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Version 2023-04

Versionsnummer2024-08.1
Releasedatum

 

In den nachfolgenden Abschnitten werden die wichtigsten Neuerungen und Anpassungen in ForumTCM Version 2023-04 beschrieben.

Wie Sie an ein Update zu ForumTCM gelangen.

Der verantwortliche Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen wird per E-Mail informiert. In dieser E-Mail stellen wir das Update per Link zum Download zur Verfügung.

Falls Ihnen das Update nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support

Verbesserung in ForumTCM

In dieser Version sind keine neuen Funktionen speziell für ForumTCM enthalten.

Neue Funktionen und Verbesserungen in der ForumSuite 2023-04

Allgemein

Erweiterung der Business Impact Analyse
Zeiträume

Die Einstellungen für die Business Impact Analyse (BIA) wurden zur Erfassung zusätzlicher Zeiträume erweitert. Es können mindestens 2 und bis zu 8 Zeiträume erfasst werden. Die Einstellungen können an der Business Impact Analyse (BIA) in ForumISM und ForumBCM getroffen werden.

Werden die Zeiträume auf 2 reduziert, gehen ggf. vorhandene Informationen aus höheren Zeiträumen verloren. 

Abbildung: Flexible Gestaltung der Zeiträume in der BIA

Fügen Sie einen Zeitraum hinzu, welcher kleiner als der vorherige Zeitraum ist, bekommen Sie eine Hinweismeldung mit der Bitte zur Änderung angezeigt.

Abbildung: Hinweis bei falscher Zuordnung der Zeiträume
Schadensszenarien

Das Schadensszenario „Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit“ steht mit diesem Release zusätzlich in den Einstellungen der Business Impact Analyse (BIA) bereit.

Standardmäßig ist das Schadensszenario„Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit“  deaktiviert.

Abbildung: Schadensszenario „Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit“

Die Bezeichnungen der Schadensszenarien können Sie ändern. Achten Sie bei Änderungen in den Bezeichnungen der Schadensszenarien auf klare Abgrenzungen, damit die Bewertungen durch die Anwender eindeutig vollzogen werden können.


Abbildung: Bezeichnung der Schadensszenarien

Eine Änderung in der Bezeichnung wird nach der Freigabe der Business Impact Analyse (BIA) am Geschäftsprozess in der Business Impact Analyse (BIA) angezeigt. In den Einstellungen bleibt der ursprüngliche Name weiterhin in der linken Spalte unverändert.

Alle Änderungen in den Einstellungen wurden in der PDF-Ausgabe berücksichtigt und die Datenstruktur entsprechend angepasst.

Bearbeitung an bestehenden Business Impact Analysen (BIA)

Werden Änderungen in den Einstellungen zur Business Impact Analyse (BIA) durchgeführt, gilt es anlassbezogen bestehende Business Impact Analysen (BIA) zu überprüfen bzw. zu bearbeiten. Bereits im Lesemodus bekommen Sie im Reiter der Business Impact Analysen (BIA) den Hinweis, dass sich die Parameter in den Einstellungen geändert haben und eine Bearbeitung empfohlen wird.

Abbildung: Hinweise zu Änderungen in der Business Impact Analyse (BIA)

Die Bearbeitung ist über zwei Wege möglich. Die erfasste Business Impact Analyse (BIA) wird über die Schaltfläche Business Impact Analyse entfernen(1)gelöscht bzw. über die Schaltfläche Parameter aktualisieren(3)auf den Stand der Einstellungen gebracht.

Sollten Einstellungen in den Zeiträumen oder/und Schadensszenarien verringert werden, entfallen bereits erfasste Daten ersatzlos. Sie erhalten hierzu einen roten Hinweis angezeigt(3).

Abbildung: Bearbeitung Business Impact Analyse (BIA)
Bearbeitung an neuen Business Impact Analysen (BIA)

Legen Sie eine neue Business Impact Analyse (BIA) an und beginnen im höchsten Zeitraum rechts mit der Einstufung, wird die Einstufung automatisch auf die niedrigeren Zeiträume nach links in der betreffenden Kritikalitätsstufe vererbt. Anpassungen können natürlich getroffen werden.

Abbildung: Anlage einer neuen Business Impact Analyse (BIA)

Vergeben Sie in einer niedrigeren Zeitstufe einen höheren Wert als in der höheren Zeitstufe, werden Sie über einen roten Hinweis darauf hingewiesen. Eine Anpassung wird hier empfohlen.

Abbildung: Hinweis auf falsche Zeitraumeinstufung in der Business Impact Analyse (BIA)

Bearbeitungshinweise in den Einstellungen

In den Einstellungen einer freigeschalteten Anwendung der ForumSuite können Bearbeitungshinweise hinterlegt werden. Die Hinweise werden vom Administrator zentral für die gesamte ForumSuite definiert und / oder anwendungsspezifisch festgelegt. Hinweise können während der Bearbeitung der unterschiedlichen Objekte helfen, beispielsweise unternehmensweite Vorgaben in der Bearbeitung einzuhalten.

