Überwachungsarten

In dieser Übersicht werden alle Überwachungsarten, mit deren Turnus und die Dauer angezeigt.

Für eine bessere Übersichtlichkeit besteht die Unterteilung in die zugehörigen Kategorien.

Abbildung: Übersicht Überwachungsarten

Anlegen einer Überwachungsart

Zum Anlegen einer Überwachungsart nutzen Sie bitte die Schaltfläche Überwachungsart anlegen.

Abbildung: Überwachungsart anlegen

Bei der Erstellung bzw. der Bearbeitung einer Überwachungsart wird üblicherweise der Verantwortliche⁽³⁾ verknüpft oder neu angelegt, welcher für diese Überwachungsart zuständig ist. Bitte geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung⁽¹⁾  für die Überwachungsart an, um Ihnen die spätere Zuordnung bzw. Suche zu erleichtern. Zusätzlich können Sie eine Kategorie⁽²⁾ zuordnen oder neu erstellen.

Abbildung: neue Überwachungsart anlegen

Kategorie anlegen

Wird hierüber eine neue Kategorie⁽²⁾ angelegt (rot eingerahmt), wird diese automatisch dem Typ Überwachungsart zugeordnet. Alle Kategorien sind unter Verwaltung - Kategorien einseh- und anpassbar.

Abbildung: Kategorie anlegen

Verantwortung anlegen

Ebenso kann eine neue Verantwortung⁽³⁾ angelegt werden. Über das entsprechende Symbol (rot eingerahmt) gelangen Sie zum Erstellen einer neuen Verantwortung. Was bei einer neuen Verantwortung zu beachten ist, wird unter Umgang mit Verantwortungen erläutert. Die neue Verantwortung wird automatisch mit der Überwachungsart verknüpft.

Abbildung: Verantwortung anlegen

Die verschiedenen Reiter beim Anlegen einer Überwachungsart

Reiter "Allgemein"

Im Reiter Allgemein haben Sie die Möglichkeit, den Ort⁽¹⁾, die Dauer⁽²⁾ und den Turnus⁽³⁾ der Überwachungsart anzugeben. Ebenso steht ein Freitextfeld für die Beschreibung⁽⁴⁾ zur Verfügung, außerdem kann eine Überwachungsaktivität⁽⁵⁾ angelegt und die Sortierung⁽⁶⁾ angegeben werden.

Abbildung: Überwachungsart anlegen - Allgemein

Wird hierüber eine neue Überwachungsaktivität⁽⁵⁾ angelegt, wird diese automatisch der Überwachungsart zugeordnet. Alles weitere zu Überwachungsaktivitäten sind unter Aktivitäten - Überwachung - Überwachungsaktivitäten einsehbar.

Abbildung: Überwachungsaktivität anlegen

Reiter "Ressourcen"

Im Reiter Ressourcen haben Sie die Möglichkeit die Unterlagen⁽¹⁾, die Beteiligten⁽²⁾, die Zielgruppe⁽³⁾ und die Ressourcen⁽⁴⁾ anzulegen.

Abbildung: Reiter Ressourcen

Werden hierüber neue Unterlagen⁽¹⁾angelegt (rot eingerahmtes Symbol), können diese anschließend unter Aktivitäten - Unterlagen eingesehen und angepasst werden. Hier erfahren Sie auch detaillierter, was beim Anlegen der Unterlagen zu beachten ist. Die neue Unterlage wird automatisch der Überwachungsart zugewiesen.

Abbildung: Unterlage anlegen

Sie können aber auch, statt der Neuanlage, die bereits vorhandenen Unterlagen über die Dropdown-Schaltfläche (die Auswahlliste wird ausgeklappt) auswählen und zuweisen.

Abbildung: Dropdown Unterlagen

Sie können ebenso neue Beteiligte⁽²⁾ als auch die Zielgruppe⁽³⁾ anlegen (rot eingerahmtes Symbol), dies sind die bereits bekannten Organisationseinheiten. Sie können hier aber auch, statt der Neuanlage, die bereits vorhandenen Mitarbeiter und Organisationseinheiten über die Dropdown-Schaltfläche (die Auswahlliste wird ausgeklappt) auswählen und darüber einen oder mehrere Mitarbeiter zuweisen.

Abbildung: Organisationseinheit anlegen

Abbildung: Dropdown Zielgruppe

Für die die Ressourcen⁽⁴⁾ steht ein Textfeld zur Verfügung.

Reiter "Anleitung"

Im Reiter Anleitung haben Sie die Möglichkeit die Vorbereitung⁽¹⁾, die Durchführung⁽²⁾ und die Nachbereitung⁽³⁾ zu erfassen.

Abbildung: Überwachungsart anlegen - Anleitung

Für alle drei Eingabemöglichkeiten stehen Freitextfelder zur Verfügung.

Abbildung: Freitextfelder im Reiter Anleitung

Das Dokument der Überwachungsart fungiert wie eine Art Schablone. Alle darin enthaltenen Informationen werden bei der Neuanlage eines Überwachungstermins übernommen. Es empfiehlt sich also eine neue Überwachungsaktivität direkt aus der Überwachungsart heraus anzulegen.  

Eine Möglichkeit zur automatischen Neuanlage der Überwachungsaktivität besteht nicht. Die Termine müssen manuell erstellt werden. Es könnten sich ja Inhalte, Termine etc. ändern und somit dient dies gleich der Kontrolle.