Übersicht der vorgesehenen und durchgeführten Überwachungsaktivitäten. Über das Extras-Menü kann diese Ansicht als PDF-Datei oder CSV-Export exportiert werden.
Die Überwachungsaktivitäten werden zur besseren Übersicht nach der jeweils zugeordneten Risikoanalyse gruppiert.
Die Übersicht zeigt den jeweiligen Status, das Ergebnis, die Verantwortung sowie die Anzahl der verknüpften Detaillierten Überwachungshandlungen an.
Abbildung: Jahresüberwachungsplan (Überwachungsaktivitäten)
Über den Button Übergreifende Überwachungsaktivität anlegen kann eine neue Überwachungsaktivität erstellt werden. Wurden entsprechende Vorschläge eingespielt, können auch Überwachungsaktivitäten über den Button Vorschläge anzeigen übernommen werden.
Anlage einer neuen Übergreifenden Überwachungsaktivität
Bei der Erstellung einer Überwachungsaktivität aus der Übersicht ist der geplante Beginn(1) durch die Anlage des Objektes vorgewählt, welches anschließend geändert werden kann. Es kann ein freigegebenes (relevantes) Themengebiet zugeordnet(2) werden.
Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung(3) für die Überwachungsaktivität an, um Ihnen die spätere Zuordnung bzw. Suche zu erleichtern.
Üblicherweise wird der Verantwortliche(4) verknüpft, welcher für diese Überwachungsaktivität zuständig ist.
Im Feld Status(5) kann der Bearbeitungsstatus festgehalten werden.
Über die Reiter Allgemein, Durchführung, Detaillierte Überwachungshandlungen und Ergebnis erfolgt die ausführliche Dokumentation zur Übergreifenden Überwachungsaktivität.
Abbildung: Maske "Übergreifende Überwachungsaktivität"
Im unbearbeiteten Modus kann eine bereits bestehende Überwachungsaktivität durch den Duplizieren-Button kopiert werden. Diese Funktion steht auch bei den Detaillierten Überwachungshandlungen zur Verfügung.
Abbildung: Duplizieren einer Überwachungsaktivität
Allgemein
Im Reiter Allgemein erfolgt die Beschreibung(1) der Überwachungsaktivität und die Verknüpfung mit einer Risikoanalyse(2)
Abbildung: Übergreifende Überwachungsaktivität - Allgemein
Durchführung
Der Reiter Durchführung bezieht sich auf das verknüpfte Themengebiet. (Es stehen nur freigegebene relevante Themengebiete zur Auswahl.)
Durch ein Scoring-System kann anhand eines Fragenkatalogs eine Gesamtbewertung ermittelt werden, woraus sich die Risikoeinstufung und die erforderliche Überwachung sowie die Überwachungsintensität und Turnus ableiten.
Detaillierte Überwachungshandlung
In dem untergeordneten Reiter Detaillierten Überwachungshandlungen sind die jeweiligen Bearbeitungsstände der verknüpften Überwachungshandlungen ersichtlich. Die bestehenden Überwachungshandlungen können über Auswahl bearbeiten geändert werden oder per Button Detaillierte Überwachungshandlungen anlegen… neue Handlungen angelegt werden.
Ergebnis
Im Reiter Ergebnis kann die Bewertung der Überwachung ausführlich protokolliert werden sowie das Ergebnis festgelegt werden. Die Angemessenheit und Wirksamkeit und auch die Aktualität können beurteilt werden. Es stehen Felder zur Dokumentation der Mängel sowie Möglichkeiten der Verbesserung zur Verfügung.
Ob eine Anpassung der Risikoanalyse erforderlich ist sowie erforderliche Maßnahmen können ebenfalls hinterlegt werden. Die Dauer ist zu dokumentieren und falls die Überwachungsaktivität berichtsrelevant ist, kann diese durch eine Checkbox in den Report aufgenommen werden.
Wurde der Haken bei Berichtsrelevant gesetzt, öffnet sich ein zusätzliches Freitextfeld, in dem eine Zusammenfassung fürs Reporting hinterlegt werden kann. Dieser Text wird dann bei Reportgenerierung mit ausgegeben.
Abbildung: Reiter "Ergebnis"