Abbildung: Bearbeitungshinweise in den Einstellungen von ForumOSM

Über die Schaltfläche Bearbeiten bzw. Überarbeiten kann die Bearbeitung in einer der beiden Gruppierungen begonnen werden.  Eventuell muss vor einer Bearbeitung der betreffende Bereich über das jeweilige Dreieckssymbole geöffnet werden

Die Bearbeitungshinweise können nur von einem Nutzer mit Administratorrechten hinterlegt werden. Die hinterlegten Informationen können in den Anwendungen nur genutzt werden, wenn eine Freigabe über die beiden Schaltfläche Freigeben erfolgte.

Allgemeine Hinweise pro Objektart

 Änderungen in diesem Bereich wirken sich auf alle aktiven Anwendungen der ForumSuite aus.

Im Bearbeitungsmodus können Sie zwischen den einzelnen fest definierten Objekten wählen. Eine nachträgliche Bearbeitung sowie ein Löschen sind möglich. Wurde ein Objekt gewählt, besteht im RichText-Feld die Möglichkeit zum Hinterlegen des Bearbeitungshinweises. Die Auswahl des Objektes oder auch die Eingabe des Hinweises können über das Mülleimersymbol widerrufen werden.

Durch das Aktivieren der Schaltfläche Speichern beenden Sie die Bearbeitung in diesem Bereich. Eine Freigabe ist natürlich auch über die Schaltfläche Freigeben möglich und beendet auch die Bearbeitung.

Abbildung: Allgemeiner Hinweis für das Objekt „Anhang“

Möchten Sie weitere Objekte mit Bearbeitungshinweisen versehen, wählen Sie diese Objekte bitte über das Dropdown-Menü (1) aus.

Anwendungsspezifische Hinweise pro Objektart für ForumOSM

In diesem Bereich können Sie anwendungsspezifische Hinweise an Objekte hinterlegen. Im nachfolgenden Beispiel haben wir für den Vertrag einen Bearbeitungshinweis in ForumOSM hinterlegt, welcher auch nur in der Anwendung ForumOSM angezeigt wird.

Abbildung: Anwendungsspezifische Hinweise am Objekt „Vertrag“ für ForumOSM

Die Anzeige der Bearbeitungshinweise erfolgt an der betreffenden Objektart in der Titelleiste (1).  Durch Anklicken des Lampensymbols

wird der in den Einstellungen für das Objekt hinterlegte Bearbeitungshinweis angezeigt. Der Hinweis ist über das X(2) jederzeit ausblendbar.

Die Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn für diese Objektart in den Einstellungen auch ein Bearbeitungshinweis hinterlegt wurde.

Abbildung: Bearbeitungshinweis hinterlegt

Textbausteine

In der ForumSuite können für wiederkehrende Textfragmente zukünftig Textbausteine angelegt und verwendet werden.

Abbildung: Textbausteine in der ForumSuite

Ein Textbaustein kann im Menü Verwaltung aus allen freigeschalteten Anwendungen über die Schaltfläche Textbaustein anlegen angelegt werden. Geben Sie dem Textbaustein eine aussagekräftige Bezeichnung und hinterlegen Sie den gewünschten Text unter Inhalt. Seine Verwendung kann für relevante Anwendungen oder ohne Einschränkungen als übergreifender Textbaustein festgelegt werden.

Ist das Feld "Relevante Anwendungen" leer, so kann dieser Textbaustein in allen freigeschalteten Anwendungen der ForumSuite gewählt und eingefügt werden.

Abbildung: Textbausteine in der ForumSuite anlegen

Die Textbausteine können in allen RichText-Feldern verwendet werden. Im nachfolgenden Beispiel wählen wir im Feld "Bemerkungen TOMs" über die Schaltfläche + für eine Prüfung der Auftragsverarbeitung in ForumDSM den Textbaustein AV-Prüfung.

Abbildung: Textbausteine im RichText-Feld verwenden

Die Auswahl wird über die Checkbox getroffen und über die Schaltfläche "Einfügen" bestätigt. Der Text kann gegebenenfalls nach dem Einfügen erweitert und geändert werden.

Ein Textbaustein wird immer an der Cursor-Position als neuer Absatz eingefügt.

Abbildung: Textbaustein wurde eingefügt

Anhänge

In der ForumSuite wird ab dieser Version in der Übersicht der Anhänge in einer neuen Spalte das Datum der Erstellung des Anhangs angezeigt. Diese Spalte ist über die Dreieckssymbole auf- bzw. absteigend sortierbar. Die Spalte Datum wurde in Letzte Bearbeitung umbenannt.

