Umgang mit Benachrichtigungen

Um eine zusätzliche Planungssicherheit zu ermöglichen, kann für offene Aufgaben und Workflows ein Vorlauf für die Erinnerungen konfiguriert werden.
Ebenso kann aus fast jedem Dokument ein Hinweis per E-Mail versendet werden.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick der verfügbaren Benachrichtigungsparameter.

Wenn eine neue Aufgabe anlegt wird und vor dem ersten Speichern mit einer Verantwortung verknüpft, in welcher sich Mitarbeiter oder Organisationen mit Mailadresse bzw. Notes-Adresse befinden, dann erscheint beim Speichern dieser Dialog:

Wird dieser Dialog mit Nein bestätigt, erfolgt kein sofortiger Versand einer Benachrichtigung an den Verantwortung, sondern es erfolgt erst die Benachrichtigung zur Fälligkeit - abzüglich der in der Konfiguration eingestellten Vorlaufs- und Ausführungszeit.

Konfiguration der Benachrichtigungen in der Anwendung für Aufgaben und Workflows

1. In konfigurierbaren Intervallen oder zu konfigurierbaren Stichtagen können Benachrichtigungen verschickt werden, die Nutzer über ihre fällig werdenden Aufgaben und Workflows informieren. Die Vorlaufzeit zur Fälligkeit kann ebenfalls konfiguriert werden (z.B: Aufgaben oder Workflows, die in X Tagen fällig werden).

2. Alle fälligen Aufgaben und Workflows können pro Anwendung an einen konfigurierbaren Anwendungsverantwortlichen versendet werden, in denen alle fälligen Aufgaben der jeweiligen Applikationen zusammenfassend aufgelistet werden.

3. Die Benachrichtigung an einzelne Verantwortliche ist konfigurierbar gestaltet, d.h. es besteht die Möglichkeit, nur eine Zusammenfassung an verschiedene Empfänger zu versenden.

Mögliche Konfigurationswerte sind Aktivierung/Deaktivierung von Aufgaben⁽¹⁾, Aktivierung/Deaktivierung von Workflows ⁽²⁾ , Turnus ⁽³⁾, Empfänger für Zusammenfassungen ⁽⁴⁾, Unterdrückung von Benachrichtigungen an Verantwortliche ⁽⁵⁾ und Anlesetext ⁽⁶⁾.

Abbildung: Konfiguration Mailing

Benachrichtigung - Ansicht in der E-Mail

Die Benachrichtigungen enthalten Fälligkeitsdaten und sind nach Themenbereichen strukturiert.

Abbildung: Ansicht einer Benachrichtigung an einen Verantwortlichen mit Zusammenfassung

Hinweise zu Objekten per Mail versenden

Für alle Objekte besteht nun die Möglichkeit, Verweise per E-Mail über das Extras-Menü zu versenden. Über Hinweise per E-Mail versenden... gelangen Sie zur Modellierung des Hinweises.

Abbildung: Hinweis per Mail versenden

Ist am betreffenden Mitarbeiter oder der Organisation keine E-Mailadresse hinterlegt, wird der Hinweis über die Login-Kennung versendet.

Sollen Hinweise zu Objekten per Mail versendet werden, ist das Feld "Empfänger" auszufüllen. Andernfalls ist das Absenden der Mail nicht möglich.

Abbildung: Hinweise auf fehlenden Empfänger

Benachrichtigung: Übersicht über alle aus der Suite gesendeten Nachrichten

Für den Ersteller einer Benachrichtigung (z.B. bei der Aufgabenverteilung) besteht die Möglichkeit zur Auswertung, ob und wann eine Nachricht an den Empfänger versandt wurde. Unter dem Menüpunkt Verwaltung/Benachrichtigung ist in der tabellarischen Ansicht eine Einsicht möglich.

Abbildung: Ansicht Benachrichtigung