ist nun wieder im Lese-Modus sichtbar.
• In der Prüf- und Korrekturroutine für Mitarbeiter wurde ein Problem in Zusammenhang mit einer bisher nicht berücksichtigten fehlerhaften Datenkonstellation behoben.
  Dies führte zu einer Fehlermeldung beim Import von Mitarbeiter, die jedoch keine Auswirkung auf den eigentlichen Importvorgang hatte.
• Die Möglichkeit zur Bearbeitung von Verknüpfungen in Schutzobjekten, die durch Workflow gesperrt sind, wurde wieder entfernt.
• In der Benutzerverwaltung wurde ein Problem korrigiert, durch welches beim Löschen von Benutzergruppen auch die Einzelberechtigungsgruppen der Benutzer zur Löschung angeboten wurden.
• Bislang wurden unter Verwaltung > Kategorien nur die in der jeweiligen App erstellten Kategorien aufgeführt, welches als Bug empfunden wurde.
  Dies wurde dahingehend geändert, dass nun fasst alle in der ForumSuite genutzten Kategorien dort ersichtlich sind.
  Ausnahmen sind Kategorien für ein paar nicht Anwendungsübergreifend genutzte Modeltypen, z. Bsp. Audittermine und Überwachungsaktivitäten.