Abbildung: Spalte „Stand Dokument“

Der Stand eines Dokumentes kann beispielsweise den letzten Abstimmungstermin des Anhanges darstellen, er muss nicht mit dem Datum der letzten Überarbeitung übereinstimmen. Eine Begründung dazu kann im zugehörigen Bemerkungsfeld hinterlegt werden.

Abbildung: Ansicht Einzelansicht zum Feld „Stand Dokument“

Zusammenführung von Objekten

Zur Bereinigung von Mehrfacheinträgen wurde die Möglichkeit der Zusammenführung von Objekten ermöglicht. Im Bereich der Dienstleister, der Organisation, der Bedrohungen, oder der Kategorien können nun Objekte zusammengeführt werden.

Dazu wechseln Sie bitte in die Einzelansicht eines Objektes, welches erhalten bleiben soll. Über das Menü Extras wählen Sie Objekte zusammenführen... und gelangen in die Objektauswahl.

Bitte wählen Sie das Objekt, mit welchem das aktuelle Objekte zusammengeführt werden soll. Das ausgewählte Objekt wird nach erfolgter Zusammenführung gelöscht.

Abbildung: Auswahl des zusammenführenden Objektes

Die Schaltfläche Vorschau ermöglicht Ihnen die Einsicht in die getroffenen Änderungen. Es werden noch keine Daten gelöscht. Ein Abbruch der Zusammenführung ist über die Schaltfläche Abbrechen möglich.

Abbildung: Vorschau der Zusammenführung

Bitte schauen und überprüfen Sie die Ergebnisse genau. Nach Ausführung der Aktion sind gegebenenfalls Daten gelöscht und nicht weiter bearbeitbar. Im Anschluss der Aktion empfehlen wir eine Ansichtsaktualisierung über die Funktionstaste F5.

IBM/HCL Domino Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die HCL Domino Plattform betreffen.

  • keine

Java Plattform

Neue und geänderte Funktionen, die nur die Java Plattform betreffen.

  • In der Java-Plattform können SSL-Zertifikate nun direkt als PEM-Dateien eingebunden werden.

  • Die Zuordnung von Nutzern zur Rolle des technischen Administrators ist nun über Gruppen aus dem Active Directory bzw. LDAP-Verzeichnis möglich. Die gewünschten Gruppen können im Eintrag application.admingroups in den application.properties der ForumSuite hinterlegt werden.

Fehlerbehebungen in ForumTCM

  • keine

Fehlerbehebungen in der ForumSuite 2023-04

Allgemein

  • Ein Fehler, welcher bei der Bearbeitung von RichText-Feldern beim Klick der Aktion Übernehmen gelöscht wurden, wurde behoben.

  • Sollen Hinweise zu Objekten per Mail versendet werden, ist das Feld "Empfänger" auszufüllen. Andernfalls ist das Absenden der Mail nicht möglich.

    Abbildung: Hinweise auf fehlenden Empfänger
  • Ein Fehler bei der Benachrichtigung zu offenen Workflows bei der Nutzung von Orga-Einheiten mit hinterlegten Mailadressen wurde behoben.
  • Ein Darstellungsfehler in abgeschlossenen Workflows wurde behoben, welcher trotz erfolgter Kenntnisnahme bzw. Genehmigung den Workflow als offen darstellte.
  • An einigen Hinweistexten waren nicht benötigte Schließen-Symbole ohne Funktion vorhanden. Diese wurden entfernt.

  • Ein Darstellungsproblem bei Risikoklassen mit langen Bezeichnungen wurde behoben.

  • Leser mit Verantwortung können an zugewiesene Objekten Risiken anlegen und kopieren.
  • Bei Risikomeldungen und Überprüfungs-Workflows wurde an einigen Stellen der Gesamtstatus angezeigt, d.h. immer das schlechteste Ergebnis wurde übermittelt. Für diese Überprüfungs-Workflows ist nun eine differenzierte Anzeige des Gesamtstatus möglich.

PDF-Ausgabe

  • Ein Fehler bei der PDF-Ausgabe mit leeren Tabellen, welcher zum Abbruch der PDF-Erstellung führte, wurde behoben.

IBM/HCL Domino Plattform

  • keine

Java Plattform

  • Ein Problem bei der Authentifizierung über LDAP-Server wurde beseitigt. Zuvor war eine Nutzung nur mit aktiviertem anonymen LDAP-Binding möglich – hinterlegte Zugangsdaten wurden zwar korrekt übernommen, jedoch bei der eigentlichen Authentifizierung aufgrund eines fehlerhaften Flags ignoriert.

  • Es wurde die Spaltenbezeichnung für die Ausgabe der E-Mail-Adressen in der Übersicht der Organisationseinheiten korrigiert.
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